Att outsourca redovisning innebär att ett företag låter en extern partner hantera hela eller delar av ekonomiarbetet. Det kan handla om allt från löpande bokföring och löner till bokslut, rapportering och ekonomisk rådgivning.
För företag som vill frigöra tid, minska sårbarheten i ekonomifunktionen eller få tillgång till bredare kompetens kan outsourcing vara ett alternativ till att bygga upp alla funktioner internt.
Men det är viktigt att välja rätt upplägg. Företaget har fortfarande ansvar för sin bokföring även när en extern redovisningsbyrå utför arbetet.
Vad innebär det att outsourca redovisningen?
Att outsourca redovisning innebär att hela eller delar av företagets ekonomiadministration sköts av en extern redovisningspartner.
Det behöver alltså inte innebära att hela ekonomiavdelningen flyttas ut. Ett företag kan exempelvis behålla controlling och ekonomistyrning internt, men få extern hjälp med löpande redovisning, leverantörsfakturor, löner och bokslut.
Vanliga områden att outsourca är:
- löpande bokföring
- kund- och leverantörsreskontra
- fakturering och betalningar
- moms- och skattehantering
- löneadministration
- bokslut och årsredovisning
- ekonomisk rapportering
- ekonomisk rådgivning.
Vilket upplägg som passar bäst beror på företagets storlek, organisation, kompetens och hur komplex ekonomihanteringen är.
6 fördelar med att outsourca redovisning
1. Mer tid till kärnverksamheten
Redovisning kräver både tid och specialistkunskap. Genom att flytta delar av ekonomiarbetet till en extern partner kan VD, ledning och andra medarbetare lägga mindre tid på administration.
Det kan vara särskilt värdefullt i ett växande företag, där ekonomifunktionen behöver utvecklas i takt med att antalet kunder, medarbetare och transaktioner ökar.
Outsourcing handlar därför inte bara om vem som bokför företagets affärshändelser. Det handlar också om hur företagets egna resurser används.
2. Tillgång till bredare specialistkompetens
Det kan vara svårt för en enskild ekonom eller administratör att ha djup kompetens inom alla delar av redovisning, skatt, lön och ekonomistyrning.
Hos en redovisningsbyrå finns normalt flera kompetenser samlade. Företaget kan därmed få tillgång till olika specialister när behovet uppstår, utan att varje kompetens behöver finnas internt.
Det blir särskilt relevant när verksamheten växer eller ställs inför mer komplexa frågor.
3. Mindre personberoende
En ekonomifunktion som är beroende av en eller ett fåtal personer kan bli sårbar vid exempelvis sjukdom, semester eller uppsägning.
En extern partner kan ge större kontinuitet eftersom arbetet kan organiseras så att kunskap, processer och rutiner inte är knutna till en enda person.
Det är dock en viktig fråga att undersöka när du väljer leverantör. Fråga hur de arbetar med backup, dokumentation och överlämning om din ordinarie kontakt inte är tillgänglig.
4. Enklare att skala ekonomifunktionen
Behovet av ekonomiresurser är sällan konstant.
Ett växande företag kan behöva mer stöd när verksamheten expanderar, medan andra företag har tydliga arbetstoppar kring exempelvis bokslut, lönekörningar eller vissa säsonger.
Med en extern ekonomipartner kan det vara enklare att anpassa omfattningen av tjänsterna efter verksamhetens behov.
Företaget kan också välja en hybridmodell. Vissa uppgifter hanteras internt och andra av den externa partnern.
5. Möjlighet till effektivare processer
En viktig del av modern redovisning är hur informationen rör sig mellan företagets olika system.
Fakturor, kvitton, banktransaktioner, löneunderlag och andra uppgifter kan i många fall hanteras genom digitala och delvis automatiserade arbetsflöden.
En redovisningspartner som arbetar med standardiserade processer och moderna system kan därför hjälpa företaget att minska manuella moment och skapa en mer strukturerad ekonomiadministration.
När du jämför leverantörer bör du därför inte bara fråga vilket ekonomisystem de använder. Undersök också hur systemen integreras med era befintliga verktyg och vilka manuella moment som faktiskt kan tas bort.
7. Tillgång till stöd kring regler och rapportering
Redovisning påverkas av lagstiftning, skatteregler och redovisningsnormer. En etablerad redovisningspartner arbetar löpande med dessa frågor och kan hjälpa företaget att hantera redovisning och rapportering enligt aktuella regler.
Men outsourcing flyttar inte bort företagets eget ansvar.
Även om någon annan sköter bokföringen är företaget fortfarande ansvarigt för att bokföringen blir korrekt. Därför är det viktigt med tydliga ansvarsfördelningar, fungerande rutiner och möjlighet att följa upp arbetet.
När passar det att outsourca ekonomifunktionen?
Outsourcing kan vara relevant både för mindre och medelstora företag, men behoven ser olika ut.
För ett mindre företag kan syftet vara att slippa bygga upp en egen ekonomiavdelning. För ett större eller växande företag kan målet i stället vara att komplettera den interna organisationen med specialistkompetens eller avlasta vissa processer.
