Compliance Laboral: Las 11 obligaciones clave que toda empresa debe cumplir

La normativa laboral en España ha sido objeto de múltiples reformas a lo largo de las últimas décadas, con una tendencia a incorporar nuevas obligaciones o modificar otras ya existentes, práctica que puede hacer muy difícil mantenerse al día sobre la normativa vigente.

En un entorno laboral tan cambiante, el conocimiento sobre las obligaciones laborales vigentes que debemos cumplir es uno de los temas más importantes para las empresas y autónomos que cuentan con personas trabajadoras. Para ayudarte, en este artículo te contamos cuáles son las principales obligaciones laborales que una empleadora debe cumplir en España en 2026.

En Talenom estarás a salvo de cualquier sanción económica o legal gracias al asesoramiento laboral de la mano de nuestro equipo de asesores laborales que revisan tus obligaciones para que estés siempre al día y cumplas con lo establecido en la ley. Agenda una reunión con nuestros especialistas.

Principales obligaciones laborales de las empresas

Es habitual considerar que un pequeño negocio formado por un autónomo con una única persona trabajadora no está obligado a cumplir ciertas obligaciones como lo está una empresa con una plantilla de diez personas trabajadoras. Sin embargo, este planteamiento sería erróneo, y por ello te presentamos a continuación cuáles son las obligaciones laborales que debe cumplir todo empleador, sea persona física o jurídica, con independencia de su plantilla:

1) Registro horario y calendario laboral

El registro de jornada consiste en una imputación diaria de jornada que incorpora el horario de su inicio y de su finalización. Este registro, cualquiera que sea su formato, debe conservarse durante cuatro años por el empleador y estar a disposición de las personas trabajadoras, de la representación legal, y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (vigente artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores).

La vigente regulación no establece un medio obligatorio para llevar a cabo el cumplimiento de esta obligación. Sin embargo, esto puede estar a punto de cambiar, ya que el Gobierno ha puesto en marcha la aprobación de un Real Decreto para establecer la obligación legal de que el registro se lleve a cabo por medios digitales, por lo que es recomendable considerar la implantación de sistemas digitales para gestionar el control de jornada.

El incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a sanciones que van desde 751 euros hasta 7.500 euros.

El calendario laboral es el documento (o soporte digital) en el que la empresa plasma cómo se distribuye la jornada laboral anual. Debe ser visible y accesible para toda la plantilla para aportar transparencia sobre la jornada semanal y anual.

Además, toda empleadora está obligada a elaborarlo y exponerlo a principios de año en un lugar visible del centro de trabajo. La ausencia de elaboración y accesibilidad del calendario laboral está contemplada como una infracción leve en la TRLISOS, siendo susceptible de sanción de hasta 750 euros.

Puedes consultar más información en nuestra entrada en el blog sobre el calendario laboral anual.

Más información el blog: Normativa laboral 2025: Claves del registro digital obligatorio para empresas

2) Registro retributivo

Esta obligación tiene como objetivo fundamental garantizar que el empleador remunera equitativamente a hombres y mujeres que ejerzan funciones equivalentes u ocupen el mismo puesto de trabajo, para de prevenir la brecha salarial de género. Este registro, cuya obligación se encuentra prescrita en el art. 28.2 del Estatuto de los Trabajadores, es frecuentemente solicitado por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Es un informe o detalle retributivo que proporciona una imagen documentada de lo que ocurre en la empresa desde el punto de vista retributivo durante un periodo de referencia temporal concreto que coincide con el año natural y que debe contener todas las retribuciones efectivamente satisfechas y percibidas en el periodo de referencia con independencia de su fecha de devengo.

La ausencia de registro retributivo o de auditoría retributiva para empresas obligadas se sancionará como infracción grave con multa de 751 a 7.500 euros.

