Kan ditt företag bli papperslöst på riktigt?

Kolla in dessa övertygande anledningarna för att minska ditt företags pappersförbrukning – plus tips om hur du smärtfritt kan närma dig ett pappersfritt företagande…

Kontorslivet har kommit långt från gamla skrivmaskiner och fina faxmaskiner. Många företagare tar hand om affärerna med lite mer än en bärbar dator, en smartphone och en skrivare. En sak är säker, att bli pappersfri eller papperslös handlar mycket om effektivisering och kanske ännu viktigare att rädda miljön.

Vet du hur mycket papper som passerar genom ditt kontor varje dag? Fakturerar du och tar emot räkningar per post? Har du för vana att skriva ut viktiga dokument och arkivera dem manuellt? Är ditt skrivbord begravt i post och reklam? Skriver du ut rapporter eller presentationer och redigerar med en penna?

Om du svarade ja på någon av dessa frågor, är du förmodligen som de flesta som använder mer papper än nödvändigt.

Varför bli papperslös?

Det produceras mängder med papper i onödan varje år. Det är tyvärr många träd som går åt. När du lägger till det koldioxidavtryck som är förknippat med nedskärning, tillverkning och transport av slutprodukterna (för att inte tala om effekterna av avskogning) har varje pappersark en brant miljökostnad. Att göra din del för att bevara skogar och bekämpa klimatförändringar är helt klart en oerhört viktig fördel med att minska eller eliminera pappersanvändningen i ditt företag.

Här kommer några övertygande affärsskäl? Här är sex affärsskäl.

1. Leverera bättre kundservice

Glöm att kolla igenom pappersfiler när en klient ringer med en fråga eller hantera paniken som kommer med en felplacerad papperskopia. När din verksamhet är digital har du omedelbart tillgång till allt. Bokföring, projektledning och annan programvara håller reda på all kommunikation och resurser så det är rent svårt att förlora någonting.

2. Spara pengar

Papper kan bara vara billiga per ark, men dess tillbehör kostar däremot mycket mer. En skrivare av hög kvalitet, dyra bläckpatroner och förvaringsbehållare som arkivskåp och arkivlådor kan kosta skjortan. Och om du fortfarande skickar fakturor och betalar räkningar per post, tar dessa porto- eller leverans serviceavgifter också en bit av din budget i onödan.

3. Minska röran och spara utrymme

Föreställ dig ett kontor utan nödvändigt arkivskåp av stål eller fyllda kartonglådor som fastnat i ett hörn, källarförråd eller en garderob. Och hur är det med pappershögarna på ditt skrivbord? Gör en rensning av papper och få utrymme för något vackert, som en växt eller något användbart, som en kaffemaskin.

4. Var smidig

I dagens 24/7 värld har du inte råd att säga till en klient: ”Tyvärr, filen finns på kontoret.” Småföretagare är kända för sina mångsidiga sätt. Du måste kunna svara på ett e-postmeddelande, skicka ett dokument eller skicka en faktura när som helst och var som helst. Om du förlitar dig på papperslösningar, så är det helt enkelt inte möjligt.

5. Sinnesro av mer säkerhet

Om dina viktiga dokument är i pappersformat, så har du ett stort problem om ditt kontor drabbas av brand, översvämning, rån eller annat liknande scenario. En av de främsta anledningarna till att många företag vänder sig till molnbaserade lösningar är för säkerheten. Allt från bokföring till projekt- och offert dokument kan krypteras för skydd och säkerhetskopieras regelbundet, vilket gör dem praktiskt taget är omöjliga att förstöra och oändligt mycket säkrare än motsvarande papperslösningar.

6. Spara tid

Skriver du ut dokument för att granska dem? Papperskopior kräver hantering och dessutom underhåll. Tänk på hur mycket tid du spenderar på att överföra dina ändringar på papper till en elektronisk fil. Om du håller på med pappersregister kan arkivering – och sökning efter filer – ta mer tid och mental energi än du tror.

Pappersfri på riktigt

Idag hindrar gällande lagstiftning oss att göra dig 100% pappersfri, men med några enkla insatser så kommer du riktigt nära. Vi på Talenom kan hjälpa dig flera steg på vägen, till ökad effektivitet och lyckligare företagande.