Talousraporttien oikeellisuus ja yrittäjän hyödyt

Suoriteperiaate kirjanpidon perustana

Kirjanpidon lopputuloksena valmistuva vuositilinpäätös laaditaan kirjanpitolain mukaisesti suoriteperiaatteella. Ns. kahdenkertaisessa kirjanpidossa tuloslaskelmalle kirjataan erät silloin, kun ne ovat suoriteperiaatteen mukaisesti syntyneet. Muulta osin rahan liikkeet näkyvät pelkästään yhtiön varallisuusasemaa kuvaavassa taseessa. Tuotot kirjataan tuloslaskelmalle sillä hetkellä, kun tuote tai palvelu luovutetaan asiakkaalle, ja vastaavasti kulut kirjataan tuloslaskelmalle silloin, tuotantotekijä (ostettu tavara, palvelu tai vaikka työntekijän työsuoritus) vastaanotetaan. On huomionarvoista, että tuloutusajankohta ei ole suinkaan sama kuin rahansiirtymishetki. Näin ollen yhtiön pankkitilin saldo voi olla plussalla, vaikka tuloslaskelma osoittaisi tappiollista tulosta – ja päinvastoin.

Oikea kuva yhtiön tulontuottamiskyvystä muodostetaan ainoastaan suoriteperiaatteen mukaan laaditulla kirjanpidolla ja siksi tavoittelemme mahdollisimman oikein laadittua ja jaksotettua kirjanpitoa myös tilikauden sisällä – jokaisena kuukautena. Tätä ei kirjanpitolaki edellytä – eikä kaikin osin verolaitkaan (paitsi tilitettävän arvonlisäveron näkökulmasta) – mutta raporttien oikeellisuus on tavoiteltavaa ennen kaikkea yrityksen itsensä kannalta, jotta tuloksentekokykyä voidaan arvioida ja tulevat liiketoimintaa koskevat päätökset perustaa mahdollisimman oikeaan informaation muulloinkin kuin vain kerran vuodessa tilinpäätöksen jälkeen.

Haasteet suoriteperiaatteen raporteissa

Myynnin tulouttaminen oikein voi olla haastekohta raporttien oikeellisuuden näkökulmasta. Myyntituotot tulisi kirjata liikevaihtoon sinä kuukautena, kun tavarat/palvelut on luovutettu. Myyntilaskut olisi syytä laatia mahdollisimman pian luovutuksen jälkeen, jotta ne ehtivät oikealle kuukaudelle kirjanpitoon tuotoksi – ja tietysti myös rahat kotiutettua mahdollisimman pian. Myyntilaskuilla tulee näkyä tavaroiden/palveluiden luovutushetki tai jos on kyseessä pitkäaikainen palvelu, se ajanjakso, jota laskutus koskee. Joskus myyntilasku lähetetään asiakkaalle aiemmin kun tuote/palvelu on luovutettu. Näissä tilanteissa myynti ei vielä kuulu tuloslaskelmalle tuotoksi – ei, vaikka rahakin olisi jo vastaanotettu. Vasta se hetki, kun tavara/palvelu on tosiasiasiassa luovutettu, on tulon näyttämisen ajankohta. Esimerkiksi hierontatoimintaa harjoittavan yhtiön lahjakortin myymisestä saatu raha ei vielä kuulu tuloslaskelmalle, koska palveluakaan ei ole vielä luovutettu. Saatu raha esitetään taseella, kunnes asiakas käyttää lahjakortin eli on hierottavana. Sen myötä tuotto kirjataan liikevaihtoon. Myös hieronnasta aiheutunut palkkakulu kuuluu työntekemiskuukaudelle. Tulon esittäminen oikealla kaudella varmentaa sen, että katetta arvioitaessa verrataan oikeita tuottoja ja niistä aiheutuneita kuluja keskenään.

