Hösten är ett bra tillfälle att se över företagets ekonomi och planera inför årets sista månader. Hur ligger resultatet till jämfört med budget? Finns det obetalda fakturor som behöver följas upp? Och behöver prognosen eller preliminärskatten justeras?
En genomgång nu i oktober ger bättre koll på nuläget och ett bra underlag för beslut inför årsskiftet.
Här är sju saker som är bra att se över innan året är slut.
Jämför resultatet med budget och mål
Börja med att se hur företaget ligger till hittills i år.
Jämför utfallet med budget och gärna med motsvarande period föregående år. Titta på mer än omsättningen – marginaler, kostnader och resultat ger en tydligare helhetsbild.
Gå igenom exempelvis:
- omsättning
- bruttomarginal
- personalkostnader
- större kostnadsposter
- rörelseresultat
- avvikelser mot budget
- utvecklingen jämfört med föregående år.
Titta sedan på vad som ligger bakom större avvikelser. Är försäljningen lägre än väntat, har kostnaderna ökat eller går verksamheten bättre än planerat?
Använd avvikelserna för att avgöra vad som behöver förändras innan året är slut.
Den här genomgången ger också ett bra underlag när ni senare uppdaterar eller tar fram en prognos för resten av året.
Kontrollera likviditeten inför årets sista månader
Ett företag kan vara lönsamt men ändå få problem med likviditeten.
Resultatet visar företagets intäkter och kostnader under en period. Likviditeten visar om det finns pengar för att betala utgifterna när de förfaller.
Gör en likviditetsprognos för årets återstående månader och gärna en bit in på nästa år.
Ta bland annat med:
- förväntade kundinbetalningar
- leverantörsfakturor
- löner
- arbetsgivaravgifter och skatt
- moms
- hyror och leasing
- investeringar
- amorteringar och räntor
Då ser ni lättare om det finns perioder då utbetalningarna väntas bli större än inbetalningarna.
Se över obetalda kundfakturor
Gå också igenom kundfordringarna och se vilka fakturor som har passerat förfallodatum, om sådana finns.
Kontrollera:
- vilka fakturor som är förfallna
- om påminnelser har skickats
- vilka kunder som återkommande betalar sent
- om faktureringen sker tillräckligt snabbt efter leverans.
Snabb fakturering och uppföljning av sena betalningar bidrar till ett stabilare kassaflöde.
Kontrollera om preliminärskatten ligger på rätt nivå
Företagets resultat kan ha förändrats sedan den preliminära skatten beräknades.
Om verksamheten går betydligt bättre eller sämre än förväntat är det bra att kontrollera om den debiterade preliminärskatten fortfarande ligger på rätt nivå.
Företag kan lämna en ny preliminär inkomstdeklaration till Skatteverket när det beräknade resultatet förändras. Skatteverket kan därefter fatta ett nytt beslut om företagets preliminärskatt.
Fortsätt betala enligt det befintliga beslutet tills Skatteverket har fattat ett nytt beslut.
Skatteverket anger också att en ny preliminär inkomstdeklaration ska lämnas om skillnaden mellan den beräknade slutliga skatten och den debiterade preliminärskatten är betydande. Med betydande avses omkring 30 procent och minst ett prisbasbelopp.
Kontrollera:
- företagets resultat hittills
- prognosen för resten av året
- nuvarande preliminärskatt
Målet är att den preliminära skatten så långt som möjligt ska motsvara företagets förväntade skatt.
Samla in kvitton, utlägg och andra underlag
Under hösten är det bra att kontrollera att alla kvitton, reseräkningar och andra underlag har lämnats in. Samla in det som saknas så att redovisningen kan stämmas av med kompletta underlag.
Kontrollera bland annat:
- kortköp som saknar underlag
- reseräkningar
- privata utlägg
Stäm av löner och semester
Se över att löneunderlagen är kompletta och att eventuella avvikelser har hanterats korrekt under året. Kontrollera särskilt semesteruttag, frånvaro och förändringar som påverkar lönerna inför årsskiftet.
Kontrollera exempelvis:
- uttagna semesterdagar
- kvarvarande semesterdagar
- semesterlön och semestertillägg
- sjukfrånvaro och annan frånvaro
- övertid och andra tillägg
- förändringar av lön eller anställning.
