Käteisen rahan merkitys taloushallinnon asiantuntijalle

Kirjanpitolaki

Kirjanpitolaki velvoittaa yritystä seuraamaan käteisellä suoritettuja maksuja päiväkohtaisesti. Vaikka käteinen maksutapana on vähenemään päin, tietyillä aloilla käteistä kassassa edelleen on. Käteisen rahan kulkua seurataan kassakirjalla, jota voikin pitää käteisen rahan tiliotteena. Kassakirja siis todentaa, milloin ja minkä verran käteistä on kassasta lähtenyt ja vastaavasti kassaan tullut. Kuten tiliotteelta, oikein täytetyltä kassakirjalta näkyy kassassa oleva rahan määrä kuukauden alussa sekä kassan tilanne kuukauden lopussa.

Käteinen raha täytyy konkreettisesti laskea joka päivän lopussa, jotta sitä voidaan verrata kassaraportin käteissaldoon ja päästä perille heti mahdollisista eroista. Eron selvittäminen on sitä hankalampaa, mitä pitemmän ajan kuluttua selvitystyö aloitetaan. Kassakirjan säntillinen käyttö tuokin pitkällä aikavälillä yritykselle aikasäästöjä, kun vältytään usein paljon aikaa vievältä salapoliisityöltä. Lisäksi lain vaatimukset tulevat täytetyksi. Kirjanpitoon toimitetaan kuukausittaisen kassakirjan liitteenä myös käteisostoihin ja -myynteihin liittyvät kuitit.

Mitä tapahtuu, mikäli käteistä ei seurata?

 Jos nyt jätetään huomiotta, että ensinnäkin tällöin toimittaisiin vastoin kirjanpitolakia, käteismaksujen kirjaamatta jättäminen vääristää yrityksen tulosta, eivätkä kirjanpidon raportit näytä oikeita lukuja. Kirjanpidosta puuttuvat tuotot tai kulut haittaavat yrityksen toiminnan kateseurantaa ja vaikeuttavat siten tulevaisuuden suunnittelua. Mikäli yrittäjä ei käytä kassakirjaa eikä muutoin ilmoita kirjanpitäjälle käteisellä maksetuista menoista tai käteistuloista, kirjanpitäjän ei ole mahdollista niistä tietää. Näiden toiminnan seurantaa vaikeuttavien tekijöiden lisäksi on tietysti huomioitava, että toimittaessa vastoin kirjanpitolakia, asialla voi olla sekä rikosoikeudellisia että verotuksellisia seuraamuksia.

Verotarkastus

Sekä tilintarkastaja että verotarkastaja kiinnittävät tarkastuksessa huomiota kassan saldoon ja arvioivat sen oikeellisuutta. Jos verotarkastuksessa todetaan, että kassatilin kirjanpitoa on järjestelmällisesti laiminlyöty, katsotaan, että monesti tarkoituksena on verojen välttäminen. Jos kirjanpidon osoittama kassan saldo on liian suuri todellisuudessa kassassa oleviin rahavaroihin nähden, puuttuvat käteisvarat on osakeyhtiöillä kirjattava osakaslainaksi, mikäli halutaan välttää epäilyt peitellystä osingonjaosta veroseuraamuksineen. Koska osakeyhtiö on osakkaistaan erillinen yksikkö, yrityksen rahat eivät saa mennä sekaisin yrittäjien henkilökohtaisten rahavarojen kanssa.

Henkilöyhtiöissä käteisen rahan käsittely on osittain erilaista kuin osakeyhtiöissä

Henkilöyhtiöillä selvittämätön kassaero kirjataan yksityisotoksi, mutta tällöinkin tuloslaskelmalta mahdollisesti puuttuvat kulut / tuotot tietysti vääristävät verotettavaa elinkeinotulosta. Kassaerot on kuitenkin lähtökohtaisesti aina selvitettävä, sillä kirjanpitolaki edellyttää, että kaikki elinkeinotoiminnan tuotot ja kulut kirjataan yhtiön kirjanpitoon.

Jos yrityksessäsi ei käytetä kassakirjaa, nyt on ryhtiliikkeen paikka. Ota yhteyttä taloushallinnon asiantuntijaasi ja pyydä häneltä excel-muotoinen Talenomin kassakirjapohja, jota voitte hyödyntää päivittäisessä toiminnassanne. Pohja räätälöidään yrityksenne tarpeiden mukaan, ja tarvittaessa toimintamalli käydään läpi yhdessä vielä ennen käyttöönottoa.

Kuulemisiin kassa-asioissa!