Sales API -rajapinta, mitä kaikkea tämä mahdollistaa?

Yhä useammat asiakkaamme tarvitsevat integraatioita oman toiminnanohjausjärjestelmänsä ja Talenomin taloushallintojärjestelmän välille. Yksi ratkaisu tällaisen integraation toteuttamiseen on API-rajapinta. Tyypillisesti asiakkaamme siirtävät laskuja ja kirjanpitoaineistoja Talenomille, mutta nykyään halutaan myös yhä enemmän ajantasaista tietoa Talenom Onlinesta takaisin asiakkaan omaan järjestelmään.

Myyntilaskujen osalta on tarpeen saada tietoa esimerkiksi myyntien, suoritusten ja avoimien saatavien tilanteesta. Tähän tarpeeseen vastaamme julkaisemalla Sales API -rajapinnan, joka tarjoaa entistä kehittyneempiä ratkaisuja järjestelmien väliseen tiedonsiirtoon. Tässä blogissa tarkastelemme, mitä kaikkea myyntilaskutuksen Sales API -rajapinta mahdollistaa.

Mikä ihmeen API-rajapinta?

Alkuun voisimme määritellä, mitä API, rajapinta ja integraatio ylipäätään tarkoittavat. Rajapinta on ikään kuin silta, joka mahdollistaa tietojen siirron eri ohjelmistojen välillä. Rajapintoja hyödynnetään laajasti erilaisissa tietokone- ja älypuhelinsovelluksissa sekä verkkosivustoilla. Niiden avulla erilaiset ohjelmat ja laitteet saadaan integroitua eli toimimaan yhdessä ja jakamaan tietoa keskenään. Näin mahdollistetaan saumaton ja ajantasainen toiminta eri järjestelmien välillä.

Lyhenne API tulee sanoista Application Programming Interface, mikä tarkoittaa suomennettuna ohjelmointirajapintaa. API on joukko määritelmiä, eli ohjeita ja sääntöjä, jotka mahdollistavat eri ohjelmistojen välisen kommunikoinnin. Se toimii välittäjänä, joka kertoo ohjelmistoille millä tavalla ne voivat viestiä keskenään ja välittää tietoa toisilleen.

Kun API-rajapinta on rakennettu, se mahdollistaa integraation eli kahden eri järjestelmän yhdistämisen toisiinsa tiedonsiirtoa varten. Integraatiot nopeuttavat työskentelyä, kun tieto siirtyy järjestelmästä toiseen automaattisesti. Manuaalinen työ vähenee, kun samaa tietoa ei tarvitse syöttää useaan eri ohjelmaan. Tämä säästää kustannuksia, ja vähentää myös virheiden mahdollisuutta.

Sales API -rajapinnan ominaisuudet

Sales API -rajapinnan päätehtävä on asiakkaan järjestelmässä luotujen myyntilaskujen siirto Talenom Onlinen Myyntilaskutukseen. Sieltä laskut lähtevät edelleen eteenpäin asiakkaille. Myyntilaskutus hoitaa saatavien seurantaa, ja huolehtii tarvittaessa maksumuistutuksista tai perintätoimista. Laskut siirtyvät myyntilaskutuksesta automaattisesti myös kirjanpitoon.

Tarjolle tulee myös uusia ominaisuuksia. Rajapinnan kautta voidaan ylläpitää asiakas- ja tuoterekisteriä, sekä tarkastella laskujen suoritustietoja ja myyntilaskutuksen yleisiä asetuksia. Muita toiminnallisuuksia tullaan julkaisemaan myös jatkossa päivitysten yhteydessä.

Kaksisuuntaisuus nopeuttaa myyntilaskutuksen tiedonsiirtoprosessia 

API-rajapinta tulee ajan myötä korvaamaan nykyisen myyntilaskurajapintamme, joka pohjautuu vanhaan teknologiaan. Vanhassa rajapinnassa on toiminut vain laskujen siirto asiakkaan järjestelmästä Talenomille, mutta Sales API mahdollistaa kaksisuuntaisen tiedonsiirron järjestelmien välillä. Jatkossa Onlinen Myyntilaskutuksen tiedot ovat siis myös noudettavissa rajapinnan kautta. Asiakkaan järjestelmään voidaan noutaa myyntilaskutuksesta laskuja, niiden liitteitä ja suoritustietoja sekä asiakas- ja tuotetietoja. Näin asiakkaan järjestelmässä on jatkuvasti saatavilla Online Myyntilaskutuksen ajantasainen tilanne. Aiemmin näitä tietoja on voitu toimittaa vain siirtotiedostojen avulla. Uuden rajapinnan avulla myyntitiedot liikkuvat sujuvasti reaaliajassa ilman manuaalista työtä.

