Miten voit varautua sopimusrikkomuksiin?

Yritykset solmivat liiketoiminnassaan paljon erilaisia ja taloudelliselta merkitykseltään vaihtelevia sopimuksia. Sopimuksia tehtäessä ajatellaan usein, että yhteistyö sopijakumppanin kanssa sujuu kuin tanssi, eikä ongelmia synny. Liiketoiminnan sopimuksissa on kuitenkin tärkeä varautua myös sopimusrikkomustilanteisiin. Yritykselle on tärkeää turvata suoritukset ja saatavat silloinkin, kun sopimussuhteessa tulee ”ryppyjä rakkauteen”.

Olen koonnut seuraavaan asioita, jotka yrityksen kannattaa huomioida sopimuksia tehdessään.  

Ennakoi – sopimuskumppanin valinta

Sopimusrikkomuksiin varautuminen alkaa jo ennen varsinaisen sopimuksen tekemistä eli ”oikean” sopimuskumppanin valitsemisesta. Sopimuskumppaniksi kannattaa valita niin sanottu turvallinen sopimuskumppani. Vaivannäkö tämän selvittämiseksi palkitsee, ja riskit riitojen syntymiseen vähenevät.

Keskeistä tässä ennakoivassa varautumisessa ottaa selvää suunnitellusta sopimuskumppanista. Muun muassa yritystutkimukset ja asiakasreferenssit voivat antaa tärkeää tietoa siitä, onko sopimuskumppani kokenut ja hyvämaineinen toimija. Toisinaan on tarpeen kuunnella myös alalla mahdollisesti liikkuvaa ”hiljaista tietoa” sopimuskumppanin maineesta: vaikeaksi tunnetun sopimuskumppanin valinta voi ennakoida vaikeuksia myös sinun yrityksesi sopimuksen toteuttamisvaiheessa. Sopimuskumppanin maksukykyisyyttä kannattaa selvittää maksuhäiriöraporteista ja vastaavista suorituskykyä osoittavista raporteista.

Tee selkeä, kirjallinen sopimus

Liiketoiminnassa ei ole tavatonta, että sopimuksia tehdään suullisesti tai jopa konkludenttisesti eli ilman nimenomaisia suullisia tai kirjallisia tahdonilmaisuja ns. hiljaisesti. Useimmiten suullinen sopimus onkin sitova. Sen riskinä on, että jälkikäteen sopimuksen sisällöstä ja toisinaan jopa sopimuksen syntymisestä syntyy erimielisyyttä osapuolten välillä.

Sopimuksen tekeminen kirjallisessa muodossa on erittäin suositeltavaa, jotta voidaan jälkikäteen osoittaa sopimuksen syntyminen ja sen sisältö.

Yrityksen kannattaa panostaa kirjallisen sopimuksen laatimiseen. Kirjallinenkaan sopimus ei auta, jos sopimus on epäselvä, ristiriitainen, puutteellinen tai jopa toteuttamiskelvoton. Pintapuolinen, hätäisesti tehty toisen sopijapuolen toimittaman sopimuksen tarkastaminen voi olla kohtalokasta. Yrityksen tulee varmistua, että sopimuksessa sovitaan kaikista sen kannalta olennaisista asioista ymmärrettävästi ja yksiselitteisesti.

Sopimuksessa on tärkeää sopia muun muassa voimassaolosta ja päättämisehdoista sekä viivästysten ja virheiden seuraamuksista. Myös ylivoimaisiin esteisiin kannattaa varautua (ns. force majeure -ehto). Erityisesti rajat ylittävissä sopimuksissa on syytä olla huolellinen myös sovellettavan lain valinnassa sekä riidanratkaisulausekkeissa. Sopimuksen solmiminen voi olla riski, jos sopimukseen liittyvässä erimielisyystilanteessa sovelletaan kovin eksoottista tai vierasta lainsäädäntöä. Mikäli joudut sopimusneuvottelussa myöntymään ehtoon vieraan valtion lain soveltamisesta, on hyödyllistä käyttää riskiarvioinnissa kyseisen valtion paikallista neuvonantajaa. 

Sovi selkeät maksuehdot ja varaudu viivästyksiin

Sopimusten osapuolten tavoitteet maksuehtojen suhteen poikkeavat usein toisistaan. Toimittajan (tai myyjän) intressinä on saada maksut mahdollisimman etupainotteisesti, kun taas tilaajan (ostajan) toiveena on suorittaa maksuja vasta suorituksen valmistumisen jälkeen ja takapainotteisesti.

