Kestävän liiketoiminnan taustalla vaikuttaa kolme yrityksen terveyskolmion tekijää: kannattavuus, vakavaraisuus ja maksuvalmius. Tässä kirjoituksessa tarkastelen maksuvalmiuden roolia eli likviditeettiä. Tällä viitataan yrityksen kykyyn suoriutua maksuistaan kuten laskujen maksusta ja palkoista. Termillä viitataan myös siihen, kuinka hyvin omaisuuserät kuten vaikkapa koneet ja laiteet on muutettavissa rahaksi. On hyvä huomioida, että likviditeetti voi olla heikko myös voittoa tekevällä yhtiöllä ja siksi asiaan tulisikin kiinnittää huomiota ihan jokaisessa yhtiössä.
Ennakoi ja suunnittele – parannat myös likviditeettiä
Kaikki lähtee siitä, että liiketoiminta on suunnitelmallista. Budjetti sekä kassavirtaennuste tulisi olla laadittuna, jotta ymmärretään miten tavoitteisiin päästään ja toisaalta hahmotetaan kassavarojen tilanne. Sattumaa tai ei, mutta itselleni vastaan tulleissa kassakriisissä olleissa yhtiöissä ei ole ollut budjettia tai kassavirtalaskelmaa laadittuna. Toki mitään yleistystä tästä ei voi tehdä, mutta suunnitelmallisuus ja ennakointi ovat usein hyviä lähtökohtia kestävään ja positiivista kassavirtaa tuottavaan liiketoimintaan.
Kun kassakriisissä jo ollaan, lähtökohta likviditeetin parantamiseksi on jo huonontunut. Myöhässä olevat maksut aiheuttavat lisää kuluja korkojen ja viivästysmaksujen muodossa, mikä entisestään vaikeuttaa tilannetta. Yrityssaneeraus voi olla vaihtoehto, mikäli yritys ajautuu maksukyvyttömyyteen. Harmillisen usein saneeraukseen hakeudutaan vasta aivan viime metreillä, esimerkiksi silloin kun konkurssihakemus on jo jätetty velkojan toimesta. Saneerauksen onnistuminen on todennäköisempää, jos prosessiin ryhdytään riittävän aikaisessa vaiheessa.
Kiinnitä huomio myyntilaskutukseen
Tilitoimistoympäristössä työskennellessäni olen törmännyt ajoittain siihen, että pk-yrityksen myyntisaamisten kotiuttaminen ei aina ole tehokasta. Toisin sanoen raha asiakkaalta ei tule kassaan niin nopeasti kuin mahdollista.
Ensinnäkin pitäisi varmistaa, että laskutus on mahdollisimman pitkälle automatisoitu tai vähintäänkin systematisoitu. Ohjelmiston tarjoama automatiikka tulisi olla täysimääräisesti hyödynnettynä. Onko esimerkiksi kuukausittain asiakaskohtaisesti samanlaisena toistuva laskutus automaattista? Automaation hyödyntäminen vähentää myös riippuvuutta ihmistyöstä, mikä voikin joskus muodostua hidasteeksi myyntilaskutusprosessissa. Toiseksi on hyvä varmistaa, että laskut lähtevät heti kun suorite, tavara tai palvelu, on luovutettu. Laskutuksen ei tarvitse tapahtua vain kerran kuussa vaan se voi olla jatkuvaa ja oikea-aikaista. Mikäli edellisen kuukauden laskutus tehdään aina kerralla seuraavan kuukauden alussa, voi pahimmillaan suoritteen luovutuksen ja suoritteen maksun väliin jäädä jopa ylimääräinen kuukausi maksuehdoissa määritellyn maksuajan lisäksi. Tämä on paljon varsinkin yrityksessä, jossa ylimääräistä kassaa ei ole. Ennakkolaskutuksen mahdollisuutta on myös hyvä pohtia erityisesti pidempiaikaisissa projekteissa.
Sekään ei aina riitä, että myyntilaskut lähtevät ajoissa, vaan joskus kassatilannetta hankaloittaa se, että asiakkaat eivät maksa laskuja. Myyntisaamisten perinnän tulisikin toimia tehokkaasti ja mielellään myös mahdollisimman automatisoidusti. Tehokas maksumuistutus- ja perintäprosessi auttaa osaltaan pitämään positiivisen kassavirran halutulla tasolla.
Tarkastele myyntihintoja ja kuluja – nekin vaikuttavat likviditeettiin
Omien tuotteiden tai palveluiden hinnoittelua tulisi tarkastella säännöllisesti esimerkiksi vuoden välein, myös nykyisten asiakkaiden osalta. Tällä on olennainen vaikutus likviditeetin lisäksi myös kannattavuuteen. Kassavirta ja kannattavuus alkaa heikentyä hiljalleen, jos kulut nousevat mutta oma hinnoittelu pysyy muuttumattomana. Koska viimeksi yrityksessänne on tarkistettu myyntihintoja?
Aika-ajoin on hyvä tehdä tarkastelua myös kulupuolelle. Negatiivista kassavirtaa yritykselle aiheuttaa ostolaskujen maksut, palkat ja mahdolliset lainojen lyhennykset. Kuluja karsimalla voi vaikuttaa suoraan kassaan jäävän rahan määrään. Missä ovat isoimmat kuluerät? Onko mahdollista kilpailuttaa esimerkiksi vakuutukset tai toimitilat? Lisäksi ostolaskujen puolella on hyvä varmistaa, että laskujen käsittely toimii tehokkaasti ja automaatiota soveltuvin osin hyödyntäen.
Varaudu yllätyksiin
Joskus tulee yllätyksiä. Vaikka myynti olisinkin ollut aina tasaisen varmaa ja kulupuoli olisi varsin ennakoitavaa ja palkkojen ja ostojen maksut ”rullaavat” kuukaudesta toiseen, on hyvä varautua myös yllättäviin isompiin kassamenoihin. Esimerkkejä ennakoimattomista negatiivisesti tiettyihin toimialoihin vaikuttavista tapahtumista löytyy viime vuosilta harmillisen paljon. Voiko tiukan paikan tullen hyödyntää pankkitililimiittiä? Jos on lainaa, voiko hyödyntää lyhennysvapaita? Entä taseessa oleva omaisuus, kuinka likvidiä se on? Voiko ylimääräistä käyttö- tai vaihto-omaisuutta myydä? Näitä kysymyksiä olisi hyvä pohtia osana riskienhallintaa.
Kassaa ei kuitenkaan tulisi pitää ylisuurena, sillä pankkitiliä suurempaa tuottoa pääomalle saa muualta. Parin kolmen kuukauden menoja vastaava summa pankkitilillä lienee tyypillisesti riittävä summa, jos sen lisäksi ymmärtää taseessa olevan omaisuuden likviditeetin sekä on hieman pohtinut vaihtoehtoja lisärahoituksen saamiseksi.
Hallitse yrityksesi laskutusta, kassanhallintaa ja veroja helppokäyttöisellä digitaalisella työkalulla.
Ohjelmisto-, pankki- ja tilitoimistopalvelut pienelle yritykselle.
Kattava ratkaisu korkealaatuisia talous- ja konsultointipalveluita.
