Palkanlaskennan uusi aika

Palkanlaskenta on ollut suuressa murroksessa viime vuosina. Käsin tehtävät ja aikaa vievät vaiheet, kuten manuaalitallentaminen ja paperiaineiston käsittely, ovat jääneet osittain tai kokonaan pois tai siirtyneet automaattien tehtäviksi.

Kuvaus vuodelta 2011:

”Tänään on Remontti Oy:n työntekijöiden tuntilappujen palautuspäivä. Työnjohtaja Kari vastaanottaa tuntilaput joka toinen perjantai. Kalusteasentaja Heikki saapuu projektikohteeltaan Remontti Oy:n konttorille perjantain iltapäiväkahveille klo 14.00. Hän täyttää kahden viikon ajalta paperista tuntilappua ja vaihtaa kuulumiset muiden kalusteasentajien kanssa.

Tuntilappujen käsittelyprosessi

Kun Heikki on palauttanut tuntilapunsa Karille, vaihtanut kuulumiset ja nauttinut kahvit, hän poistuu klo 15.30 viettämään viikonloppua. Työnjohtaja Kari jää tarkastamaan tuntilappuja, jatkuen myös viikonlopun aikana. Hän suunnittelee viemään tuntilaput henkilökohtaisesti palkanlaskija Kaisalle tilitoimistoon maanantaiaamuna, jotta ne ehditään käsitellä ja maksaa perjantaiksi.

Projektikohteista poissaolon haasteet

Kaisa tarkistaa laskelmat nauhalaskimella ja ottaa yhteyttä työnjohtaja Kariin mahdollisista epäselvyyksistä. Kun tuntilaput on tarkistettu ja korjattu kolme kertaa (kalusteasentajat, työnjohtaja, palkanlaskija), Kaisa syöttää tapahtumat käsin palkkaohjelmaan. Tähän menee noin 2 tuntia, sillä Remontti Oy:ssä työskentelee 25 kalusteasentajaa.

Tuntilappujen käsittelyyn on nyt kulunut kaiken kaikkiaan lähes 45 tuntia kalusteasentajilta, työnjohtajalta sekä palkanlaskijalta. Kalusteasentajat ovat olleet poissa projektikohteista tuntilappujen täyttämisen ja palauttamisen takia yhden kalusteasentajan kokonaisen työviikon verran. Tämä toistuu joka toinen viikko. Kun Kaisa on saanut palkat viimein maksettua, hän siirtyy laskemaan seuraavan asiakasyrityksen palkkoja nauhalaskin pöydällä savuten.”

Kuvaus vuodelta 2021:

Kalusteasentaja Heikki päättelee työpäivänsä perjantaina klo 15.30 projektissaan. Hän kirjaa työtunnit kännykällään ja lähettää ne työnjohtaja Kari hyväksyttäväksi. Sen jälkeen Heikki suuntaa kotiin viikonloppua viettämään.

Maanantaiaamuna työnjohtaja Kari tarkastaa kaikkien kalusteasentajien palkkatapahtumat kahden viikon ajalta ja hyväksyy ne verkkopalvelussa palkanlaskentaan. Palkka- ja HR-asiantuntija Kaisa saa ilmoituksen Remontti Oy:n aineiston saapumisesta.

Kaisa käsittelee aineiston tarkistusrobottien avustuksella, korjaa mahdolliset virheet manuaalisesti ja huolehtii erilaisista tehtävistä, kuten uusien työntekijöiden tietojen täydentämisestä, liitteiden käsittelystä, lomapalkkojen maksamisesta ja Kela-hakemuksista. Kun tiedot on täydennetty ja selvitykset tehty, Kaisa vertaa palkkatapahtumia aiempiin laskelmiin automaatin avulla. Kaikki näyttää olevan kunnossa, joten automaatti suorittaa palkanmaksun ja lähettää tulorekisteri-ilmoitukset. Palkkatapahtumien käsittelyyn on kulunut yhteensä yhden työpäivän verran (kalusteasentajat, työnjohtaja, palkanlaskija). Remontti Oy on säästänyt aikaa 10 vuodessa jopa yhden kalusteasentajan työviikon verran.

Seuraavaksi Kaisa sopii säännöllisen yhteistyöpalaverin Remontti Oy:n työnjohtajan Karin ja toimitusjohtaja Hannun kanssa. Tavoitteena on käydä Teamsilla läpi palkanlaskennan prosessi ja keskustella sen mahdollisista parannuksista. Hannu on kiinnostunut myös HR-lisäpalveluista, joten palaverissa tutustutaan Kaisan johdolla verkkopalvelun uusiin HR-ominaisuuksiin.