También en el Blog de Talenom: Conciliación laboral para mejorar el bienestar de tus empleados

3) Protocolo de desconexión digital

El protocolo de desconexión digital es un conjunto de pautas, medidas y procedimientos establecidos por una organización para garantizar el derecho a la desconexión digital de las personas trabajadoras fuera del horario laboral. Es obligatorio para todas las empresas y autónomos que tengan contratadas a personas trabajadoras y tiene la finalidad de garantizar el derecho de las personas trabajadoras a no tener que atender o responder a las comunicaciones de la empresa fuera de su horario laboral.

Las sanciones por incumplimientos en materia de protocolo de desconexión digital pueden llegar a 225.000 euros en situaciones muy graves en los que haya vulneración de derechos.

4) Protocolo de prevención del acoso sexual y por razón de sexo en la empresa

Es un conjunto de medidas y procedimientos establecidos por una organización para prevenir, detectar y actuar frente a situaciones de acoso sexual y acoso por razón de sexo en el ámbito laboral.

Tiene como finalidad establecer medidas de prevención y fijar los procedimientos a seguir para comunicar y denunciar una situación de posible acoso y los pasos y medidas a seguir en el supuesto de que se haya comunicado esta situación, todo ello para dar cumplimiento al imperativo legal de los artículos 46 y 48 de la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, novedad introducida por el Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad.

La ausencia de protocolo de acoso sexual y por razón de sexo es una infracción grave sancionable con multa de 751 a 7.500 euros, pero puede llegar a superar 225.000 euros en casos en los que se produzcan situaciones de acoso y la empresa no haya adoptado las correspondientes medidas preventivas.

5) Formalización de los acuerdos de trabajo a distancia

Las empresas y autónomos con modalidades de trabajo híbridas o full-remote deberán formalizar con las personas trabajadoras un acuerdo de trabajo a distancia que regule el marco de esta relación laboral, de manera adicional y complementaria al contrato de trabajo. Este acuerdo debe respetar el contenido mínimo de la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia.

En el caso de trabajo híbrido, sólo será obligatorio cuando el trabajo remoto suponga al menos el 30% de la jornada laboral en un periodo de referencia de tres meses, o el equivalente en función de la duración del contrato.

6) Plan de prevención de riesgos laborales y seguros de responsabilidad civil

Según la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, el empleador tiene la obligación de garantizar la vigilancia periódica de la salud de sus trabajadores, teniendo en cuenta los riesgos inherentes a su puesto de trabajo. Para ello, todas las empresas o autónomos con personas trabajadoras a su cargo deben disponer del Plan de Prevención de Riesgos Laborales.

Los incumplimientos en materia de prevención de riesgos laborales pueden dar lugar a elevadas sanciones y/o la imposición de un recargo de prestaciones (por incapacidad permanente, por muerte, orfandad, etc.), que en accidentes graves puede suponer una cifra económica muy elevada e, incluso, en el caso de incumplimientos graves puede acarrear consecuencias penales.

Algunos convenios colectivos establecen la obligación de tener contratado un seguro de accidentes de convenio con el objetivo de hacer frente a posibles indemnizaciones en supuestos de accidentes de trabajo. Sin perjuicio de ello, las empresas deben estar cubiertas con un seguro de responsabilidad civil que cubra todas las posibles contingencias.
Además, desde noviembre de 2025, se amplía la obligación de seguridad, protección y salud para el sector de las personas trabajadoras del hogar para ofrecer más seguridad en el desempeño de su trabajo a este colectivo, igualando derechos con el resto de las personas trabajadoras.

En el Blog de Talenom: nueva normativa de prevención de riesgos laborales para trabajadores y trabajadoras del hogar.

7) Protección de datos personales (LOPD)

Las empresas y autónomos están sujetos a obligaciones específicas en materia de protección de datos personales conforme a la LOPD y el RGPD, destacando la adopción de medidas técnicas y organizativas adecuadas, el deber de confidencialidad, la información a los interesados, la licitud del tratamiento y, en su caso, la designación de un delegado de protección de datos. El incumplimiento puede conllevar importantes sanciones administrativas y en el caso de que sean muy graves pueden alcanzar hasta un 4% de la facturación anual de la empresa.

