6 syytä, miksi palkanlaskennan ulkoistaminen kannattaa

Palkanlaskenta on yksi yrityksen tärkeimmistä ja kriittisimmistä toiminnoista, johon panostaminen kannattaa. Kun yrityksessä mietitään palkanlaskennan uudelleenorganisointia, kannattaa puntaroida seuraavia asioita: onko yrityksen järkevä investoida omaan palkanlaskentajärjestelmään ja vahvaan sisäiseen osaamiseen palkanlaskennassa vai keskittyäkö oman ydinliiketoiminnan kehittämiseen ja tukitoimintojen kiinteiden kustannusten vähentämiseen?

Palkanlaskennan ulkoistamispäätös voi olla iso asia yritykselle, etenkin jos palkanlaskenta on aina aikaisemmin hoidettu itse. Oikean ulkoistuskumppanin löytäminen kuitenkin helpottaa päätöstä. Ammattitaitoinen kumppani ei pelkästään hoida palkanlaskentaa laadukkaasti, vaan johtaa myös käyttöönottoprojektin suunnitelmallisesti ja vaivattomasti. Osaava ammattilainen huolehtii palvelun aloituksesta ja on tukena läpi koko käyttöönottoprojektin.

Miksi palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa?

Tässä blogissa käsitellään syitä, miksi palkanlaskennan ulkoistaminen on hyvä vaihtoehto omalle palkanlaskennalle. Mitä hyötyjä ulkoistaminen tuo ja mitä asioita kannattaa pohtia ulkoistustilanteessa.

Palkanlaskenta vaatii erityisosaamista

Palkanlaskenta vaatii erityisosaamista ja osaamisen jatkuvaa päivittämistä sekä valmiutta omaksua muuttuvia käytäntöjä. Palkanlaskentaan erikoistuneen kumppanin asiantuntijat kouluttautuvat säännöllisesti ja seuraavat laki- ja työehtosopimusmuutoksia sekä muita alan muutoksia. Koska palkanlaskenta on asiantuntijoiden ydinosaamista, heillä on laaja osaaminen monimutkaistenkin palkka-asioiden käsittelystä sekä työehtosopimusten tulkinnasta.

Yksi merkki laaja-alaisesta palkka- ja henkilöstöhallinnon osaamisesta on palkkahallinnon asiantuntijatutkinto (PHT) , jonka tänä päivänä yhä useampi palkanlaskennan ammattilainen suorittaa.

Palkanlaskentaprosessia voidaan kehittää ulkoistamisen avulla

Palkanlaskennan ulkoistaminen on hyvä hetki pysähtyä miettimään yrityksen palkanlaskentaprosessia ja siihen liittyviä toimintatapoja. Vaativatko ne päivittämistä tai selkeyttämistä? Viekö palkanlaskentaprosessi liikaa aikaa esihenkilö- tai asiakastyöltä? Sisältääkö prosessi liikaa manuaalisia vaiheita? Miten tietoturva-asiat on huomioitu?

Pohtiessanne näitä kysymyksiä yrityksessänne, on järkevää olla yhteydessä alan ammattilaisiin. Usein ulkopuolinen taho näkee asioita uudella tavalla ja pystyy antamaan ratkaisuehdotuksia kokemukseen ja parhaisiin käytänteisiin perustuen. Kumppanin kanssa palkanlaskennan ja HR:n kokonaisvaltainen kehittäminen on osa arkea ja prosesseja tarkastellaan säännöllisesti.

Ulkoistamisen kautta saat käyttöösi kaikki tarpeelliset järjestelmät

Ulkoistaminen on vaihtoehto myös silloin, kun omat nykyiset järjestelmät eivät enää vastaa tarpeita tai ovat tulleet elinkaarensa loppuun. Ulkoistaessa ei tarvitse miettiä investointeja palkanlaskentajärjestelmän lisensseihin, järjestelmän ylläpitoon tai pääkäyttäjien osaamisen ylläpitoon. Ulkoistuskumppani pystyy tarjoamaan nykyaikaiset, asiakkaan tarpeisiin ja toimialan vaatimuksiin mukautuvat järjestelmät. Käyttöliittymien avulla voidaan mahdollistaa esihenkilöille ja työntekijöille pääsy soveltuvin osin henkilö-, työsuhde- ja palkkatietoihin, mikä lisää tiedon läpinäkyvyyttä ja tiedonkulkua. Palkanlaskentaohjelmassa HR voi olla integroituna tai sitten tietoja voidaan siirtää HR-järjestelmän ja palkanlaskennan välillä rajapintoja hyödyntäen. Osaavalla ulkoistuskumppanilla on laaja osaaminen eri ohjelmistojen (esim. työajanseuranta-palkanlaskenta) välisistä rajapinnoista teknologiaa ja automaatiota hyödyntäen.

