Palkanlaskennan uusi aika

Kuvaus vuodelta 2011:

”Tänään on Remontti Oy:n työntekijöiden tuntilappujen palautuspäivä. Tuntilaput palautetaan työnjohtaja Karille joka toinen perjantai. Kalusteasentaja Heikki ajelee projektikohteestaan Remontti Oy:n konttorille perjantain iltapäiväkahveille kahdeksi. Hän juttelee muiden kalusteasentajien kanssa, täyttää paperista tuntilappua kahden viikon ajalta ja juo kahvia. Kun tuntilappu on palautettu Karille, kuulumiset vaihdettu ja kahvit juotu, Heikki lähtee viikonlopun viettoon klo 15.30. Työnjohtaja Kari jää tämän jälkeen vielä tarkastamaan tuntilappuja ja jatkaa tarkastamista myös viikonloppuna. Hän aikoo viedä tuntilaput henkilökohtaisesti palkanlaskija Kaisalle tilitoimistoon ensimmäisenä heti maanantaiaamusta, jotta Kaisa ehtii käsitellä ja laittaa ne maksuun perjantaiksi. Kaisa tarkastaa laskelmat nauhalaskimella vielä kertaalleen ja on yhteydessä työnjohtaja Kariin puhelimitse muutamista epäselvyyksistä. Kun tuntilaput on tarkistettu ja korjattu kolmeen kertaan (kalusteasentajat, työnjohtaja, palkanlaskija), Kaisa syöttää tapahtumat käsin palkkaohjelmaan. Tähän tallentamiseen menee aikaa n. 2 tuntia, sillä Remontti Oy:ssä työskentelee 25 kalusteasentajaa. Tuntilappujen käsittelyyn on nyt käytetty kaiken kaikkiaan aikaa lähes 45 tuntia kalusteasentajilta, työnjohtajalta sekä palkanlaskijalta. Kalusteasentajat ovat olleet tuntilappujen täyttämiseen ja palauttamiseen käytetyn ajan takia poissa projektikohteista yhden kalusteasentajan kokonaisen työviikon ajan. Tämä toistuu joka toinen viikko. Kun Kaisa on vihdoin ja viimein saanut näpyteltyä palkat maksuun, hän siirtyy laskemaan seuraavan asiakasyrityksen palkkoja nauhalaskin pöydällä sauhuten.”

Kuvaus vuodelta 2021:

”Kalusteasentaja Heikki lopettelee työpäiväänsä projektikohteessaan perjantaina klo 15.30. Hän istuu työpäivän päätteeksi autoonsa työmaan pihalla ja näppäilee päivän työtunnit kännykällä työnjohtaja Karin hyväksyttäväksi. Tämän jälkeen Heikki ajelee kotiinsa viikonlopun viettoon. Työnjohtaja Kari avaa maanantaiaamuna työkoneensa, silmäilee kaikkien kalusteasentajien palkkatapahtumat kahden viikon ajalta ja hyväksyy tapahtumat verkkopalvelussa palkanlaskentaan. Palkka- ja hr-asiantuntija Kaisa saa ilmoituksen, että Remontti Oy:n aineisto on saapunut. Hän käsittelee saapuneen aineiston tarkistusrobottien avustuksella ja korjaa robotin ilmoittamat puutteet sekä vikatilanteet käsin (mm. uusien työntekijöiden työsuhde- ja verokorttitietojen täydentäminen, toimitettujen liitteiden käsitteleminen, lomapalkkojen maksu lomille jääville, poissaolojen tarkistukset ja tarvittavat Kela-hakemukset). Kun tiedot on täydennetty sekä tarvittavat selvitykset tehty, Kaisa vertaa vielä palkkatapahtumia automaatilla kahden viikon takaisiin laskelmiin. Kaikki näyttää hyvältä, joten automaatti laittaa palkat maksuun ja lähettää tulorekisteri-ilmoitukset Kaisan seuratessa sähköistä palautetta. Palkkatapahtumien käsittelyyn on nyt käytetty kaiken kaikkiaan aikaa yhteensä yhden työpäivän verran (kalusteasentajat, työnjohtaja, palkanlaskija). Remontti Oy:ssä aikasäästöä on tullut 10 vuoden aikana jopa yhden kalusteasentajan työviikon ajan. Kaisa sopii seuraavaksi Remontti Oy:n työnjohtaja Karin ja toimitusjohtaja Hannun kanssa säännöllisesti pidettävän yhteistyöpalaverin, jossa on tarkoitus käydä Teamsilla läpi Remontti Oy:n palkanlaskennan prosessia ja miettiä yhdessä, miten sitä voitaisiin vielä kehittää. Toimitusjohtaja Hannu on ollut myös kiinnostunut HR-lisäpalveluista, joten palaverissa on tarkoitus tutustua Kaisan johdolla verkkopalvelun uusiin HR-ominaisuuksiin. Lisäksi Remontti Oy aikoo palkata virolaisen vuokratyönvälitysfirman työntekijöitä avuksi uuteen projektikohteeseensa ja tähän on tarkoitus saada konsultointiapua tilitoimistosta. Kaisa on perehtynyt aiheeseen etukäteen ja aikoo esitellä palaverissa Remontti Oy:lle mahdollisen toimintatavan. Tilitoimiston ja Kaisan tahtotila on olla Remontti Oy:n aito ja asiantunteva yhteistyökumppani, joka auttaa Remontti Oy:tä menestymään helpottamalla yrityksen arkea palkka- ja hr-asioiden parissa.”