Hur semester ska beräknas påverkas bland annat av semesterlagen, anställningsvillkor och eventuella kollektivavtal. Säkerställ att lönehanteringen utgår från de regler och villkor som gäller för era medarbetare.
Kontrollera också att arbetsgivardeklarationerna stämmer med löneunderlagen.
Samla viktiga ekonomidatum inför årsskiftet
Under årets sista månader finns flera datum att hålla reda på, bland annat för moms, preliminärskatt och arbetsgivardeklaration.
Vilka datum som gäller varierar beroende på bland annat företagets redovisningsperiod, omsättning och beskattningsår. Samla därför återstående datum för året och början av nästa år i en gemensam ekonomikalender.
Lägg exempelvis in när följande moment behöver göras eller lämnas in:
- arbetsgivardeklaration
- betalning av arbetsgivaravgifter och avdragen skatt
- momsdeklaration och momsbetalning
- preliminärskatt
- lönekörningar
- interna rapporteringsdatum
- styrelsemöten
- budgetarbete
- bokslutsförberedelser.
Kontrollera de exakta datumen i Skatteverkets skattekalender så att deklarationer och betalningar inte missas.
Uppdatera prognosen och förbered nästa år
När ni har gått igenom resultat, likviditet, skatt och kostnader är det dags att blicka framåt. Upprätta en prognos eller uppdatera den befintliga inför årsskiftet. Utgå exempelvis från följande frågor:
- Hur väntas omsättningen utvecklas under årets sista månader?
- Vilka kostnader kommer att förändras?
- Finns det planerade investeringar?
- Behöver företaget rekrytera?
- Finns det kostnader som kan minska?
- Hur påverkas kassaflödet?
- Hur ser det förväntade helårsresultatet ut?
Nu är det också dags att förbereda nästa års budget och det kommande bokslutet.
Ju bättre ordning det är på underlagen under året, desto mindre behöver redas ut i efterhand.
Få bättre kontroll över ekonomin inför årsskiftet
Det behöver inte vara ett omfattande projekt. Använd de sju punkterna som stöd för att prioritera rätt inför årsskiftet.
Checklista inför årets slut:
- Jämför resultatet med budget och mål.
- Kontrollera likviditeten och kommande betalningar.
- Se över preliminärskatten.
- Samla in kvitton, utlägg och andra underlag.
- Stäm av löner och semester.
- Samla viktiga ekonomidatum inför årsskiftet.
- Upprätta eller uppdatera prognosen och planera framåt.
Vill ni få bättre kontroll över ekonomin inför årsskiftet?
När den löpande redovisningen är uppdaterad blir det enklare att följa verksamheten och fatta beslut utifrån aktuella siffror.
Talenom hjälper företag med bland annat redovisning, lönehantering och ekonomisk rådgivning. Med digitala arbetssätt och automatisering kan delar av den löpande ekonomiadministrationen förenklas, samtidigt som ni får stöd av redovisningsexperter när det behövs.
Boka ett möte med Talenom för att prata om hur ni kan få bättre kontroll över företagets ekonomi.
FAQ – vanliga frågor om företagets ekonomi inför årsskiftet
Vad bör ett företag kontrollera innan året är slut?
När du ska företagets ekonomi, börja med resultatet, likviditeten, obetalda fakturor, preliminärskatten, redovisningsunderlagen och lönerna. Uppdatera därefter prognosen för resten av året.
Varför är det viktigt att göra en likviditetsprognos över företagets ekonomi?
En likviditetsprognos visar hur företagets in- och utbetalningar förväntas utvecklas. Den kan hjälpa företaget att upptäcka perioder med ansträngd likviditet innan utgifterna förfaller.
Kan ett företag ändra sin preliminärskatt under året?
Ja. Om det beräknade resultatet förändras kan företaget lämna en ny preliminär inkomstdeklaration till Skatteverket. Skatteverket fattar därefter beslut om eventuell ändrad preliminärskatt.
Vad är skillnaden mellan resultat och likviditet?
Resultatet visar skillnaden mellan företagets intäkter och kostnader under en period. Likviditeten beskriver företagets förmåga att betala sina utgifter. Ett företag kan därför vara lönsamt men samtidigt ha ont om pengar på kontot.
Vad bör kontrolleras i lönehanteringen inför årsskiftet?
Kontrollera bland annat uttagna semesterdagar, semesterlön, semestertillägg, frånvaro, övertid och andra förändringar som påverkar lönen.
