ERP-järjestelmä ja taloushallinto

ERP-järjestelmän ja taloushallinnon kokonaisuutta tarkastellessa on hyvä ensin ymmärtää käsitteiden merkitys. Suomen kielessä termi ERP-järjestelmä tunnetaan tutummin nimellä toiminnanohjausjärjestelmä. Lyhenne ERP tulee sanoista Enterprise Resource Planning. Nimensä mukaisesti sen tarkoitus on helpottaa yrityksen keskeisten liiketoiminnan prosessien hallinnointia ja suunnittelua sekä antaa parempaa näkyvyyttä toimintoihin. Nykyaikaiset ERP-järjestelmät mahdollistavat automatisaation hyödyntämisen ja sitä kautta toiminnan tehostumisen. Monilta osin toimintoja pystytään järjestelmien kautta seuraamaan reaaliajassa. Yleisimpiä osa-alueita toiminnanohjauksessa ovat esimerkiksi tuotannonhallinta, toimitusketjun hallinta, projektien hallinta, resursointi, työajanseuranta ja muu henkilöstöhallinto. Taloushallinto voi olla osa ERP-järjestelmää tai erillinen järjestelmä, joka tarvittaessa liitetään kokonaisuuteen rajapintoja hyödyntäen.

Taloushallinto on yksi yritystoiminnan tärkeimmistä kulmakivistä ja tarjoaa yritykselle tietoa sen taloudesta ja kirjanpidosta. Taloushallintoon sisältyy kaikki yrityksen rahaliikenteeseen liittyvät asiat, kuten kirjanpito, osto- ja myyntilaskut, raportointi sekä palkanlaskenta. Suomessa kirjanpito on lakisääteistä ja kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia yrityksiä. Usein mitä isompi yritys on, sitä laajemmat sen velvollisuudet tämän osalta ovat. Taloudenhallinnan ja kirjanpidon kautta saatava tieto on tärkeää paitsi yritykselle itselleen, myös ulkopuolisille tahoille, kuten rahoittajille ja yhteistyökumppaneille. Taloudenhallinnan avulla yritys voi lukujen valossa tarkastella menneisyyttään ja suunnitella tulevaa.

ERP-järjestelmien muuttunut toimintaympäristö

Menneinä vuosina ERP-järjestelmän eli toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntäminen nähtiin enemmän isojen yritysten mahdollisuutena. Digitaalinen murros ja järjestelmien kehittyminen pilvipohjaisiksi on tuonut nämä mahdollisuudet entistä enemmän paitsi PK-sektorin myös mikroyritysten käyttöön. Tämän lisäksi järjestelmien parantunut käytettävyys ja laajat mobiilimahdollisuudet tuovat järjestelmät lähemmäs käyttäjiä ja luontevammin osaksi jokapäiväistä työarkea.

Ohjelmistokenttään jalkautuneet SaaS-palvelumallit (Software as a Service) mahdollistavat sen, ettei yrityksellä tarvitse enää olla itsellään sisäistä resurssia ja osaamista järjestelmien ylläpitoon. ERP-järjestelmien käyttöönotto on helpottunut ja monilta osin toiminnanohjausjärjestelmät nousevat pystyyn viikoissa tai kuukausissa, vuosien sijaan. Lisääntynyt ja muuttunut tarjonta on vaikuttanut myös kustannuksiin niin, että entistä useammin yritykset pystyvät heti toimintansa alkutaipaleella hyödyntämään järjestelmiä liiketoimintansa kannalta tärkeimpiin osa-alueisiin.

Muuttunut toimintaympäristö on tuonut mukanaan uudenlaisia liiketoiminnan riskejä, joita nykyaikaiset järjestelmät pystyvät taklaamaan. Tietoturvaan liittyvät säädökset ovat kiristyneet ja kriittisten tietojen turvaaminen on entistä tärkeämmässä asemassa. Nykyaikaiset ERP-järjestelmäratkaisut, ja niin ikään myös taloudenhallinnan järjestelmät, tarjoavat perinteisiä ratkaisuja paremman suojan tietomurtoja vastaan ja vastaavat tämän osa-alueen kasvaneisiin vaateisiin.

Erilaisia ja eri toimialoihin tai tiettyihin liiketoiminnan osa-alueisiin erikoistuneita ERP-järjestelmiä on markkinoilla valittavina tuhansia. Toiminnanohjausjärjestelmien laajuus vaihtelee globaaleista, valtavista ja lähes kaiken kattavista, ohjelmistokokonaisuuksista aina yksittäisiin pieniin ja hyvin spesifiin tarpeeseen luotuihin kevyempiin ohjelmistoihin. Aikoinaan asiakkaat arvostivat yhtä järjestelmää, josta löytyy mahdollisimman kattavasti eri osa-alueita. Kuitenkin vain harva ohjelmisto pystyy olemaan joka osa-alueella erinomainen ja tästä syystä nykypäivänä trendi PK-yritysten sektorilla on selvästi kääntynyt siihen, että valitaan yrityksen tarpeeseen ja toimintaan sopivimmat ohjelmistot eri osa-alueille ja liitetään ne ohjelmistorajapinnoin toisiinsa tarvittavilta osin.