Las obligaciones que hemos visto aplican a todo empleador y empleadora con independencia de su tamaño o el tamaño de su plantilla. Sin embargo, además de las obligaciones anteriores, las empresas con 50 o más personas trabajadoras también deben disponer de:

8) Plan de Igualdad y Plan LGTBI

Un Plan de Igualdad es un conjunto ordenado de medidas, adoptadas tras un diagnóstico de situación, orientadas a garantizar la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres y a eliminar la discriminación por razón de sexo en la empresa.

Un plan LGTBI es un conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, que incluya un protocolo de actuación para la atención del acoso o la violencia contra las personas LGTBI.

Ambas obligaciones deben cumplirse a través de la negociación colectiva y exceden de un simple cumplimiento burocrático, al implicar la necesaria implementación de políticas concretas que garanticen la igualdad de trato y oportunidades en la empresa, así como la concienciación, la formación y la revisión de estas medidas.

El incumplimiento de estas obligaciones podría suponer una sanción de hasta 225.018 €, así como la imposibilidad de poder contratar con la Administración u obtener bonificaciones para la contratación de personas trabajadoras.

También en el Blog de Talenom: Complemento de brecha de género para acabar con las barreras de desigualdad

9) Canal de denuncias (Ley de Protección del Informante)

La Ley 2/2023 de Protección del Informante, por la que se traspone en España la “Directiva Whistleblower” impone a las empresas de 50 o más personas trabajadoras, así como a entidades de sectores especialmente regulados (como servicios financieros o protección del medio ambiente) y a otros sujetos obligados aunque tengan una plantilla inferior la obligación de implantación de un canal de denuncia que permita la comunicación segura y confidencial de infracciones, debiendo garantizarse en todo caso la protección de la persona informante.

Las sanciones económicas varían según la gravedad y la naturaleza del infractor (persona física o jurídica), pudiendo alcanzar hasta 1.000.000 de euros para personas jurídicas en caso de infracciones muy graves.

10) Cuota de reserva del 2% para personas con discapacidad

En virtud de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social, todas las empresas con 50 o más personas trabajadoras tienen la obligación de reservar un 2% de sus puestos de trabajo para personas con discapacidad, cuyo incumplimiento puede acarrear importantes sanciones y la imposibilidad de contratar con la administración pública.

Excepcionalmente, y siempre a través de la aplicación de medidas alternativas autorizadas por la autoridad laboral, las empresas podrán quedar exentas total o parcialmente de esta obligación.

11) Comité de seguridad y salud

Las empresas de más de 50 personas trabajadoras tienen obligaciones adicionales en materia de prevención de riesgos laborales. En concreto, el artículo 38 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, establece la obligación de crear un Comité de Seguridad y Salud, integrado por los delegados de prevención como por representantes de la empresa, para todas las empresas o centros de trabajo que cuenten con 50 o más personas trabajadoras.

Este comité es un órgano paritario y colegiado, integrado por los delegados de prevención y representantes de la empresa y es fundamental para la consulta regular y periódica en materia de prevención de riesgos laborales.

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Conclusiones de las obligaciones laborales de las empresas

Cumplir con las obligaciones laborales es imprescindible para las empresas: ayuda a evitar sanciones económicas y posibles consecuencias judiciales, y también a crear una cultura de cuidado y respeto hacia las personas trabajadoras.

Por eso es clave que las empresas tomen conciencia del cumplimiento normativo, ya que esto contribuye a lograr un entorno de trabajo seguro, agradable, inclusivo y atractivo para la plantilla.

¿Cumple tu empresa con todas las obligaciones laborales que hemos mencionado anteriormente?

Si tienes dudas sobre si tu empresa está cumpliendo con todas ellas, puedes solicitar una reunión con nuestros especialistas y te ayudamos a analizarlo e identificarlo para que cumplas 100% con la ley.

Esta información es válida en la fecha de publicación pero podría verse desactualizada por cambios normativos posteriores.