Työnantajan opas: Työyhteisön laadukkaat keskustelukäytännöt

Henkilöstö on yrityksen tärkein ja arvokkain voimavara

Henkilöstön hyvinvointi ja työyhteisön toimiva vuorovaikutus ovat keskeisiä edellytyksiä menestyvän organisaation taustalla. Työnantajan, yrittäjän ja esihenkilön tehtävänä on pysyä ajan tasalla siitä, mitä työyhteisölle ja yksittäiselle työntekijälle kuuluu. Johtajan ja esihenkilön on tärkeää osoittaa vilpitöntä kiinnostusta työntekijöitä kohtaan. Tämä ei paranna ainoastaan työilmapiiriä, vaan auttaa myös tunnistamaan ja ennaltaehkäisemään mahdollisia ongelmia.

Yksi tehokkaimmista tavoista ylläpitää työyhteisön hyvinvointia ja avointa vuorovaikutusta ovat säännölliset kahdenkeskiset keskustelut.

Kahdenväliset keskustelut 

Kahdenvälisten keskustelujen tarkoituksena on kehittää ja vahvistaa työntekijän ja esihenkilön välistä suhdetta, luoda psykologisesti turvallinen keskusteluympäristö, mahdollistaa erilaiset johtamistavat ja avata kanava avoimelle palautteelle. Nämä säännölliset tapaamiset esihenkilön ja työntekijän välillä tarjoavat mahdollisuuden käsitellä työntekijän tarpeita, haasteita, kehitysideoita ja onnistumisia. Luottamuksen rakentaminen on avainasemassa ja se tapahtuu parhaiten avoimen ja rehellisen keskustelun kautta.

Kahdenvälisillä keskusteluilla on erittäin merkittävä vaikutus myös yrityksen muutos- ja tavoitejohtamisessa sekä osaamisen kehittämisessä. Mitä laajemmin organisaatiossa tehdään etä- tai hybridityötä, sitä tärkeämmäksi nämä säännölliset kohtaamiset ja niiden laatu muodostuvat.

Erilaisia keskustelukäytäntöjä 

Seuraavissa kappaleissa kuvataan erilaisia keskustelukäytäntöjä, jotka auttavat parantamaan työilmapiiriä, lisäävät työntekijöiden sitoutumista ja edistävät organisaation tavoitteiden saavuttamista.

1. Päivittäinen vuorovaikutus

Esihenkilön ja työntekijöiden kohtaamiset tapahtuvat monissa arjen tilanteissa. Nämä kohtaamiset ja keskustelut tapahtuvat työpäivän aikana ilman ennakkosuunnittelua. Esihenkilön on kuitenkin tärkeää olla kohtaamisissa henkisesti läsnä, ei vain fyysisesti paikalla muun kiireen ohella.

Esihenkilön kannattaa järjestää päivittäin aikaa työntekijöiden kuulumisten kysymiselle ja ylipäätänsä saavutettavissa olemiselle. Vaikka työyhteisö olisi pitkälti itseohjautuva, lähijohtamisella on tärkeä rooli työyhteisön menestymisessä. Lähijohtaminen on ensisijaisesti päivittäistä kuuntelemista, tarkkailemista, viestintää ja vaikuttamista. Päivittäisissä kohtaamisissa on mahdollisuus tarttua toimeen ja reagoida nopeasti. Työntekijälle on tärkeää syntyä tunne, että esihenkilö on vaivattomasti tavoitettavissa ja hänelle on helppo puhua matalalla kynnyksellä kaikista asioista.

2. One-to-one-keskustelut

One-to-one-keskustelut ovat etukäteen kalenteroituja, henkilökohtaisia ja säännöllisiä keskusteluja työntekijän ja esihenkilön välillä. Keskusteluiden keskiössä on keskinäisen luottamuksen rakentaminen. One-to-oneissa voidaan vahvistaa yhteistyötä ja antaa rakentavaa palautetta molemmin puolin. Työntekijä voi myös itse tuoda keskusteluihin hänelle tärkeitä aiheita ja nostoja.

