Muutosneuvottelut eivät ala ensimmäisestä neuvottelukokouksesta

Muutosneuvottelut mielletään helposti muutaman viikon mittaiseksi lakisääteiseksi prosessiksi. Todellisuudessa ne ovat usein kuukausien valmistelun tulos. Siinä vaiheessa, kun henkilöstölle kerrotaan neuvottelujen alkamisesta, yrityksen johdossa on jo analysoitu liiketoiminnan tilannetta, punnittu erilaisia vaihtoehtoja ja arvioitu muutosten vaikutuksia.

Juuri tämä etukäteen tehty valmisteluvaihe ratkaisee usein sen, etenevätkö muutosneuvottelut hallitusti vai ajaudutaanko tilanteeseen, jossa kiire, epäselvä viestintä ja puutteellinen valmistautuminen aiheuttavat tarpeettomia ongelmia niin johdolle kuin henkilöstöllekin.

Huolellinen valmistelu vähentää riskejä

Kun liiketoiminnan muutokset edellyttävät henkilöstövaikutusten arviointia, ensimmäinen askel ei ole neuvottelukutsun lähettäminen. Ensin on varmistettava, että yrityksellä on selkeä käsitys muutostarpeen perusteista ja siitä, mitä vaihtoehtoja on selvitetty.

Yksi yleisimmistä virheistä on ajatella, että muutosneuvottelut voidaan käynnistää heti, kun tarve henkilöstövähennyksille on tunnistettu. Käytännössä valmisteluvaihe on usein koko prosessin vaativin osa. Mitä paremmin yritys on valmistautunut, sitä sujuvammin itse neuvottelut yleensä etenevät.

Hyvä valmistautuminen tarkoittaa esimerkiksi sitä, että yritys:

• arvioi liiketoiminnalliset perusteet ja muutoksen tavoitteet
• selvittää aidosti vaihtoehdot henkilöstövähennyksille tai muille toimenpiteille
• arvioi muutoksen vaikutukset henkilöstöön, asiakkaisiin ja liiketoiminnan jatkuvuuteen
• laatii tarvittavat asiakirjat ja dokumentaation huolellisesti
• suunnittelee realistisen aikataulun koko prosessille
• valmistelee viestinnän eri vaiheisiin
• sparraa esihenkilöt kohtaamaan henkilöstön kysymykset, huolet ja tunnereaktiot

Ennen ensimmäistä neuvottelukokousta johdon olisi hyvä pystyä vastaamaan ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Mikä on muutoksen liiketoiminnallinen peruste?
• Mitä vaihtoehtoja henkilöstövaikutuksille on selvitetty?
• Mihin tehtäviin tai toimintoihin muutokset kohdistuvat ja miksi?
• Mitä henkilöstölle voidaan kertoa heti ensimmäisessä tiedotustilaisuudessa?
• Miten varmistamme, että viesti on yhtenäinen riippumatta siitä, keneltä työntekijä kysyy?

Kun nämä asiat on mietitty valmiiksi, itse neuvotteluissa voidaan keskittyä vuoropuheluun eikä prosessin paikkaamiseen.

Muutosneuvottelut ovat myös henkilöstökokemuksen johtamista

Muutosneuvotteluista puhutaan usein juridisena prosessina. Sitä se myös tietty onkin. Työsuhdejuristin apu on välttämätöntä, että asiat menevät varmasti oikein. Vaikka lainsäädännön noudattaminen on luonnollisesti välttämätöntä, pelkkä lain minimivaatimusten täyttäminen ei vielä tarkoita onnistunutta muutosprosessia. HR:n näkökulmasta onnistuneita muutosneuvotteluja ei mitata pelkästään sillä, että prosessi etenee lain mukaisesti. Onnistumista mitataan myös sillä, millainen organisaatio jää jäljelle. Työntekijät muistavat harvoin yksittäisiä lakipykäliä. Sen sijaan he muistavat, miten heitä kohdeltiin. Uskonkin, että tässä on monella yrityksellä parannettavan varaa. Vaikkakin muutosneuvottelut ovat usein vaikeita, niin ne tulisi pyrkiä hoitamaan siitä huolimatta mahdollisimman laadukkaasti.

Yrityksen tapa viestiä, kohdata ihmiset ja perustella päätöksiä vaikuttaa merkittävästi siihen, miten henkilöstö kokee tilanteen ja kuinka paljon luottamusta organisaatioon säilyy muutoksen jälkeen. Jos henkilöstö kokee tulleensa kohdelluksi oikeudenmukaisesti ja kunnioittavasti, organisaation on huomattavasti helpompi jatkaa eteenpäin myös vaikeiden päätösten jälkeen.

