Talouden seuranta – Mitä jokaisen yrittäjän tulisi siitä tietää?

Yritykset tarvitsevat elinkaaren vaiheesta ja taloudellisesta tilanteesta riippumatta hyvää taloudenpitoa ja seurantaa. Olipa yritys sitten suuri tai pieni, köyhä tai rikas, hyvin tai huonosti menestyvä – yrityksen johto ja yrittäjä tarvitsevat apua ja neuvoa yrityksen liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Olemme havainneet, että pk-yrityksissä yrittäjän huomio keskittyy ydinliiketoimintaan ja arkisiin työtehtäviin. Yrittäjän tulee helposti nipistettyä aikaa talouden suunnittelulta, seurannalta ja kehittämiseltä, sillä talous- ja hallinnolliset asiat mielletään hieman tylsiksi ja pakollisiksi. Toimiva talous on kuitenkin perusta koko yritystoiminnalle.

Talouden suunnittelu ja kehittäminen pitää aloittaa tutustumalla yrityksen menneisyyteen ja nykytilaan. Menneisyydellä tarkoitamme kirjanpidosta saatavia tietoja – nämä asiat ovat jo toteutuneita yrityksen kannattavuutta, vakavaraisuutta ja maksuvalmiutta kuvaavia lukuja. Menneisyyden valinnat ja ratkaisut heijastuvat nykytilanteeseen. Nykytilannetta on myös syytä arvioida huolellisesti ja rehellisesti. Tulevaisuuden ihannekuvaa on helpompi lähteä peilaamaan nykytilanteen kautta. Yritykselle tulee asettaa konkreettisia ja realistisia askeleita kohti haluttua lopputulosta.

Kuinka sitten tutustua menneisyyteen?

Ensimmäiseksi on hyvä ottaa haltuun jo olemassa olevat taloudelliset tiedot. Tyypillisesti näitä ovat kirjanpidosta saatavat kuukausittaiset tuloslaskelmat ja taseet. Yrittäjän päätöksenteon ja suunnittelun kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että yrityksen raportit on laadittu välitilinpäätöstasoisesti ja kuukausittain.

Edelleenkään kaikki yrittäjät eivät pysty hyödyntämään kuukausittaisia talouslukuja, sillä raportteja ei joko saada tai niitä ei ole laadittu päätöksentekoa tukeviksi. Pelkkä raporttien mekaaninen läpikäynti ei tuo yrittäjälle lisäarvoa. Tärkeintä olisi tarkastella lukuja päivittäisen tekemisen lopputuloksena, nostaa havainnot esiin ja miettiä kehitysaskeleet pitkälle ja lyhyelle aikavälille. Yrittäjällä voi olla tuntuma, että yrityksellä menee todella hyvin, kun kalenterit tuuttaa täyttä ja kiirettä piisaa.

Samaan aikaan yrittäjä voi kamppailla rahojen riittävyyden ja kannattavuuden kanssa. Olipa tilanne mikä hyvänsä, yrittäjän kannattaa istahtaa faktojen ääreen tarkastelemaan sitä. Toteutuneet luvut eivät selittele ja kertovat tarinan ilman mutu-tuntumaa. Kun perusta on kunnossa, voidaan katse kääntää talouden kehittämiseen. Kirjanpidosta saatavien perusraporttien lisäksi yritykseen voidaan määritellä ja kehittää yritystoimintaa tukevia raportteja ja mittareita. Monesti näitä saadaan johdettua kirjanpidon luvuista. Tunnuslukujen ja mittareiden määrä ei korvaa niiden laatua.

Suosittelemme ennemmin valitsemaan muutaman oikeasti yritystoiminnan kannalta hyödyllisen seurattavan asian. Näin yrittäjä pysyy helposti kärryillä yrityksen taloustilanteesta eikä huku tietotulvaan. Miten sitten valita oikeat yritykselle tärkeät seurattavat asiat? Yrittäjän ei tarvitse pohtia näitä asioita yksin, vaan omalta taloushallinnon asiantuntijalta voi ja kannattaa pyytää sparrausapua. 

Tulevaisuuden näkymät

Yrityksen tavoitteet muutaman vuoden päähän on hyvä konkretisoida. Pidemmän aikavälin tavoite kannattaa jakaa pienemmiksi osatavoitteiksi lyhyemmälle aikavälille. Näin saadaan kannustavia ja mitattavia välietappeja ja pystytään tarkastelemaan yritystoiminnan suuntaa.

Monesti tulevaisuuden suunnitelmat on hyvä muuttaa luvuiksi. Kaikissa yrityksissä tulisi olla kirkkaasti tiedossa seuraavan vuoden tavoitteet numeerisen budjetin muodossa. Samalla on tärkeää miettiä budjetin konkreettista toteutumista työntekijä ja henkilötasolle saakka. Tällä tarkoitamme esimerkiksi sitä, että miten budjetoituun liikevaihtotavoitteeseen voidaan päästä ja mitä tämä tarkoittaa henkilötasolla päivässä, viikossa tai kuukaudessa.

Pelkkä tuloksen budjetointi ei monestikaan riitä, vaan tähän tulee yhdistää kassan suunnittelu ja budjetointi. Näin rahatilanne ei tule vuoden aikana yllätyksenä, ja yrittäjä pystyy ennakoimaan esimerkiksi kassan vajetta tai kausivaihteluita. Kassabudjetin avulla yrityksen on helpompi ajoittaa investoinnit ja suuremmat hankinnat oikea-aikaisiksi. Toivomme, että talouden seuranta ja suunnittelu muuttuvat yrityksissä edes hieman nykyistä suurempaan rooliin. Liiketoimintaa ei kannata johtaa mutu-tuntumalla, sillä todellisen taloustilanteen näkee vain luvuista. Neuvomme onkin, että jokainen yrittäjä lähtisi perehtymään yrityksen nykytilanteeseen sekä kirjanpidon raportteihin. Kun menneisyys on hallussa, voi tulevaisuutta lähteä suunnittelemaan tavoitteellisesti. Melkein mitä vain voidaan saavuttaa hyvällä suunnittelulla ja seurannalla. 

Yksin ei tarvitse pärjätä, vaan sparrailuapua kannattaa pyytää talouden asiantuntijoilta.