Yhteinen keskusteluhetki on oiva tilaisuus purkaa työntekijän tuntemuksia ja hakea ratkaisuja sen hetkisiin haasteisiin. One-to-one-keskustelujen pääpainon tulisi olla työntekijän kehityksen tukemisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa, ei niinkään päivittäisen työn johtamisessa. Päivittäisen työn johtaminen tulisi hoitaa muilla esihenkilötyön menetelmillä. One-to-one-keskusteluissa voidaan käsitellä esimerkiksi työntekijän onnistumisia, kehitysideoita, työtyytyväisyyttä, urakehitystä ja työssä ilmeneviä haasteita.

3. Tiimipalaverit

Säännölliset tiimipalaverit ovat hyvä tapa pitää kaikki työyhteisön jäsenet ajan tasalla meneillään olevista projekteista, tavoitteista ja hankkeista, jakaa tietoa ja ratkaista mahdollisia ongelmia yhdessä. Ne edistävät tiimihenkeä ja yhteistyötä. Tiimin kokoontumisella kannattaa aina olla jokin merkitys, tarkoitus ja tavoite, joihin palataan joka tapaamisen yhteydessä.

Tiimipalaveri voidaan järjestää tarpeen mukaan toistuvasti joko viikoittain tai vaikkapa kerran kuukaudessa. Juokseva palaverimuistio on hyvä työväline tapaamisten suunnittelussa. Kokoontumisten agenda olisi hyvä julkaista tiimin jäsenille etukäteen.

4. Kehityskeskustelut

Kerran tai kahdesti vuodessa pidettävät kehityskeskustelut (tavoitekeskustelut) ovat jo käytössä monessa yrityksessä tai organisaatiossa. Kehityskeskustelut ovat aina tärkeitä, mutta niiden ei tulisi olla ainoa tapa käydä kahdenkeskisiä keskusteluja.

Kehityskeskusteluissa keskitytään työntekijän ammatilliseen kehittymiseen ja tavoitteiden asettamiseen. Ne tarjoavat mahdollisuuden arvioida mennyttä vuotta ja suunnitella tulevaa. Kehityskeskusteluihin kannattaa valmistautua etukäteen hyvin. Keskustelun tueksi voidaan käyttää erilaisia itsearviointi- tai suorituksen arvioinnin lomakkeita.

Kehityskeskustelussa asetettuihin tavoitteisiin olisi hyvä palata säännöllisesti pitkin vuotta muiden keskustelujen tai tapaamisten yhteydessä.

5. Hyvinvointikeskustelut

Hyvinvointikeskusteluissa keskitytään työntekijöiden fyysiseen ja henkiseen hyvinvointiin. Ne voivat sisältää keskusteluja työkuormasta, työ- ja vapaa-ajan tasapainosta sekä muista hyvinvointiin liittyvistä asioista.

Hyvinvointia tulee tukea arjessa joka päivä, mutta hyvinvoinnin teemasta keskustelulle on hyvä järjestää myös oma aika. Keskustelu voi olla vapaamuotoinen tapaaminen, mutta keskustelussa voi nostaa esille työnluonteeseen liittyviä teemoja: työntekijän yleinen hyvinvointi ja jaksaminen, nukkuminen, harrastukset, työkuormitus, psykologinen palautuminen, työn keskeytysten hallinta, aivotyön sujuvoittaminen, työhyvinvointia tukevat yleiset toimet jne.

6. Varhaisen tuen keskustelut

Esihenkilö voi havaita työntekijässä ja hänen tekemisessään pieniä merkkejä, jotka saattavat edeltää varsinaisia ongelmia tai oireita yksilön työkyvyssä. Näiden merkkien juurisyyhyn tulisi pystyä puuttumaan mahdollisimman pian. Varhaisen tuen keskustelu antaa mahdollisuuden keskustella työntekijän kanssa, kun esihenkilö huolestuu hänen työkyvystään. Keskustelun tavoitteena on tukea työntekijää ja suunnitella yhdessä mahdollisia jatkotoimenpiteitä.