Ylläolevat kuvaukset ovat erään yrityksen palkanlaskennan tosielämän tapahtumia 10 vuotta sitten ja nykypäivänä. Kuten kuvauksista selkeästi huomataan, palkanlaskenta on ollut suuressa murroksessa viime vuosina. Käsin tehtävät ja aikaa vievät vaiheet, kuten manuaalitallentaminen ja paperiaineiston käsittely, ovat jääneet osittain tai kokonaan pois tai siirtyneet automaattien tehtäviksi. Tämän vuoksi aikaa vapautuu asiantuntijatyöhön, asiakasprosessien kehittämiseen ja uusien ulkopuolisten sidosryhmien vaateiden täyttämiseen. Uusia vaateita palkanlaskentaan on tullut todella paljon ja tulee jatkossakin mm. tulorekisterin, tietosuoja-asioiden, eläkeyhtiöiden, Kelan ja muiden eri sidosryhmien kehityksestä johtuen. Tapa, jolla on toimittu ennen, ei ole enää validi nykypäivänä. Tämä meneillään oleva kehitys sanelee, mitä tietoja työnantajan eli yrityksen on toimitettava palkanlaskentaan ja mitä tietoja palkanlaskennasta toimitetaan eteenpäin eri sidosryhmille ja instansseille.

Prosesien kehitys kesken

Verohallinto ja kansallinen tulorekisteri ovat muuttaneet palkanlaskennan prosesseja radikaalisti viime vuosien aikana ja tämä kehitys on edelleen kesken. Palkanlaskennan täytyy tuottaa enemmän tietoa tulorekisteriin, josta verottaja ja eri sidosryhmät (esim. eläkeyhtiöt, ay-liitot ja Kela) saavat tietoa omiin järjestelmiinsä. Tieto maksetuista palkoista tulee ilmoittaa tulorekisteriin aina viiden päivän kuluessa palkkapäivästä. Pakollisia ilmoitettavia tietoja ovat mm. palkanmaksukausi ja -päivä sekä maksettujen palkkojen tulolajit. Tulorekisteriin voidaan antaa myös täydentäviä tietoja kuten tiedot poissaoloista sekä lomista. Palkansaaja voi tarkastella hänelle maksettuja palkkoja reaaliaikaisesti suoraan tulorekisteristä esim. muutosverokorttia tilatessa. Kun muutosverokortti on tilattu, voi palkanmaksaja tilata muutosverokortin sähköisesti suoraan Verohallinnolta ns. Vero-Apin avulla. Paperiaineiston käsittely tulee jäämään tässäkin vaiheessa pois.

Haasteena työehtosopimukset

Palkanlaskentaa haastavat tänä päivänä myös eri työehtosopimukset ja paikallisen sopimisen lisääntyminen. Työehtosopimuksia on Suomessa lukematon määrä. Yleissitovia työehtosopimuksia on yksistään jo 160 kappaletta. Kun asioita tullaan lisäksi sopimaan enenemissä määrin paikallisella tasolla, näiden sopimuksien ohjauksien automatisointi palkanlaskentaan haastaa ohjelmistokehittäjiä ja ohjelmoijia. Kun tietyt toiminnot on automatisoitu palkanlaskennassa, inhimillisen virheen riski pienenee ja manuaalityön osuus vähenee. Palkanlaskijan työaika vapautuu käsin tehtävästä tallennuksesta asiantuntijatyöhön, jossa hän voi olla todellisena apuna ja yhteistyökumppanina asiakasyrityksen palkka- ja hr-prosesseissa ja yrittäjän päivittäisissä haasteissa. Yrittäjän työaikaa vapautuu tätä kautta itse yrittämiseen ja tuloksen parantamiseen, koska palkka- ja hr-asiat on ulkoistettu tilitoimistolle. Digitalisaatio ja automatisaatio ovat päivän sana siis myös tilitoimistoalalla.

Tilitoimistot tiennäyttäjinä

Uusia toimintamalleja palkanlaskentaan luovat myös yrityksien HR-asiat, kansainvälistyminen sekä tietosuojalait ja -säädökset. Muun muassa henkilöstöjohtaminen, uravalmennukset, työnantajamielikuvat, henkilöstön hyvinvointi ja työturvallisuus, rekrytointi, GDPR, ulkomaille lähetetyt työntekijät ja ulkomaiset työntekijät Suomessa, vakuutuspalkat, verosopimukset, henkilöstötutkimukset ja koulutussuunnitelmat ovat nykypäivän trendikäsitteitä. Mutta ne eivät ole pelkästään käsitteitä, sillä ko. kokonaisuudet peittävät allensa ison joukon eri toimintoja, joiden avulla ja HR-asiantuntijoiden johdolla voidaan parantaa mm. työhyvinvointia ja sitä kautta myös yrityksen profiilia, toimintatapoja ja tulosta.

Tilitoimistot ovat kaiken tämän kehityksen aallonharjalla tiennäyttäjinä. Palkka- ja hr-asiantuntijoiden tahtotila on olla yrittäjän aito ja asiantunteva yhteistyökumppani murrosvaiheen matkalla opastaen ja kehittäen yrityksen toimintaa palkanlaskenta- ja henkilöstöasioissa. Kehitys ei pääty vielä tähän, sillä matka on vasta alussa. Ja me haluamme olla mukana siinä yhdessä yrittäjän kanssa.