Epävarmuutta voidaan vähentää avoimella ja johdonmukaisella viestinnällä. Vaikka kaikkiin kysymyksiin ei aina ole heti vastauksia, henkilöstö arvostaa rehellisyyttä ja sitä, että tilanteesta kerrotaan säännöllisesti. Myös esihenkilöiden rooli korostuu, sillä he ovat usein ensimmäisiä, joilta työntekijät hakevat tietoa ja tukea.

Olen itse ollut työntekijänä muutosneuvottelujen kohteena. Vuosien jälkeen en enää muista tarkasti aikatauluja tai kaikkia päätöksiä. Sen sijaan muistan yhden esihenkilön lauseen.

”Minulla ei ole tänään mitään uutta kerrottavaa muutosneuvotteluista.”

Se jäi mieleeni, koska se loi turvallisuuden tunnetta. Vaikka uutta tietoa ei ollut, tiesimme, ettei meitä ollut unohdettu. Saimme vahvistuksen siitä, että tilanteesta kerrotaan heti, kun kerrottavaa on. Muutostilanteissa ihmiset täyttävät tiedon puutteen helposti omilla tulkinnoillaan, huhuilla ja oletuksilla. Siksi joskus tärkein viesti on juuri se, ettei uutta kerrottavaa vielä ole.

Muutostyö jatkuu neuvottelujen päättymisen jälkeen

Muutosneuvottelujen päättyminen ei tarkoita, että muutos olisi ohi. Usein huomio kohdistuu niihin työntekijöihin, joiden työsuhde päättyy. Yhtä tärkeää on kuitenkin huolehtia niistä, jotka jäävät organisaatioon. Jäljelle jääviltä työntekijöiltä odotetaan usein uusien vastuiden omaksumista, muuttuneiden työtehtävien haltuunottoa ja samalla työyhteisön rakentamista uudelleen. Tilannetta kuvataan joskus englanninkielisellä käsitteellä survivor syndrome. Jäljelle jääneet työntekijät voivat kokea helpotuksen lisäksi syyllisyyttä, epävarmuutta ja huolta omasta tulevaisuudestaan. Jos tätä vaihetta ei johdeta aktiivisesti, seurauksena voi olla motivaation laskua, lisääntyneitä sairauspoissaoloja tai pahimmillaan avainosaajien lähteminen juuri silloin, kun organisaatio tarvitsee vakautta kaikkein eniten.

Juuri tässä vaiheessa hyvä henkilöstöjohtaminen näkyy käytännössä. Selkeä viestintä, uusien roolien kirkastaminen, esihenkilöiden aktiivinen tuki ja suunnitelmallinen muutosjohtaminen auttavat organisaatiota siirtymään vaikeasta tilanteesta kohti uutta arkea.

Tarkistuslista yritykselle ennen muutosneuvottelujen käynnistämistä

Ennen kuin ensimmäinen neuvottelukutsu lähetetään, kannattaa pysähtyä hetkeksi ja varmistaa, että ainakin seuraavat asiat ovat kunnossa:

• Onko liiketoiminnallinen peruste muutokselle selkeä ja hyvin dokumentoitu?
• Onko aidosti arvioitu vaihtoehdot henkilöstövähennyksille?
• Onko muutoksen vaikutukset henkilöstöön, asiakkaisiin ja liiketoimintaan arvioitu?
• Ovatko lain edellyttämät asiakirjat valmiina?
• Onko viestintäsuunnitelma laadittu koko prosessin ajalle?
• Ovatko esihenkilöt valmistautuneet vaikeisiin keskusteluihin?
• Onko mietitty, miten jäljelle jäävän henkilöstön sitoutumista ja työhyvinvointia tuetaan muutoksen jälkeen?

Mitä useampaan kohtaan voit vastata kyllä, sitä paremmat edellytykset yrityksellä on viedä muutosneuvottelut läpi hallitusti ja henkilöstöä kunnioittaen.

Onnistuminen ratkaistaan ennen ensimmäistä kokousta

Hyvin toteutetut muutosneuvottelut eivät synny sattumalta. Ne rakentuvat huolellisesta valmistelusta, selkeästä prosessista ja tavasta kohdata ihmiset muutoksen keskellä.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen on prosessin perusta, mutta onnistunut muutos edellyttää myös hyvää henkilöstöjohtamista. Kun valmisteluun panostetaan riittävästi, yritys voi vähentää riskejä, helpottaa esihenkilöiden työtä, säilyttää henkilöstön luottamusta ja luoda parhaat mahdolliset edellytykset organisaation uudelle alulle.

Suurin osa onnistuneista muutosneuvotteluista ratkaistaan jo ennen ensimmäistä neuvottelukokousta.