Myyntilasku tehokkaasti ja ammattimaisesti

Myyntilasku on yrityksen asiakkaalle toimittama tosite suoritetusta palvelusta tai myydystä tuotteesta, eli hyödykkeestä. Yksinkertaistettuna myyntilaskun tarkoitus on yksilöidä asiakkaalle, mitä hän on ostanut ja mistä hän maksaa. Sen lisäksi, että laskulla yksilöidään hankittu hyödyke ja annetaan tiedot sen maksamista varten, toimii se myös kirjanpidon tositteena. Tätä kautta myyntilasku vaikuttaa esimerkiksi arvonlisäveron käsittelyyn.

Tässä blogissa käsitellään erityisesti sitä, miten yrityksen tekemän työn tai palvelun laskuttaminen tehdään ammattimaisesti ja edelleen sitä, miten sen maksaminen tehdään mahdollisimman sujuvaksi.

Miten myyntilasku tehdään?

Laskun ulkoasu ja asianmukainen tietosisältö kertovat toiminnan ammattimaisuudesta ja luotettavuudesta. Yrityksen logolla varustettu myyntilasku herättää maksajassa luottamusta. Kun laskulla on kaikki sinne kuuluva tieto, vähentää tämä asiakkaan tarvetta selvittää laskun sisältöä. Rahan kotiutuminen yrityksen tilille nopeutuu ja ostaja on tyytyväisempi.

Myyntilaskun tekemiseen on käytännössä kaksi erilaista tapaa. Mikäli toiminta on erittäin pientä, voi myyntilaskun periaatteessa laatia esimerkiksi Excel-pohjalle, joka lähetetään sähköpostitse, tai luovutetaan suoraan asiakkaalle paperisena. On kuitenkin useita syitä, miksi tällaista vaihtoehtoa ei voi suositella. Ensinnäkin ammattimaisuuden puute heikentää yrityksen uskottavuutta. Lisäksi Excel-laskut ovat alttiita virheille, kuten kaavavirheille. Toinen merkittävä haitta on se, että Excelissä laadituilla laskuilla ei ole seurantamahdollisuutta, mikä lisää yrittäjän työmäärää.

Toinen ja suositeltavampi tapa tehdä myyntilaskuja on käyttää niiden tekemiseen räätälöityjä ohjelmia. Markkinoilla on useita toimivia ja kustannustehokkaita – jopa ilmaisia – ratkaisuja, jotka poistavat nämä edellä mainitut haasteet. Lisäksi yrittäjä saa käyttöönsä tietoturvallisen ratkaisun, joka noudattaa kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä laskumerkintöjen ja esimerkiksi sovellettavan arvonlisäveron osalta. Myyntilaskutus on myös mahdollista integroida esimerkiksi tilitoimiston palveluihin, jonka kautta laskut siirtyvät kirjanpitäjälle automaattisesti ja yrittäjän aikaa säästyy johonkin muuhun.

Mitä tietoja myyntilaskulta täytyy löytyä?

Myyntilaskulta vaadittavat merkinnät perustuvat arvonlisäverolakiin (ALV 209 e §). Laskulta täytyy löytyä tieto päivämäärästä, jolloin se on luovutettu ostajalle. Päivämäärän lisäksi myyntilaskulta tulee löytyä juokseva tunniste, eli laskun numero. Tämä on tarpeellinen tieto laskun yksilöimiseksi ja sen perusteella voidaan selvittää esimerkiksi puuttuva lasku.

Myyntilaskulta tulee löytyä sekä myyjän että ostajan ajantasaiset yhteystiedot. Laskulta tulee löytyä myös yrityksen y-tunnus, joka toimii yrityksen nimen ohella yksilöivänä tietona. Lisäksi ammattimaisesti laaditulta laskulta löytyy myös myyjän logo, vaikka se ei pakollinen laskumerkintä olekaan. Tämä auttaa maksajaa yhdistämään työn suorittajan ja laskuttajan.

Myyntilaskulta täytyy löytyä myytyjen hyödykkeiden määrät ja laajuudet. Nämä on syytä pyrkiä nimeämään ja erittelemään siten, että asiakkaan on helppo todeta laskun vastaavan sovittua. Mikäli yritys tarjoaa esimerkiksi remontointipalveluita yksityishenkilöille, olisi laskulta hyvä löytyä myös kotitalousvähennykseen oikeuttava työn osuus eriteltynä, vaikka tämä ei pakollinen laskumerkintä olekaan. Myyntilaskulle lisätään tavaroiden toimituspäivämäärä ja päivämäärä, jolloin sovittu palvelu on suoritettu. Päivämäärän perusteella verotus kohdistetaan oikealle kaudelle yrityksen kirjanpidossa.

Verotuksen näkökulmasta muita tärkeitä ja pakollisia tietoja ovat veron peruste, eli myynnistä maksettava suoritus ilman veron osuutta. Lisäksi myyntilaskulta tulee ilmetä hyödykkeen verokanta ja mikäli laskulla on useampia eri verokantoja, täytyy nämä eritellä. Edelleen laskulta tulee löytyä suoritettavan veron määrä, jonka myyjä on velvollinen suorittamaan. Jos laskulla on verotonta myyntiä, tulee tästä olla maininta laskulla.