Maksuaikataulu tulee sopia selkeäksi ja molempien kohtuulliset edut huomioon ottavaksi. Sopimusrikkomusten todennäköisyys pienenee, kun sovittu maksuaikataulu on realistinen. Myös maksun erääntymisen ja/tai laskuttamisen edellytykset tulee sopia tarkasti: epäselvyyttä voi syntyä siitäkin, mitkä velvoitteet tulee olla täytetty, ennen kuin osapuolella on oikeus laskuttaa tai maksu erääntyy.

Viivästyskorko on perinteisesti käytetty maksuviivästyksen seuraamus, mutta sen lisäksi viivästyksen seuraamuksena voidaan käyttää pidätysoikeutta. Pidätysoikeudella tarkoitetaan sopimusosapuolen oikeutta pidättäytyä omasta suorituksesta niin kauan, kuin toisen osapuolen viivästys kestää. Pidätysoikeudesta on suositeltavaa sopia nimenomaisesti sopimusehdoissa. Pidätysoikeus voidaan myös poissulkea sopimusehdoissa, jos osapuolille on tärkeää, ettei tämä seuraamus ole käytettävissä.

Liiketoiminnan sopimuksissa yleistä on varautua viivästyksiin myös viivästyssakolla, vahingonkorvauksella tai omistuksenpidätysehdolla. Omistuksenpidätysehdossa on kyse omistusvakuudesta. Se on myyjälle tehokas keino varautua ostajan maksuviivästyksiin ja jopa ostajan konkurssitilanteeseen. Omistuksenpidätysehdolla myyjä pidättää itsellään omistusoikeuden esineeseen kauppahintasaatavan suorittamisen vakuudeksi. Omistuksenpidätysehdosta tulee aina sopia nimenomaisesti, yksilöidysti ja ennen kuin ostaja saa myydyn esineen hallintaansa.

Varaudu olosuhdemuutoksiin ja sopimuksen päättymiseen

Erityisesti kestosopimuksissa on syytä varautua selkein sopimusehdoin tilanteeseen, jossa sopimuksen jatkamiselle ei olekaan enää edellytyksiä, ja se halutaan jommankumman toimesta päättää.

Oikeus sopimuksen purkamiseen on tärkeä oikeus, mutta yleensä viimesijainen sopimusrikkomuksen seuraamus. Lähtökohta on, että vain olennaiset sopimusrikkomukset oikeuttavat purkamiseen. Sopimuksen purkamisperusteet ja menettely purkamistilanteessa on mahdollista ja suositeltavaa sopia nimenomaisesti sopimusehdoissa. Osapuolet voivat esimerkiksi sopia, monenko viikon toimitusviivästys oikeuttaa toisen osapuolen purkamaan sopimuksen.

Purkutilanteessa sopimuksen voimassaolo päättyy välittömästi, ja suoritukset palautuvat (lähtökohtaisesti). Sopimuksessa voidaan asettaa rikkoneelle osapuolelle myös velvollisuus maksaa kiinteämääräistä sopimussakkoa ja/tai vahingonkorvausta.

Jotta vaikeaksi osoittautuneesta sopimuksesta on mahdollista päästä eroon myös ilman olennaista sopimusrikkomusta, (kesto)sopimukseen on hyvä ottaa myös maininta irtisanomisoikeudesta. Osapuolet voivat sopia irtisanomisen olevan mahdollista myös ilman sopimusrikkomusta eli ilman erillistä perustetta. Irtisanomistilanteessa sopimus jatkuu irtisanomisajan, eivätkä suoritukset palaudu.

Lopuksi

Jokainen sopimus on oma kokonaisuutensa, ja edellä kuvatut muistisäännöt soveltuvat toisiin sopimuksiin paremmin kuin toisiin. Seuraavilla viidellä ohjeella pääset kuitenkin jo pitkälle sopimusrikkomuksiin varautumisessa:

• Ole huolellinen sopimuskumppanin valinnassa.
• Panosta hyvään, kirjalliseen sopimukseen.
• Sovi selkeät maksuehdot.
• Varaudu viivästyksiin ja sopimusrikkomuksiin.
• Sovi sopimuksen päättämisperusteista ja -menettelystä.

Talenomin juristit konsultoivat sopimusasioissa ja auttavat yritystäsi sopimusten laadinnassa sekä sopimusrikkomuksiin varautumisessa.