Tarkka, ajantasainen tieto hyödyttää yritystä

On erittäin tärkeää, että saatavilla oleva tieto on mahdollisimman täsmällistä ja ajantasaista. API-rajapintojen käyttö tuo yritykselle merkittäviä etuja. Sales API -rajapinnan avulla tiedot siirtyvät reaaliaikaisesti, jolloin tiedot ovat ajan tasalla sekä Talenom Onlinessa että asiakkaan järjestelmässä. Asialla on merkitystä yrityksen tehokkaan toiminnan, päätöksenteon ja kilpailukyvynkin kannalta.

Kun esimerkiksi uusi myyntilasku on luotu asiakkaan järjestelmässä, se siirtyy myös Onlineen ilman viivettä. Samoin laskulle tulleet suoritustiedot ovat reaaliajassa myös asiakkaan järjestelmän käytettävissä. Näin molemmissa järjestelmissä on ajantasainen tieto viimeaikaisista tapahtumista. Yrittäjä voi reagoida nopeasti, kun mahdolliset myynneissä tapahtuvat muutokset ovat heti nähtävillä.

Tyytyväinen asiakas

Yksi merkittävimmistä Sales API-rajapinnan hyödyistä on parempi asiakaskokemus. Rajapinnan käyttöönotosta syntyvä yrityksen sisäisten prosessien tehostuminen näkyy myös loppuasiakkaille. Asiakaskokema on nykypäivän liike-elämässä ensiarvoisen tärkeää, ja API-rajapinta voi parantaa sitä monella eri tavalla.

Kun tiedonsiirto tapahtuu automaattisesti järjestelmien taustalla, virheet ja viivästykset tietojen siirrossa vähenevät. Asiakastiedot voidaan synkronoida järjestelmien välillä, jolloin ne ovat jatkuvasti ajan tasalla. Myyntien nouto esimerkiksi Business Intelligence -järjestelmään auttaa analysoimaan tietoa, ja sitä voidaan käyttää muun muassa asiakkaiden tarpeiden kartoittamiseen. Näin asiakkaille voidaan tarjota entistä parempia tuotteita ja palveluita. Tyytyväiset ja uskolliset asiakkaat auttavat yritystä menestymään pitkällä aikavälillä.

API-rajapinnat tulevaisuudessa

Kun API-rajapintoja otetaan käyttöön taloushallinnon ja toiminnanohjausjärjestelmien välille, se avaa uusia mahdollisuuksia. Näistä kiinnostavimpia ovat tekoäly ja analytiikka. API-rajapintojen avulla ajantasainen tieto on jatkuvasti saatavilla, jolloin tekoäly pääsee analysoimaan dataa ja havaitsemaan mahdollisia kaavamaisuuksia tai poikkeamia. Näin voidaan ennakoida asiakkaiden mieltymyksiä ja ostokäyttäytymistä, ja tehdä niiden pohjalta tietoisia päätöksiä liiketoiminnassa. Yrityksen toimintaa voidaan parantaa ennustamalla tulevaa myyntiä ja optimoimalla tuotantoa.

API-rajapinnat tulevat siis olemaan merkittävässä roolissa myös tulevaisuudessa, sekä liiketoiminnan prosessien osana että edistynyttä teknologiaa hyödyntäen. Nykyaikaiset taloushallinnon rajapintaratkaisut ovat osana yritysten kasvavaa liiketoimintaa. Kun tieto liikkuu luotettavasti ja tehokkaasti järjestelmien välillä, yrittäjä voi keskittyä olennaiseen.

—

Kirjoittaja:

Minna Kangas, Leading Integration Specialist