Taloushallinnon rooli järjestelmäkokonaisuuksissa

Taloushallinnon osa-alue voi olla ERP-järjestelmään sisäänrakennettu ominaisuus, optiona saatava lisäosa tai kokonaan erillinen järjestelmä. On myös mahdollista, että ERP-järjestelmässä ei ole lainkaan taloushallintoon suoraan liittyviä toimintoja, vaan sen tarkoitus on täysin suunnattu jonkun muun liiketoiminnan osa-alueen ympärille. Vaikka taloushallinnon ominaisuuksia löytyisi, niin läheskään kaikista järjestelmistä ei silti löydy kirjanpidon tekemiseen vaadittavia valmiuksia ja tähän valitaan erillinen ohjelmisto. Niissä tilanteissa, joissa taloushallinto sisältyy ERP-järjestelmään, voidaan kyseistä ominaisuutta hyödyntää täysimääräisesti hoitaen kirjanpitokin kyseisen järjestelmän kautta, tai vain osittain, esimerkiksi päivittäisissä taloudenrutiineissa, kuten ostolaskujen käsittelyssä tai palkka-aineiston keräämisessä, ja silti varsinaiset kirjanpidon toiminnot hoidetaan muualla.

Tänä päivänä kehittyneet ohjelmistorajapinnat mahdollistavat monissa tapauksissa järjestelmien saumattoman yhteispelin. Yleisimpiä tietoja, joita ERP-järjestelmän ja taloushallintojärjestelmän välissä olevia rajapintoja pitkin liikutellaan, ovat myynti- ja ostolaskuaineisto, palkanlaskentaan liittyvä aineisto sekä erilaisiin raportointeihin liittyvä data. Tietojen automaattinen siirtyminen vähentää manuaalisten työvaiheiden ja sitä kautta myös inhimillisten virheiden määrää, jolloin toiminta tehostuu ja aikaa säästyy.

Yrityksen taloushallinnossa ja toiminnanohjauksessa käytettävien ohjelmistojen kokonaisuutta tarkastellessa kannattaa muistaa aina tarkoituksenmukaisuus. On hyvä selvittää se, mitä osaa yrityksen toiminnasta halutaan järjestelmän toiminnoilla tukea ja helpottaa, sekä mitkä tiedot ovat sujuvan kokonaisuuden kannalta tärkeimpiä saada liikkumaan. Mikäli taloushallinto liitetään toiminnanohjauksen kokonaisuuteen erillisenä järjestelmänä, niin järjestelmien väliset rajapintamahdollisuudet ja järjestelmätoimijoiden kyvykkyydet integraatioihin on hyvä selvittää huolellisesti. Hyvä on pohtia myös, saadaanko järjestelmistä tarpeellisella tarkkuudella olevaa dataa liiketoiminnan johtamisen tueksi. Toiminnanohjauksesta saatavat raportit ovat usein operatiivisemmalla tasolla ja osittain arvioihin perustuvaa tietoa, kun taas kirjanpidon raportit kertovat todellisiin lukuihin pohjautuvaa toteutunutta faktaa.

ERP -järjestelmän hyödyt taloushallinnolle

Oikein valittu ERP- järjestelmä ja siihen sopiva taloushallinnon ratkaisu tuovat liiketoimintaan tehokkuutta ja tarkkuutta. Operatiivisen toiminnan tasolta ERP-järjestelmän kautta kerättävä tieto saadaan tällöin kattavasti hyödynnettyä taloushallinnossa, jolloin se tarjoaa oikeaa tietoa yrityksen johtamiseen ja toimintojen kehittämiseen:

• Yrityksen toiminnot yhdistyvät tarjoten kattavan kokonaiskuvan liiketoiminnasta ja sen luvuista
• Tärkeimpien osa-alueiden data on reaaliaikaista mahdollistaen nopean reagoinnin poikkeamiin
• Rutiinit ja turhat työvaiheet voidaan automatisoida virheen riskien minimoimiseksi
• Toimintojen tehokkuus säästää aikaa ja ajansäästö luo kustannustehokkuutta
• Raportoinnista saadaan enemmän ja tarkempaa tietoa päätöksenteon tueksi yrityksen kasvun mukana
• Saavutetaan skaalautuvuutta mahdollistamaan toiminnan kasvua
• Pystytään vastaamaan tietoturvan ja lainsäädännön kasvaneisiin vaateisiin

Näiden hyötyjen vuoksi ERP- järjestelmän ja taloushallinnon kokonaisuuteen on syytä kiinnittää erityistä huomiota, sillä pitkällä tähtäimellä sillä voidaan saavuttaa yritykselle merkittävää kilpailukykyä.

———————

Mari Haapanen
Myyntijohtaja