Yritysten omistajat eivät välttämättä tee yrityskauppoja kuin kerran elämässä. Siksi niihin yleensä liittyy paljon epätietoisuutta ja sellaista terminologiaa, joka voi hämmentää yrityskaupan osapuolia. Yrityskaupat ovatkin monimutkaisia prosesseja, jotka vaativat tarkkaa suunnittelua, aikaa ja huolellista tietojen hallintaa. Yksi yrityskaupan oleellisimmista osista on due diligence – vaihe, jossa ostaja tekee ns. tarkastuksen ostettavaan yritykseen. Tässä vaiheessa yrityskaupan osapuolet myös jakavat todella paljon luottamuksellista aineistoa toisilleen. Tätä tiedon jakamista varten on monia keinoja, mutta yksi keskeisistä yrityskauppaa tukevista työkaluista on virtuaalinen datahuone (Virtual Data Room, VDR, puhekielessä dataroom), jonka käyttö on yleistynyt viime vuosina. Tämä digitaalinen alusta tarjoaa turvallisen, tehokkaan ja nopean tavan jakaa ja hallita luottamuksellisia tietoja yrityskauppojen aikana.
Mikä on virtuaalinen datahuone?
Virtuaalinen datahuone on ns. verkossa oleva arkisto, joka mahdollistaa asiakirjojen turvallisen jakamisen ja hallinnan. Se tarjoaa tietoturvallisen ympäristön aineiston keräämiseen. Sinne yrityskaupan osapuolet voivat tallentaa, hallita ja jakaa arkaluonteisiakin yrityksen asiakirjoja. Se on erityisesti suunniteltu käsittelemään suuria määriä luottamuksellisia tietoja, kuten kirjanpitoaineistoja, taloudellisia raportteja, sopimuksia ja muita tärkeitä asiakirjoja, josta yrityskaupan osapuolet haluavat toisistaan tietää.
Aineistoja on saatettu aikaisemmin jakaa sähköpostitse, kirjeitse, puhelimessa valokuvina tms. Näiden toimintojen luotettavuus on kuitenkin aina kyseenalaista. Dataroomit tarjoavat useita etuja perinteisiin fyysisiin datahuoneisiin verrattuna. Ensiksikin dataroomiin on yleensä osapuolilla helppo pääsy, jolloin käyttäjät voivat tarkastella ja ladata asiakirjoja mistä tahansa, milloin tahansa. Toiseksi sen käyttäminen on turvallisempaa, koska nykyään edistyneet salausmenetelmät ja käyttöoikeuksien hallinta varmistavat sen, että vain järjestelmään valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi tietoihin. Kolmanneksi on se tehokasta. Automaattiset prosessit ja hakutoiminnot nopeuttavat tietojen käsittelyä ja aineiston analysointia.
Mitkä ovat virtuaalisen datahuoneen hyödyt yrityskaupoissa?
Virtuaalinen datahuone tarjoaa useita merkittäviä etuja yrityskauppojen aikana. Ehkä isoimpana on tietoturvallisuus. Yrityskaupoissa käsitellään usein arkaluonteisia tietoja ja virtuaaliset datahuoneet tarjoavat korkean tason tietoturvaa. Tämä vähentää toimitetun aineiston tietovuotojen riskiä ja suojaa siltä, ettei liiketoimintaan liittyviä asioita pääse ulkopuolisten tietoon.
Virtuaaliset datahuoneet tehostavat due diligence-prosessia. Aineisto on yleensä helposti siirrettävissä dataroomiin, sitä voidaan siellä helposti käsitellä ja pyytää lisätietoja. Lisätiedot voidaan yleensä kohdistaa oikeaan aineistoon suoraan, mikä nopeuttaa prosessin läpivientiä ja vähentää virheiden mahdollisuutta.
Datahuoneiden käyttö voi myös tuoda kustannussäästöjä. Joskus yrityskaupoissa ostajat lähtevät paikan päälle tarkastamaan myyjäyhtiön aineistoa. Tällaisten ns. fyysisten datahuoneiden ylläpito voi olla kallista ja aikaa vievää.
Datahuoneen käyttö myös parantaa yhteistyötä, koska se mahdollistaa reaaliaikaisen yhteistyön eri osapuolten välillä. Tämä yleensä parantaa viestintää ja luo ammattimaisen kuvan toiminnasta.
Lisäksi virtuaalisen datahuoneen käyttö mahdollistaa sujuvat kansainväliset kaupat. Yleensä datahuoneet ovat maailmanlaajuisesti saavutettavissa, joka tällöin mahdollistaa eri puolilla maailmaa olevien kaupan osapuolien turvallisen pääsyn asiakirjoihin.
Yhteenveto
Virtuaalinen datahuone on korvaamaton ja helppo työkalu yrityskauppojen aikana. Se tarjoaa turvallisen, tehokkaan ja nopean tavan hallita ja jakaa luottamuksellisia tietoja. Yritykset, jotka hyödyntävät virtuaalista datahuonetta yrityskaupoissaan parantavat due diligence -prosessiaan, vähentävät riskejä ja saavuttavat yleensä parempia tuloksia yrityskaupoissa.
Talenomin asiantuntijat auttavat mielellään yrityskauppoihin liittyvissä kysymyksissä, oli sitten tarkoituksena myydä tai ostaa yritys.
—
Marie Immonen
Johtava asiantuntija
marie.immonen@talenom.fi
0207 525 291
Hallitse yrityksesi laskutusta, kassanhallintaa ja veroja helppokäyttöisellä digitaalisella työkalulla.
Ohjelmisto-, pankki- ja tilitoimistopalvelut pienelle yritykselle.
Kattava ratkaisu korkealaatuisia talous- ja konsultointipalveluita.
