Avaimet onnistuneeseen perehdytykseen

Työturvallisuuslaki määrittää, että työnantajan on huolehdittava työntekijän riittävästä perehdytyksestä työolosuhteisiin ja työvälineiden käyttöön. Perehdytys ei siis ole vapaaehtoisuuteen perustuvaa toimintaa, vaan sitä on järjestettävä ihan lainkin mukaan. Annettua opastusta ja ohjausta pitää myös täydentää tarvittaessa.

Onnistunut perehdytys sujuvoittaa työn käynnistymistä, lisää työturvallisuutta ja työhyvinvointia, tekee yrityksen toimintatavat tutuiksi ja edesauttaa työntekijän integroitumista työyhteisöön. Perehdytys on yleensä ensimmäisiä asioita, joita työntekijät kohtaavat saapuessaan organisaatioon. Perehdytys antaa työntekijälle mielikuvan yrityksen organisaatiokulttuurista, muovaa olemassa olevaa työnantajamielikuvaa ja tutustuttaa työntekijän työyhteisöön ja työtapoihin. Perehdytys on prosessi, joka vaatii aikaa, jotta esitetyt asiat kyetään sisäistämään.

Milloin perehdytystä pitää tarjota?

Perehdytys ja työhön opastaminen on tärkeää paitsi uuden työntekijän saapuessa, myös silloin, kun työntekijän toimenkuva ja tehtävät vaihtuvat organisaation sisällä. Myös pitkiltä poissaoloilta palaavat työntekijät tarvitsevat usein perehdytystä. Kaikissa tapauksissa ollaan uuden äärellä, ja onnistunut perehdytys auttaa sekä työntekijää että työnantajaa saavuttamaan halutut tavoitteet. Tavoitteiden saavuttaminen on molempien osapuolten yhteinen etu. Työntekijä haluaa oppia työn ja kyetä suoriutumaan siitä parhaalla mahdollisella tavalla, ja työnantaja toivoo työntekijän sisäistävän työtavat nopeasti sekä antavan osaamisensa yrityksen hyödyksi.

Miksi perehdytystä pitää tarjota?

Usein kuulee, että työntekijät kokevat perehdytyksen olleen pintapuolista ja suppeaa, ja joskus on oletettu uuden henkilön automaattisesti hallitsevan kaikki työnantajan käytännöt ilman erityistä opastusta. Työntekijät purkavat herkemmin työsuhteen koeajalla , jos on koettu, ettei perehdytys ole ollut riittävää, eikä työntekijä ole saanut tarvittavaa tukea työsuhteen alussa. Puutteellinen tai olematon perehdytys voi siis johtaa työsuhteen nopeaan katkeamiseen, vaaratilanteisiin työtä tehdessä, tai vaikuttaa yrityksen toimintaan negatiivisella tavalla.

Rekrytointi ei ole ilmaista, joten olisikin toivottavaa, että työsuhde jatkuisi ja rekrytoinnin kustannukset tulisivat katetuiksi työntekijän työpanoksella. Turvallisuus on avainasia työtä tehdessä. Vaaratilanteet, vahingot ja tapaturmat voivat aiheuttaa suuria kustannuksia, ja toisinaan jopa korvaamatonta haittaa. Työntekijän puutteelliset taidot voivat heijastua myös yrityksen asiakkaisiin, tuotetun palvelun laatuun ja yhteistyökumppaneiden välisiin suhteisiin haastavalla tavalla.

Perehdytyssuunnitelma

Onnistunut perehdytys on suunnitelmallista ja järjestelmällistä. Yrityksillä olisi syytä olla olemassa oma perehdytyssuunnitelma, jota voidaan päivittää tarpeen mukaan. Oman perehdytyssuunnitelman tekemiseen löytyy useita aputyökaluja hakukoneesta, joita voidaan hyödyntää suunnitelman laatimisessa. Yrityksen sisäiset toimintatavat ja prosessit pitää sisällyttää suunnitelmaan, koska laaditun perehdytyssuunnitelman on oltava yritykselle relevantti ja juuri oikeanlainen työnkuvaan nähden. On hyvä pohtia, riittääkö yksi perehdytyssuunnitelma, vai ovatko erilaiset työnkuvat toisistaan niin poikkeavia, että suunnitelmia pitäisi olla useampia eri toimenkuville. Työntekijän aiempi tausta, kokemus ja tuleva työnkuva voidaan huomioida tapauskohtaisesti perehdytyksessä. Perehdytyksen laajuutta voi yksilöllistää sen mukaan, onko kyseessä palaava työntekijä, täysin uusi työntekijä vai organisaation sisällä siirtyvä työntekijä. Täysin uudelle työntekijälle perehdytettävää on huomattavasti enemmän, kuin jo yrityksessä työskennelleelle henkilölle. Valmiiksi suunniteltu perehdytyskokonaisuus säästää aikaa myöhemmin, koska toimet on mietitty valmiiksi etukäteen eri tilanteisiin.

Perehdytyssuunnitelma on silloin hyvä, kun siinä on huomioitu seuraavat avainasiat:

1. Läpikäytävät asiat – Tehtävät, toimintatavat, järjestelmät yms.
2. Aikataulu – Missä vaiheessa mikäkin asia käydään läpi?
3. Vastuut – Kuka vastaa mistäkin asiasta?
4. Millä tavoin perehdytys toteutetaan käytännössä – Koulutus, keskustelut, itsenäinen opiskelu jne.
5. Ketä perehdytetään – Yksilöllisyys, pohjaosaaminen jne.