Varhaisen tuen keskustelussa on tärkeää kuunnella tarkoin työntekijää ja osoittaa kiinnostusta hänen työhönsä. Jos tilannetta ei saada ratkaisua yhdellä tapaamisella, on erittäin tärkeää sopia jatkosta.

Työterveyshuolto voi tarjota apua ja tukea sekä esihenkilölle että työntekijälle tilanteen ratkaisemiseksi. Monissa organisaatioissa onkin sovittu yhteistyössä työterveyshuollon kanssa tarkat varhaisen tuen mallit ja keskustelukäytännöt.

7. Retrospektiivit

Retrospektiivi on oman toiminnan tarkastelua ja kehittämistä jälkikäteen tehtyjen havaintojen perusteella. Erityisesti projektityössä takautuvasti pidettävät retrospektiivit ovat hyödyllisiä. Niissä tiimi tai projektiryhmä käy yhdessä avoimesti läpi, mikä projektissa sujui hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavissa projekteissa.

Jokaiselle projektiryhmän jäsenelle on tärkeää luoda todellinen mahdollisuus antaa avointa palautetta. Retrospektiivin puheenjohtajana olisi hyvä olla projektin ulkopuolinen henkilö.

Projektin tulokset, sekä positiiviset että negatiiviset, on hyvä julkaista kaikille projektin sidosryhmille heti retrospektiivin jälkeen. Retrospektiivien avulla mahdollisista virheistä voidaan oppia ja laadunvarmistus korostuu. Retrospektiivien avulla yritys tai organisaatio voi keskittyä liiketoiminnan kannalta olennaiseen tekemiseen.

8. Avoimet keskustelutilaisuudet

Avoimet keskustelutilaisuudet, kuten ”kysy johtajalta” -sessio, antavat työntekijöille mahdollisuuden esittää kysymyksiä ja saada suoraa palautetta johdolta. Tämä lisää läpinäkyvyyttä ja luottamusta organisaatiossa. Avoimissa keskustelutilaisuuksissa olisi hyvä olla haastattelija, joka esittää johdolle etukäteen mietittyjä työntekijöiden kysymyksiä. Avoimiin keskustelutilaisuuksiin on tärkeää myös järjestää aikaa vapaalle keskustelulle. Avoimissa keskustelutilaisuuksissa johdolle annetaan mahdollisuus selkeyttää yrityksen tai organisaation arvoja, toimintaperiaatteita, strategiaa, prioriteetteja sekä taloustilannetta.

9. Innovaatio- ja ideointipalaverit

Erilaisissa ideointipalavereissa ja kehitystyöpajoissa keskitytään uusien ideoiden ja innovaatioiden kehittämiseen. Ne voivat olla vapaamuotoisia aivoriihiä tai strukturoituja työpajoja, joissa pyritään löytämään yrityksen prosesseille ja toimintatavoille uusia ratkaisuja ja parannuksia. Ideointia ei kuitenkaan kannata aloittaa tyhjästä, joten tapaamista ja sen fokusta kannattaa suunnitella etukäteen.

Ideointipalaverit ovat erinomainen mahdollisuus tarjota työntekijöille mahdollisuus tulla kuulluksi, haastaa yrityksen vallalla olevat toimintatavat ja kerätä kootusti kehitysideoita. Yrityksen henkilöstö ja työntekijät itse ovat oman työnsä parhaimpia asiantuntijoita. Yhteisten ideointipalavereiden yhteydessä on mahdollista kasvattaa työntekijöiden yhteenkuuluvuutta, merkityksellisyyden tunnetta ja yleistä hyvinvointia.

Laadukkaat keskustelukäytännöt ovat avainasemassa yrityksen menestyksessä.

Keskustelukäytännöt eivät ainoastaan paranna työilmapiiriä, vaan myös lisäävät työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta.

Jos haluat suunnitella oman yrityksesi keskustelukäytännöt ja varmistaa, että ne tukevat yrityksesi tavoitteita, ota rohkeasti yhteyttä! Olemme täällä auttamassa juuri sinua. Suunnitellaan yhdessä sinun yrityksellesi sopivat työyhteisön keskustelukäytännöt.