Ulkoistamisella voidaan pienentää palkanlaskentaan liittyviä riskejä

Ulkoistamisen myötä, palkanlaskenta ei ole vain yhden henkilön varassa, mikä tuo turvaa ja jatkuvuutta palkanlaskentaan. Lisäksi palkanlaskennan ulkoistuksessa yrityksen ei enää tarvitse miettiä palkanlaskijan sijaistamista tai sijaisen osaamisen ylläpitämistä. Toimiva sijaisuusjärjestelmä vaatii aina, että yrityksessä on vähintään kaksi henkilöä, jotka tuntevat ja hallitsevat palkanlaskentaprosessin. Ulkoistamalla yritys voi siis pienentää palkanlaskentaan liittyviä henkilöstöriskejä ja varmistaa, että palkanlaskenta hoituu asiantuntevasti tilanteessa kuin tilanteessa. Sijaisuusjärjestelmästä huolehtii ulkoistuskumppani

Hyvä ulkoistuskumppani pystyy tarjoamaan erilaisia palveluita yrityksen liiketoiminnan ja strategisten tavoitteiden tueksi

Talenomin palvelukokonaisuus joustaa ja muokkautuu yrityksen tarpeiden ja liiketoiminnan eri vaiheiden mukaan. On vaivatonta, kun palvelut ja avun saa yhdestä ja samasta paikasta. Ei tarvitse erikseen kartoittaa ja kilpailuttaa eri palveluntarjoajia, vaan avun saa oman yhteyshenkilön kautta. Perinteisten tilitoimistopalveluiden lisäksi muita mahdollisia lisäpalveluita ovat HR-palvelut, laki- ja veropalvelut ja kansainväliset palvelut.

Palkanlaskentaa ulkoistaessa on tärkeää, että yritys saa aidon kumppanin – ei vain palveluntarjoajaa

Yhteistyön onnistumisen kannalta on olennaista avoin ja keskusteleva ilmapiiri, jossa molemmilla osapuolilla on yhteinen päämäärä. Säännöllisen ja aktiivisen vuoropuhelun avulla varmistetaan hyvä ja nopea tiedonkulku.

Meillä Talenomilla nimetty palkka-asiantuntija varahenkilöineen on helposti ja henkilökohtaisesti tavoitettavissa. Toimialatiimi -mallissa palkanlaskennan yhteyshenkilöt tuntevat asiakkaan toimialan erityispiirteet ja asiakas saa nimetyn asiantuntijan lisäksi koko tiimin laaja-alaisen osaamisen alan työehtosopimuksista. Kumppanuuteen kuuluu myös, että vastuunjako on tehty selkeäksi, mikä helpottaa kaikkien osapuolien tekemistä.

Yhteenveto

Kun ajatus palkkaprosessin uudistamisesta tai ulkoistamisesta herää, kannattaa ottaa mahdollisimman pian ulkopuolinen asiantuntija keskustelukumppaniksi. Keskustelun avulla löytyvät ratkaisut moneenkin mieltä askarruttavaan kysymykseen ja ratkaisukokonaisuus selkeytyy. Ulkoistamispäätös on sitä helpompi, mitä paremmin palkkaprosessin nykytilanne on kartoitettu ja

tulevaisuuden kannalta tärkeät asiat on huomioitu. Lisäksi ei tule unohtaa ulkoistamiseen liittyvää inhimillistä puolta – kumppanin täytyy tuntua oikealta.

Olethan rohkeasti yhteydessä, jos minä tai kollegani voimme auttaa sinua, kun pohdit palkanlaskennan ulkoistusta.