Työnkuva lähtökohtana perehdytyksen sisällölle

Perehdytyksen lähtökohtana on tieto työnkuvasta; millaista työtä tehdään, mitä tietoja ja taitoja sen suorittaminen vaatii, sekä mitkä ovat työn tavoitteet ja vastuut. Kun työnkuva on kartoitettu, ydinasiat voi lajitella tärkeysjärjestyksen mukaan. Onnistuneen perehdytyksen takaamiseksi hierarkkinen eteneminen on usein loogisinta, eli aloitetaan yleisistä, suuremmista asioista, ja edetään niistä pienempiin yksityiskohtiin. Yleiset asiat ovat usein samoja toimenkuvasta riippumatta, koska ne koskevat yrityksen yhteisiä arvoja, toimintatapoja ja käytäntöjä.

Aikataulut perehdytyksessä

Perehdytyssuunnitelmassa on huomioitava toiminnot eri aikaväleille. Esimerkiksi ennen työsuhteen alkua tai työntekijän siirtymistä uusiin tehtäviin tulee huolehtia tarvittavien lomakkeiden täyttämisestä, avainten tai kulkulupien hankinnasta, järjestelmätunnuksista yms., jotta työn alkaessa kaikki ovat jo valmiina. Huolehdittavia asioita voi olla paljon, ja onkin järkevää listata nämä kaikki yhdelle suunnitelmalle, ja sopia selkeästä vastuunjaosta asioiden hoitamiseksi. Kun työntekijä saapuu ensimmäisenä päivänä paikalle, sujuu aloitus jouhevasti , kunhan nämä huolehdittavat asiat ovat hoidettu ajoissa kuntoon.

Perehdytyksen aloitus ja sen sisältö

Ensimmäisen päivän sisältö on myös erittäin tärkeä. Ensimmäisenä päivänä tulee käydä läpi kaikista tärkeimmät asiat, joilla on suurin merkitys työn aloittamisen kannalta. Tällaisia asioita ovat yleensä esimerkiksi tutustuttaminen työtiloihin ja -välineisiin, työyhteisön pelisääntöjen läpikäynti ja turvallisuuteen liittyvät asiat. Ensivaikutelma työntekijälle syntyy jo ensimmäisen päivän aikana, ja kokema vaikuttaa suuresti olemassa olevaan työnantajamielikuvaan.

Alkutoimien ja ensimmäisenä päivänä käytävien asioiden lisäksi suunnitelmalla kannattaa ottaa huomioon mitä asioita pitää käydä läpi ja mihin mennessä. Näitä voivat olla esimerkiksi perehdytys työmenetelmiin ja -tapoihin, yrityksen tukitoimintoihin tutustuminen, opastus asiakkaiden kanssa toimimiseen, aikatauluihin liittyvät asiat, häiriö- ja poikkeustilanteissa toimiminen. Suunnitelmalla voi olla myös näkyvillä, miten perehdytyksen etenemistä seurataan.  Suunnitelma voi olla esimerkiksi tarkistuslista-tyyppinen ratkaisu, johon kirjataan näkyville, kuka huolehtii mistäkin kokonaisuudesta, ja kirjataan lomakkeelle läpikäydyt toiminnot.

Vastuut perehdytyksessä

Perehdytyssuunnitelmassa kannattaa huomioida vastuunjako yrityksen sisällä eri toimintojen osalta. Tällöin on selkeää, kuka vastaa mistäkin osa-alueesta ja hoitaa mitkäkin toimenpiteet, ja milloin mikäkin toimenpide on oltava tehtynä. Vastuuhenkilöitä voivat olla yrityksen koosta riippuen esimerkiksi esihenkilöt tai mentoreina / kummeina toimivat työntekijät. Vastuuta voi tarvittaessa jakaa eri osa-alueiden kesken, jolloin jokainen vastuuhenkilö kykenee huolehtimaan omasta kokonaisuudestaan sujuvammin.

Uuden työntekijän saapumisesta kannattaa tiedottaa henkilöstöä hyvissä ajoin, jotta hänet osataan ottaa huomioon henkilöstön keskuudessa . Jos vain on mahdollista, uudelle työntekijälle kannattaa nimetä henkilökohtainen mentori tai kummi, joka ottaa vastuun työn opastuksen käytännössä ja tutustuttaa uuden työntekijän muihin kollegoihin.

Onnistunut perehdytys yhteenvetona

Perehdytyksen onnistumista ja oppimista on seurattava säännöllisesti. Seuranta voidaan hoitaa usealla eri tavalla. Se voi olla vaikkapa keskustelutuokioita esihenkilön kanssa tai työn suorittamisen seurantaa , tai jokin yrityksellenne sopiva räätälöity tapa. Näin varmistetaan, että työntekijä on sisäistänyt tarpeelliset tiedot ja taidot. Palautteen anto puolin ja toisin auttaa sekä yritystä että työntekijää kehittymään. Perehdytyksen lopullisen onnistumisen näkee vasta seurannan yhteydessä. Hyvin tehdyn perehdytyssuunnitelman lisäksi onnistumisen arviointiin vaikuttavat sekä perehdytettävän työntekijän että työnantajan kokemukset perehdytyksestä ja sen sujuvuudesta.

Onnistuneen perehdytyksen lopputuloksena saadaan hyvinvoiva, tyytyväinen ja sitoutunut työntekijä, joka haluaa antaa työnantajalle parhaan mahdollisen panoksensa. Näin molemmat osapuolet voittavat.