Varaston määrä

Yksi merkittävä raportteja vääristävä erä tilikauden aikana on varaston määrä. Tavaravarastossa yhtiön taseella esitetään se varaston määrä, joka todellisuudessa varastossa vielä on jäljellä eli jolla on vielä olemassa vastaisia tulontuotto-odotuksia, koska sitä ei ole vielä myyty. Sillä hetkellä, kun tavara myydään varastosta pois, täytyy varaston arvoa taseella pienentää ja tavaran hankintahinta kirjata tuloslaskelmalle kuluksi. Ns. meno tulon kohdalle -periaatteen mukaisesti tämä tapahtuu samanaikaisesti kun kyseinen myyntitapahtuma kirjautuu tuloslaskelmalle tuotoksi. Kun sekä tuotto että kulu näkyvät tuloslaskelmalla samanaikaisesti, niiden erotuksena näkyy alemmalla rivillä oikeansuuruinen kate, joka luonnollisesti kertoo liiketapahtuman tuloksellisuudesta eli kannattavuudesta. Varastokirjausten tekeminen ja siis oikean katetason selvittäminen tilikauden aikana edellyttäisi ajantasaisen varastolistauksen toimittamista säännöllisesti taloushallinnon asiantuntijalle. Varaston määrän laskeminen useammin kuin kerran vuodessa olisi siten hyödyllistä. Erilaiset varastojärjestelmät voivat olla avuksi ja joissain tilanteissa varaston määrää voidaan pyrkiä myös arvioimaan kauden aikana, joka sekin johtaa parempaan tietoon kuin että varaston suuruutta arvioitaisiin vain kerran vuodessa.

Varasto-ostojen lisäksi muutkin menot, jotka on ”käytetty” kyseisen kuukauden aikana, kuuluvat tuloslaskelmalle kuluiksi. Tällaisia ovat esimerkiksi työntekijöiden palkat, kyseisen kuukauden vuokrakulu, mainoskulut, puhelinkulut ym. Palkkoihin liittyen on huomattava, että kun työntekijän työsuorite kuukauden osalta on yritykselle vastaanotettu, on työnantajalle aiheutunut siitä muutakin kulua esimerkiksi työnantajan pakolliset vakuutusmaksut ja työntekijän loman ansaitseminen. Loman ansainta tulee kirjata tuloslaskelmalle kuluksi sitä mukaa kuin työsuorite on vastaanotettu. Loma-ajan palkkakulun ei kuulu rasittaa sen kuukauden tuloslaskelmaa, jolloin henkilöt ovat lomalla – eihän silloin saada vastaista työsuoritustakaan. Myös esimerkiksi pekkaspäivä- ja ylityövelat rasittavat tuloslaskelmaa kuluina silloin, kun ylityötä on tehty ja mahdolliset tuototkin työstä saatu – ei vasta sitten, kun vapaita pidellään. Eihän siltä ajalta tuottojakaan enää kerry.

Lyhytaikaisten menojen lisäksi yritys tekee hankintoja, jotka hyödyttävät toimintaa pidemmän aikaa. Näistä tuttuja esimerkkejä ovat hankitut koneet ja kalusteet, autot, rakennukset tai vaikkapa kehittämishankkeet. Nämä kulut eivät ole ”loppuun käytetty” vielä niiden syntyhetkellä, jonka vuoksi ne esitetään varallisuutena taseella ja poistetaan kuluina tuloslaskelmalla vasta sitä mukaa, kun niiden taloudellinen arvo yritykselle vähenee. Jos esimerkiksi auton hankintakulu esitettäisiin kerralla tuloslaskelmalla kuluna, antaisi se vääristyneen huonon kuvan kauden tuloksellisuudesta.

Miksi raportoinnin kehittämistä?

Yhteenvetona voidaan todeta, että oikein laaditut raportit hyödyttävät yrittäjää ja johtoa siinä, että niistä näkee oikean katetason eli toiminnan kannattavuuden. Mahdollisiin epäkohtiin voidaan puuttua ja tehdä jatkossa toimia kannattavuuden parantamiseksi. Ainoastaan kannattava liiketoiminta on pitkässä juoksussa kestävää. Pankkitilin saldo ei anna kannattavuudesta joka hetki realistista kuvaa, vaikkakin toki rahojen riittävyys on liiketoiminnan harjoittamisen kannalta myös olennaisen tärkeää – lähtökohtaisesti juuri kannattava liiketoiminta takaa rahojen riittävyyden liiketoiminnassa. Raporttien oikeellisuuteen kannattaa siis panostaa: raportointia voidaan kehittää mm. huomioimalla suoriteperusteisuutta entistä paremmin tai tarkentaa sitä kustannuspaikkaseurannan käyttöönotolla.

Apua tähänkin asiaan on saatavilla omalta taloushallinnon asiantuntijaltasi!