Normativa laboral 2025: Claves del registro digital obligatorio

[La normativa explicada en este artículo sigue vigente en 2026]

La normativa laboral en España ha sido objeto de múltiples reformas a lo largo de las últimas décadas. Si echamos la vista atrás podríamos llegar a la conclusión de que la normativa laboral española es como la moda, siempre está en constante actualización para estar al día, a la vanguardia, pero nunca termina de ser algo estable. En este artículo te desvelamos todos los cambios y los requisitos para 2025 (vigentes en 2026) en relación con la normativa laboral.

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Contexto y evolución de la normativa laboral

La última reforma significativa en materia laboral ha sido la de 2022 (publicada en 2021), a la que le debemos la supresión de los contratos temporales como los veníamos conociendo, entre otras medidas. También en 2022 se aprobó la obligatoriedad de la cotización por desempleo en el sistema especial de personas empleadas del hogar, medida que por fin se adaptaba a las reivindicaciones históricas de este colectivo.

2025 ha estado marcado por las noticias sobre el proyecto del Gobierno de reducir la jornada laboral semanal máxima de 40 a 37,5 horas. Esta normativa contenía previsiones que afectaban al registro horario, pero en septiembre de 2025 el Congreso de los Diputados rechazó el proyecto de ley de reforma de la jornada laboral, por lo que se mantiene la jornada laboral máxima de 40 horas semanales y no se incorporan modificaciones sobre el registro de jornada.

Sin embargo, inmediatamente después del intento fallido de reforma de la jornada laboral, el Gobierno ha impulsado la modificación del registro horario por medio de Real Decreto sobre el registro de jornada laboral. El texto pretende introducir la obligatoriedad de gestionar el registro a través de medios digitales que garanticen la trazabilidad e inalterabilidad de los datos, la objetividad y el acceso inmediato por parte de la representación legal de las personas trabajadoras e inspección de trabajo, quien además debe poder acceder por vía remota.

A fecha de publicación de este artículo esta normativa todavía no se ha aprobado, por lo que nos centramos en la normativa vigente.

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Registro de la jornada laboral: del papel a lo digital

El registro de jornada se regula mediante una imputación diaria de jornada, que incluye el horario de inicio y finalización de la jornada. El deber de conservación de dichos registros es de cuatro años y la puesta a disposición de este a las personas trabajadoras, representación legal e Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Así se regula en el vigente artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. La vigente regulación no establece ningún medio obligatorio por el cual debe gestionarse el registro de jornada. Sin embargo, la reforma que previsiblemente se apruebe en 2026 sí que abandonará la neutralidad vigente en cuanto al soporte del registro para incorporar la obligatoriedad de uso de medios digitales.

La vigente normativa establece que:

• El registro de jornada consiste en una imputación diaria de jornada
• Debe incorporar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora
• Debe conservarse durante cuatro años por la empresa
• Debe estar a disposición de las personas trabajadoras y de la representación legal e Inspección de Trabajo y Seguridad Social
• No se establece ningún medio o soporte obligatorio para su gestión
• Es de obligado cumplimiento para todo empleador/a

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Registro laboral obligatorio mediante medios digitales en 2026

La vigente regulación no establece un medio obligatorio para llevar a cabo el cumplimiento de esta obligación. Sin embargo, esto está a punto de cambiar, ya el Gobierno ha puesto en marcha la aprobación de un Real Decreto para establecer la obligación legal de que el registro se lleve a cabo por medios digitales.

La principal modificación que se plantea es la forma en la que el registro debe llevarse a cabo. Esta forma deberá ser:

• Medios digitales.
• Debe ser un registro diario, en el que la persona trabajadora registre la entrada, la salida y sus interrupciones.
• Para las personas con contratos a tiempo parcial, se totalizará mensualmente y debe entregarse copia a la persona trabajadora.
• Debe permitir el acceso personal e individual, debiendo garantizarse la identificación, objetividad, fiabilidad y trazabilidad del registro.
• Debe permitir la diferenciación entre horas ordinarias y extraordinarias.
• También debe permitir identificar las modificaciones que se hagan sobre las anotaciones o registros efectuados.
• Debe ser accesible, de forma inmediata, para las personas trabajadoras, respecto de sus asientos, y de forma inmediata y remota para sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, respecto de la totalidad de los asientos.
• La empresa debe conservar estos registros cuatro años.

De aprobarse el Real Decreto, las principales implicaciones para empleadores son:

• Organización: las empresas deben tener políticas horarias claras que después deben trasladar al software de registro horario que deberán implementar, para garantizar que se registran correctamente todas las horas de trabajo, descansos, horas extra y horas complementarias en contratos a tiempo parcial.
• Herramienta o software: las empresas tendrán que disponer de un sistema para registrar la jornada laboral. Puede ser un programa propio o uno contratado por la empresa, o incluso un servicio externo gestionado por su asesoría. Deberán publicarse normas de desarrollo del real decreto sobre los requisitos técnicos que deberá cumplir el sistema de registro.

Los principales afectados son empresas y autónomos que gestionan el registro horario manualmente en hojas preimpresas o mediante hojas de Excel.

Sanciones por no registrar correctamente la jornada laboral

¿Qué ocurre en caso de incumplimiento? Actualmente, la transgresión de las normas en materia de registro de jornada está considerado una infracción grave en la TRLISOS, sancionable con multa en grado mínimo de 751 a 1500 euros o, en su grado máximo de 3.751 a 7.500 euros.

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Conclusiones: ¿Cómo lo solucionamos?

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