Tietyillä toimialoilla myyntilaskuilta vaaditaan suoritettavaan työhön liittyviä laskumerkintöjä. Esimerkkinä voisi mainita rakennusalan, jossa myytävään rakentamispalveluun tai sitä varten vuokrattavaan työvoimaan sovelletaan käännettyä arvonlisäverovelvollisuutta tilanteessa, jossa myös ostaja on elinkeinonharjoittaja, joka myy rakentamispalvelua tai vuokraa työvoimaa sitä varten muutoin kuin satunnaisesti. Mikäli yritys taas myy esimerkiksi käytettyä tavaraa, täytyy laskulta löytyä tieto marginaaliverotuksesta.

Tässä kirjoituksessa myyntilaskutusta on käsitelty pakollisten laskumerkintöjen kautta. On kuitenkin syytä mainita, että tiettyjä tilanteita koskettaa kevennetyt laskumerkintävaatimukset. Mikäli myyntilaskun loppusumma on enintään 400 €, eikä kyse ole esimerkiksi tavaroiden yhteisö- tai etämyynnistä, voidaan laskulla käyttää kevennettyjä laskumerkintöjä. Näistä ja pakollisista laskumerkinnöistä voit lukea tarkemmin Verohallinnon ohjeesta ”Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa”.

Koska myyntilaskut ovat osa yrityksen kirjanpitoaineistoa, koskettaa niitä kirjanpitoaineistolle säädetyt säilytysajat. Myyntilaskut tulee säilyttää kuuden vuoden ajan sen kalenterivuoden lopusta alkaen, jonka aikana tilikausi on päättynyt ja jonka aikana lasku on tehty.

Miten tehdä myyntilaskun maksaminen helpoksi?

Kuten äskeisestä voi todeta, sisältää asianmukaisesti laadittu myyntilasku useampia pakollisia tietoja, joiden tulee olla yksilöitynä ja merkittynä laskuille. Näiden lisäksi laskulta tulee luonnollisesti löytyä tiedot sen maksamista varten, kuten esimerkiksi pankkitili ja viitenumero.

Laskutettaessa on syytä huolehtia myös siitä, että myyntilasku täyttää lainsäädännön vaatimusten lisäksi muut asiakkaan toivomat merkinnät. Näitä voivat olla esimerkiksi erilaiset viitetiedot, kustannuspaikkatiedot ja niin edelleen, joiden perusteella laskun maksaja voi ohjata sen hyväksyntää ja kohdistaa sen esimerkiksi oikealle käsittelijälle. Yrityksillä on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina. Tämä edellyttää käytettävältä laskutusjärjestelmältä kykyä toimittaa myyntilaskut verkon yli.

Yrittäjän tavoitteena on saada korvaus tehdystä työstä mahdollisimman pian. Tämän vuoksi myyntilasku on syytä tehdä heti, kun työsuorite tai tuote on luovutettu asiakkaalle. Tämä vähentää tarvetta selvittää laskun sisältöä ja sitä kautta mahdollisia reklamaatioita, jotka voivat aiheuttaa tarpeetonta viivettä rahojen kotiutumiselle.

Yksi keino saada rahat yrityksen kassaan ennen laskun eräpäivää on käyttää kassa-alennuksia. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että laskun maksajalle tarjotaan jokin prosenttiosuus alennuksena tilanteessa, jossa asiakas maksaa laskun ennen eräpäivää. Kassa-alennus voi olla esimerkiksi 2 %. Näiden käyttämistä on toki syytä pohtia suhteessa katteisiin ja muihin kuluihin.

Toinen vaihtoehto on käyttää esimerkiksi laskurahoitusta, jossa avoimia myyntilaskuja myydään rahoitusyhtiölle. Rahoitusyhtiö maksaa sovitun summan yrityksen tilille ja rahat ovat liiketoiminnan käytettävissä.

Miten Talenomin myyntilaskutus ratkaisee asian?

Talenomin asiakkaana saat käyttöösi nykyaikaisen ja helppokäyttöisen Talenom Myyntilaskutuksen. Voit hoitaa varsinaisen laskutuksen itse, tai antaa sen meidän tehtäväksemme. Talenom huolehtii myyntilaskujen lähetyksen lisäksi siitä, että saatavien tilanne pysyy ajan tasalla. Laskut lähetetään nykyaikaisesti verkkolaskuina, tai vaihtoehtoisesti sähköpostitse, perinteisempiä lähetystapoja unohtamatta. Voimme tarvittaessa hoitaa myös muistutusten lähettämisen ja perinnän puolestasi. Lisäksi sinulla on mahdollisuus ottaa käyttöösi Talenomin kumppaneiden tuottama Talenom Laskurahoitus -palvelu, jossa myyntilaskusi myydään edelleen rahoitusyhtiölle. Tämän avulla voit nopeuttaa rahojen saamista pankkitilillesi.