Sähköinen laskutus tulee – oletko valmis?

Taloushallintoalalla on pitkään puhuttu digitalisaatiosta, automatisaatiosta ja toiminnan paperittomuudesta. Tähän asti näihin liittyvät toimet eivät ole olleet yrityksille tai tilitoimistoille pakollisia, vaikka hyödyt on tunnistettu ja osa toimijoista on jo kehityksessä pitkällä. Nyt tilanne on kuitenkin muuttunut.

Uusi laki

Huhtikuussa 2019 säädettiin laki, jonka mukaan elinkeinonharjoittaja voi vaatia sähköistä laskua toiselta elinkeinonharjoittajalta. Elinkeinonharjoittajien välisessä kaupassa lakia alettiin soveltaa 1.4.2020 alkaen. Tämä on ensimmäinen lailla säädetty konkreettinen toimi kohti sähköistä taloushallintoa. Käytännössä tämä laki tarkoittaa sitä, että ostaja voi vaatia sähköistä laskua myyjältä. Sähköisellä laskulla ei tarkoiteta sähköpostitse lähetettävää laskua vaan laskua, joka on laadittu, siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa mahdollistaen sen automaattisen käsittelyn.

Jotta tämä toteutuu, yrityksellä pitää olla käytössään myyntilaskutus- tai taloushallinnon ohjelmisto, joka mahdollistaa sähköisten laskujen laatimisen. Lain tarkoituksena on luoda edellytyksiä ja siten vauhdittaa siirtymistä kokonaan automatisoituun taloushallintoon.

Automaatio

Automatisaatiolla saadaan useita hyötyjä, kuten nopeampia prosesseja ja parempaa laatua. Automatisaation ansiosta työaikaa vapautuu erityisesti laskun vastaanottavassa päässä: säästöä syntyy vastaanotossa, hyväksynnässä, tiliöinnissä, maksussa ja arkistoinnissa. Sähköinen laskutus helpottaa yrityksen kirjanpidollisia toimia, sillä sähköinen lasku voidaan viedä suoraan ostoreskontrasta pääkirjanpitoon. Inhimillisten virheiden mahdollisuudet vähenevät, sillä ohjelmistot pystyvät käyttämään tietoa suoraan laskulta.

Yrittäjät saavat konkreettisen hyödyn, kun paperilaskujen pyörittämisestä vapautuvalla ajalla voidaan jatkossa tehdä enemmän yrityksen liiketoimintaa edistäviä asioita. Ilmastonmuutoksen torjunnan kannalta paperiton laskutus on myös perusteltua ja tätä päivää.

Siirtyminen sähköiseen laskutukseen

Siirtyminen sähköiseen laskutukseen on ensimmäinen muutos kohti sähköistä taloushallintoa. Muutokset eivät tule jäämään tähän, vaan meneillään on muitakin sähköistämishankkeita, esimerkiksi eKuitti ja rakenteinen tilinpäätös. Yrittäjille alkaa olla erittäin ajankohtaista tarkistaa taloushallinnon ja laskutuksen järjestelmien ja laitteiden soveltuvuus muuttuviin vaatimuksiin yhdessä palvelutarjoajien kanssa. Muutokset voivat tuntua kaukaisilta ja vaikeilta, mutta soveltuvan palveluntarjoajan kanssa asia saadaan ratkaistua ja hyödyistä päästään nauttimaan.