Att göra bokslut är en viktig del av företagets ekonomi. Det handlar inte bara om att följa lagkrav. Ett väl genomfört bokslut ger också en tydlig bild av hur verksamheten har utvecklats under året.
I den här guiden går vi igenom processen steg för steg. Du får tips på hur du samlar rätt underlag, gör avstämningar, hanterar periodiseringar och förbereder årsredovisningen.
Målet är att göra arbetet enklare, minska risken för fel och skapa bättre struktur inför bokslutet.
Samla in alla bokföringsunderlag
Första steget är att samla in alla underlag som hör till räkenskapsåret.
Det handlar bland annat om fakturor, kvitton, avtal och andra verifikationer.
Kontrollera att inga kvitton saknas och att alla inköp är bokförda på rätt konto.
Kom ihåg att även digitala kvitton och e-fakturor räknas som verifikationer.
Många företag väljer idag att lagra sina underlag digitalt. Det gör det enklare att hitta material och minskar risken för borttappade dokument.
Nästa steg är att ta fram kontoutdrag från företagets bankkonton.
Jämför kontoutdragen med bokföringen och säkerställ att alla transaktioner finns registrerade.
Det kan till exempel vara kortköp, autogiron eller andra betalningar som behöver kontrolleras.
Om företaget hanterar kontanter behöver alla händelser dokumenteras i en kassa- eller betalningsjournal.
Stäm av journalsaldot mot bokföringen och utred eventuella differenser.
Vid bokslutet behöver företag som hanterar kontanter också upprätta ett kassaintyg.
Syftet är att säkerställa att kassabehållningen stämmer överens med bokföringen.
Kontrollera bokföringen och gör avstämningar
När underlagen är samlade är det dags att granska bokföringen.
Gå igenom årets bokförda händelser konto för konto och kontrollera att allt är korrekt registrerat.
Säkerställ att inga kostnader är dubbelbokförda och att inga intäkter hamnat på fel konto.
Det är också viktigt att kontrollera momskoder, avskrivningar och andra poster som påverkar resultatet.
Många digitala bokföringssystem kan idag hjälpa till genom automatiska kontroller och rapporter.
Det gör det enklare att upptäcka avvikelser och skapa bättre struktur inför bokslutet.
En viktig del av arbetet är att göra avstämningar.
Börja med kundreskontran.
Kontrollera att alla kundfakturor är bokförda och att betalningar registrerats korrekt.
Säkerställ också att inga gamla fakturor ligger kvar felaktigt som obetalda.
Gå sedan vidare till leverantörsreskontran.
Kontrollera att alla leverantörsfakturor är bokförda och matchade mot betalningar.
Om det finns kreditfakturor som är förfallna bör leverantören kontaktas för återbetalning.
För företag med lager är lagervärderingen en viktig del av bokslutet.
Inventera lagret och jämför med bokförda saldon.
Bedöm om vissa varor behöver skrivas ned på grund av skador eller inkurans.
Kontrollera också företagets lån, räntor och eventuella värdepapper.
Stäm av bokförda saldon mot årsbesked från banken eller andra långivare.
Glöm inte att kontrollera att momsdeklarationer och arbetsgivardeklarationer stämmer överens med bokföringen.
Slutligen behöver alla balanskonton ha tydliga underlag som styrker saldot.
Det kan vara kontoutdrag, avtal eller reskontralistor.
Gör justeringar och periodiseringar
När avstämningarna är klara är nästa steg att göra nödvändiga justeringar.
Det handlar bland annat om periodiseringar.
Kostnader och intäkter ska redovisas under rätt period.
Kontrollera därför återkommande kostnader och säkerställ att de är korrekt fördelade över året.
Det gäller även intäkter som hör till året men ännu inte har fakturerats.
Därefter behöver företagets inventarier ses över.
Bedöm vilka tillgångar som ska skrivas av och kontrollera att avskrivningsplanerna är aktuella.
Avskrivningar visar hur värdet på företagets tillgångar minskar över tid.
Det är också viktigt att hantera upplupna och förutbetalda poster.
Det kan till exempel vara kostnader där fakturan ännu inte kommit, men där utgiften hör till det avslutade räkenskapsåret.
Eller intäkter som fakturerats i förväg men avser nästa år.
Korrekt hantering av dessa poster gör att resultatet blir rättvisande.
Upprätta resultat- och balansräkning
När justeringarna är färdiga kan bokslutet sammanställas.
Först upprättas resultaträkningen.
Här sammanställs årets intäkter och kostnader för att beräkna företagets resultat.
Kontrollera att avskrivningar, periodiseringar och eventuella kundförluster finns med.
Resultaträkningen visar företagets lönsamhet och används ofta som underlag för framtida beslut.
Därefter upprättas balansräkningen.
Här sammanställs företagets tillgångar, skulder och eget kapital.
Kontrollera att balansräkningen balanserar efter alla justeringar.
Jämför gärna siffrorna med föregående år för att se hur verksamheten har utvecklats.
Upprätta årsredovisningen
För aktiebolag är årsredovisningen en offentlig handling.
Den sammanfattar företagets ekonomiska situation och verksamhet under året.
Årsredovisningen innehåller bland annat förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och noter.
Företag som tillämpar K3 behöver även upprätta en kassaflödesanalys.
Nästa steg är att beräkna årets skatt.
Det skattemässiga resultatet kan skilja sig från det bokförda resultatet och behöver därför justeras enligt skattereglerna.
Bolagsskatten är idag 20,6 procent.
Om företaget omfattas av revisionsplikt behöver allt material lämnas till revisorn.
Revisorn granskar bokslutet och årsredovisningen och lämnar därefter en revisionsberättelse.
Deklaration, granskning och godkännande
När bokslutet är klart är det dags att deklarera företagets skatter.
För aktiebolag lämnas deklarationen i Inkomstdeklaration 2.
Deklarationen bygger på bokslutet och de skattemässiga justeringar som gjorts.
Momsen ska också redovisas enligt företagets momsperiod.
Det är viktigt att både försäljning och inköp redovisas i rätt period.
Om företaget använder periodiseringsfond eller andra skattemässiga dispositioner behöver dessa hanteras korrekt.
Innan årsredovisningen lämnas in bör hela dokumentet granskas noggrant.
Kontrollera att alla siffror och noter stämmer och att inga obligatoriska uppgifter saknas.
I aktiebolag behöver årsredovisningen dessutom undertecknas av styrelsen.
Inlämning och uppföljning
När allt är klart ska årsredovisningen lämnas in till Bolagsverket.
De flesta företag gör idag detta digitalt.
Kontrollera att filformat och innehåll uppfyller de tekniska kraven för digital inlämning.
Årsredovisningen ska lämnas in senast sju månader efter räkenskapsårets slut.
Vid sen inlämning riskerar företaget förseningsavgifter.
När bokslutet är färdigt är det också viktigt att använda siffrorna som underlag för framtida beslut.
Analysera årets utveckling och jämför resultatet med tidigare år och budget.
Identifiera områden där kostnader kan minskas eller där intäkter kan öka.
Bokslutet kan också användas som grund för investeringar och planering inför nästa verksamhetsår.
Avslutning
Att arbeta strukturerat under året gör bokslutet både enklare och tryggare.
Med digital bokföring, löpande avstämningar och tydliga rutiner blir arbetet mer effektivt och risken för fel minskar.
Om tiden inte räcker till kan det vara värdefullt att ta hjälp av en redovisningskonsult.
Tack för att du tog del av den här guiden om förberedelser inför bokslut och årsredovisning.
Lycka till med bokslutsarbetet.
