Talenoms bokföringsguide

Som soloentreprenör är du bokföringsskyldig. Enligt lag måste alla företag och ekonomiska föreningar bokföra. Det finns en så kallad bokföringslag med lagar och regler att följa. Dessa ska följas för att du i grund och botten måste – det är ju lag! Att bokföra har dock många fördelar. Med hjälp av bokföringen följer du upp resultatet (jämför utfallet med budgeten) och får underlag för att kunna ta smarta beslut inför nästa budget.  

Två viktiga saker att komma ihåg! 

1. • All bokföring måste arkiveras i minst 7 år. Räkningen börjar vid efterföljande årsskifte, så om du börjar bokföra på sommaren behöver du spara dokumentationen i 7 år och 6 månader.

• • När man tänker bokföring tänker många direkt på Excel. Insikten säger att det är det perfekt verktyget. Men hur frestande det än må vara att öppna ett nytt, fräscht ark och fylla på med siffrorna, är det olagligt enligt bokföringslagen. När du lägger in bokföringsposter, alltså affärshändelser, i Excel kan de ändras i programmet i efterhand. Det är inte tillåtet att ha ett program eller dokument som man kontinuerligt kan ändra eller uppdatera. 

Skillnaden mellan bokföring och redovisning 

Bokföring ska göras löpande och visar hur ditt företag ser ut just nu. Det innebär skulder och kapitalet som du har att röra dig med. Både kredit- och debetsidan vara lika stora, alltså: du registrerar allt som kommer in och kommer ut från ditt företag. Det ska göras löpande och redovisas varje kvartal. 

Redovisning är den totala summan av transaktioner under olika perioder. Det är som en sammanfattning av bokföringen och ger dig en bild av hela verksamheten under exempelvis året som gått. 

Vad bokför jag egentligen? 

Du bokför varenda affärshändelse. Det innebär exempelvis ett köp, försäljning, utbetalning av löner eller inbetalning av skatter. Dessa affärshändelser måste styrkas av en faktura eller kvitto, en så kallad verifikation: 

 

• • Kundfakturor – samtliga fakturor avseende intäkter som skickats till kunder. 

• • Leverantörsfakturor – samtliga fakturor avseende kostnader som tagits emot från leverantörer. 

• • Kvitton inköp – samtliga kvitton för inköp med företagskort eller liknande. 

• • Kvitton utlägg – kvitton för inköp som betalats privat men avser företaget. 

• • Övriga banktransaktioner – om det finns in- eller utbetalningar som inte faller inom någon av ovanstående kategorier, ska ett underlag eller beskrivning bifogas bokföras 

Fakturametoden eller kontantmetoden? 

Du kan välja mellan kontantmetoden (även kallad bokslutsmetoden) och fakturametoden när du bokför. Den ena metoden är inte nödvändigtvis bättre än den andra utan det är en smaksak. Men så fort din omsättning går över 3 miljoner måste du byta till fakturametoden. Om ditt företag växer i rasande takt är fakturametoden att föredra. Man skulle kunna säga att kontantmetoden är lite enklare för soloentreprenörer som har mindre omsättning under året – det är färre steg i den bokföringen. 

Om du använder kontantmetoden kan du när som helst hoppa över till fakturametoden men om du vill byta åt andra hållet behöver du ansöka hos Skatteverket. 

Vad är fakturametoden? 

Du gör din bokföring löpande med ingående och utgående fakturor. De ska först föras in vid samma tidpunkt som du skickar eller tar emot fakturan. Det gör att fakturan bokförs som en kundfordran eller leverantörsskuld. Här redovisar du även momsen. Sen måste du än en gång bokföra den som affärshändelse direkt när du får in- och utbetalningen från din faktura. Det kan verka som dubbeljobb. Och på sätt och vis är det är det. Men det ger dig bättre översikt av hur det går för ditt företag än om du använder kontantmetoden. Som vi nämnde ovan måste du även använda dig av den om du har högre omsättning än 3 miljoner. 

Vad är kontantmetoden? 

Denna kallas även bokslutsmetoden. Om du har en omsättning på mindre än 3 miljoner kronor kan du använda denna och dessutom undvika dubbeljobbet. Du bokför när du betalar fakturan och när du får betalt för din egen. Det skapar alltså inga leverantörsskulder och kundfordran under bokföringsprocessen. 

Du måste dock ha mer koll själv när du använder kontantmetoden. Ut- och inbetalningarna sker inte lika regelbundet och det kan vara svårt att få in bokföringsrutinen eftersom du inte gör det dagligen. Metoden kallas även bokslutsmetoden av en anledning – det är först vid bokslutet som du får se dina korrekta siffror och får full översikt på hur det ekonomiska läget varit under året. Det kan vara lite osäkert och risky. 

När ska jag bokföra? 

ASAP. Enligt bokföringslagen måste du bokföra dina senaste in- och utbetalningar nästa arbetsdag. Övriga affärshändelser ska också bokföras ASAP men det är inte lika kritiskt som just intäkter och utgifter även om redovisningssed säger att de ska in i systemet så snart som möjligt. 

Nu kommer det som många tycker är svårt: dubbel bokföring, debit och kredit 

Du kanske har hört talas om begreppen dubbel bokföring, debet och kredit. Dubbel bokföring görs för att minska risken för att det blir fel. I denna bokföringen finns debet och kredit. Dessa två är bra att se som Yin och Yang – de ska alltid vara lika och bilda balans mellan intäkter och utgifter/skulder. Med dubbel bokföring räknas även ditt egna kapital. Börja med att rita en linje mitt på ett A4-papper och lägg sedan in Yin i vänsterkolumnen (debet) och Yang i högerkolumnen (kredit). 

Vänsterkolumnen Debet = intäkter, dvs kapitalanvändning: pengar du lagt på exempelvis material.

Högerkolumnen Kredit = utgifter, skulder,moms,eget kapital, dvs kapitalanskaffning : pengar du fått genom lån eller eget kapital.

Det finns olika regler beroende på om bokföringsposten (affärshändelsen) tillhör debet eller kredit. Om bokföringsposten tillhör den vänstra sidan, Yin (debet) ska den debiteras när den ökar, och krediteras när den minskar. På högra sidan, Yang gäller det motsatta: om en post ökar ska den krediteras och om den minskar ska den debiteras. 

Om du till exempel tar ett lån på 5000 kr så ökar vänsterkolumnen Yin (debet). Men vi behöver ju balans! Så därför måste 5000 kr även läggas som skuld i högerkolumnen Yang (kredit). Det du får in måste balanseras med det du får ut. 

Efter du lagt in affärshändelsen i din bokföring, antingen genom kontantmetoden eller fakturametoden, lägger du även in den i Yin/Yang-bokföringen. Intäkter och utbetalningar ska följa varandra i harmoni

Bokföringstips från oss

• • Gör din bokföring så enkel som möjligt med exempelvis ett digitalt faktureringsprogram 

• • Planera för att ha koll på när du behöver lägga in din affärshändelse och hur 

• • Ta hjälp av kompisar med erfarenhet eller använd ett av våra ekonomipaket! 

Vi finns när harmonin inte gör det

Du kan lämna den löpande bokföringen, momsdeklarationer, arbetsgivardeklarationer, lön och bokslut till oss, på Talenom. Våra ekonomilösningar är anpassade för soloentreprenörer. I våra ekonomilösningar får du även tillgång till en personlig rådgivare. Då lär vi känna varandra också.