Det kan vara läge att utvärdera outsourcing om:
- ekonomiadministrationen tar mycket tid från kärnverksamheten
- verksamheten växer snabbare än ekonomifunktionen
- företaget är beroende av enstaka nyckelpersoner
- det är svårt att rekrytera rätt ekonomikompetens
- ekonomiprocesserna innehåller mycket manuellt arbete
- företaget behöver kompetens inom flera ekonomiområden
- ledningen saknar tillräckligt aktuella ekonomiska underlag.
Outsourcing behöver inte vara en allt-eller-inget-lösning. I många organisationer är en kombination av interna och externa resurser mest praktisk.
Vad ska man tänka på innan man outsourcar redovisningen?
1. Bestäm vad som ska hanteras internt och externt
Börja med att kartlägga dagens ekonomiprocesser. Vilka arbetsuppgifter tar mest tid? Var finns flaskhalsar? Vilken kompetens vill ni behålla internt?
Därefter blir det lättare att avgöra vad en extern partner faktiskt ska ansvara för.
2. Tydliggör ansvar och arbetssätt
Definiera vem som ansvarar för vad, vilka underlag som ska lämnas och när de ska vara tillgängliga.
Bestäm också hur avvikelser ska hanteras och hur ofta företaget ska få rapporter och uppföljning.
3. Granska system och integrationer
Undersök om redovisningspartnerns lösningar fungerar tillsammans med företagets befintliga system för exempelvis bank, fakturering, tidrapportering, lön och andra försystem.
Bra integrationer kan minska behovet av dubbelregistrering och manuellt arbete.
4. Kontrollera hur data och personuppgifter hanteras
Ekonomi- och lönearbete innebär ofta hantering av personuppgifter. Beroende på hur uppdraget är utformat kan den externa leverantören behandla personuppgifter för företagets räkning.
När en leverantör är personuppgiftsbiträde ska behandlingen regleras genom ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR.
Undersök därför hur leverantören arbetar med informationssäkerhet, behörigheter, underleverantörer och personuppgifter.
5. Bestäm vilken rapportering ni behöver
Redovisningen ska inte bara hantera det som redan har hänt. För VD, ekonomiansvariga och ledning är aktuella ekonomiska underlag viktiga för att kunna följa verksamheten och fatta beslut.
Diskutera därför vilken rapportering ni behöver och hur ofta den ska vara tillgänglig.
Vilket ansvar har företaget när redovisningen är outsourcad?
Företaget kan lägga ut själva arbetet med bokföringen, men inte lämna ifrån sig sitt ansvar för att bokföringen blir korrekt.
Bokföringsskyldigheten innebär bland annat att affärshändelser ska bokföras löpande, att det ska finnas verifikationer och att räkenskapsinformationen ska bevaras enligt gällande regler.
Det innebär att du bör välja en redovisningspartner som arbetar transparent och gör det möjligt för företaget att förstå och följa upp sin redovisning.
Outsourcing kan ge tillgång till fler kompetenser och göra det enklare att anpassa kapaciteten. En hybridlösning kan samtidigt kombinera fördelarna: strategiska eller verksamhetsnära ekonomifunktioner finns kvar internt medan mer standardiserade eller specialistkrävande delar hanteras externt.
Så kan Talenom hjälpa till med outsourcad redovisning
Talenom hjälper företag med redovisning, lön och ekonomisk rådgivning.
Upplägget kan anpassas efter verksamheten. Det kan exempelvis omfatta löpande bokföring, fakturering och betalningar, lönehantering, bokslut, årsredovisning, skattehantering och ekonomisk rapportering.
Arbetet kombinerar redovisningskonsulter med digitala arbetssätt och systemstöd. Det gör det möjligt att samla flera delar av ekonomihanteringen hos samma partner eller få hjälp med utvalda delar.
Vanliga frågor om att outsourca redovisning
Vad betyder det att outsourca redovisning?
Det innebär att ett företag låter en extern leverantör sköta hela eller delar av redovisningen. Det kan exempelvis vara bokföring, löner, fakturahantering, bokslut eller ekonomisk rapportering.
Kan man outsourca hela ekonomiavdelningen?
Ja, det går att lägga ut stora delar av ekonomifunktionen externt. Det går också att välja en hybridmodell där vissa uppgifter hanteras internt och andra av en redovisningspartner.
Vem ansvarar för bokföringen om den är outsourcad?
Företaget behåller ansvaret för att bokföringen blir korrekt även om en extern redovisningsbyrå utför arbetet. Därför är tydlig ansvarsfördelning och uppföljning viktigt.
Vilka delar av ekonomin kan outsourcas?
Vanliga områden är löpande bokföring, kund- och leverantörsreskontra, fakturering, betalningar, lön, bokslut, årsredovisning, skatt, rapportering och ekonomisk rådgivning.
Vad ska man tänka på när man väljer redovisningspa
Titta bland annat på kompetens, kapacitet, arbetssätt, system och integrationer, informationssäkerhet, rapportering, kontaktvägar och prismodell. Kontrollera också hur partnern arbetar med backup och kontinuitet om er ordinarie kontakt inte är tillgänglig.