Lisäksi Remontti Oy suunnittelee palkkaavansa virolaisen vuokratyönvälitysfirman työntekijöitä uuteen projektiin ja hakee konsultointiapua tilitoimistosta. Kaisa esittelee palaverissa mahdollisen toimintatavan, ja tilitoimisto ja Kaisa pyrkivät olemaan aito ja asiantunteva yhteistyökumppani Remontti Oy:lle, auttaen yritystä menestymään palkka- ja HR-asioissa.

Palkanlaskennan murros

Ylläolevat kuvaukset ovat erään yrityksen palkanlaskennan tosielämän tapahtumia 10 vuotta sitten ja nykypäivänä. Kuten kuvauksista selkeästi huomataan, palkanlaskenta on ollut suuressa murroksessa viime vuosina. Käsin tehtävät ja aikaa vievät vaiheet, kuten manuaalitallentaminen ja paperiaineiston käsittely, ovat jääneet osittain tai kokonaan pois tai siirtyneet automaattien tehtäviksi.

Tämän vuoksi aikaa vapautuu asiantuntijatyöhön, asiakasprosessien kehittämiseen ja uusien ulkopuolisten sidosryhmien vaateiden täyttämiseen. Uusia vaateita palkanlaskentaan on tullut todella paljon ja tulee jatkossakin mm. tulorekisterin, tietosuoja-asioiden, eläkeyhtiöiden, Kelan ja muiden eri sidosryhmien kehityksestä johtuen. Tapa, jolla on toimittu ennen, ei ole enää validi nykypäivänä. Tämä meneillään oleva kehitys sanelee, mitä tietoja työnantajan eli yrityksen on toimitettava palkanlaskentaan ja mitä tietoja palkanlaskennasta toimitetaan eteenpäin eri sidosryhmille ja instansseille.

Palkanlaskennan prosesien kehitys kesken

Verohallinto ja kansallinen tulorekisteri ovat muuttaneet palkanlaskennan prosesseja radikaalisti viime vuosien aikana ja tämä kehitys on edelleen kesken. Palkanlaskennan täytyy tuottaa enemmän tietoa tulorekisteriin, josta verottaja ja eri sidosryhmät (esim. eläkeyhtiöt, ay-liitot ja Kela) saavat tietoa omiin järjestelmiinsä. Tieto maksetuista palkoista tulee ilmoittaa tulorekisteriin aina viiden päivän kuluessa palkkapäivästä. Pakollisia ilmoitettavia tietoja ovat mm. palkanmaksukausi ja -päivä sekä maksettujen palkkojen tulolajit. Tulorekisteriin voidaan antaa myös täydentäviä tietoja kuten tiedot poissaoloista sekä lomista. Palkansaaja voi tarkastella hänelle maksettuja palkkoja reaaliaikaisesti suoraan tulorekisteristä esim. muutosverokorttia tilatessa. Kun muutosverokortti on tilattu, voi palkanmaksaja tilata muutosverokortin sähköisesti suoraan Verohallinnolta ns. Vero-Apin avulla. Paperiaineiston käsittely tulee jäämään tässäkin vaiheessa pois.

Haasteena työehtosopimukset

Palkanlaskentaa haastavat tänä päivänä myös eri työehtosopimukset ja paikallisen sopimisen lisääntyminen. Työehtosopimuksia on Suomessa lukematon määrä. Yleissitovia työehtosopimuksia on yksistään jo 160 kappaletta. Kun asioita tullaan lisäksi sopimaan enenemissä määrin paikallisella tasolla, näiden sopimuksien ohjauksien automatisointi palkanlaskentaan haastaa ohjelmistokehittäjiä ja ohjelmoijia. Kun tietyt toiminnot on automatisoitu palkanlaskennassa, inhimillisen virheen riski pienenee ja manuaalityön osuus vähenee. Palkanlaskijan työaika vapautuu käsin tehtävästä tallennuksesta asiantuntijatyöhön, jossa hän voi olla todellisena apuna ja yhteistyökumppanina asiakasyrityksen palkka- ja hr-prosesseissa ja yrittäjän päivittäisissä haasteissa. Yrittäjän työaikaa vapautuu tätä kautta itse yrittämiseen ja tuloksen parantamiseen, koska palkka- ja hr-asiat on ulkoistettu tilitoimistolle. Digitalisaatio ja automatisaatio ovat päivän sana siis myös tilitoimistoalalla.

Tilitoimistot tiennäyttäjinä

Uusia toimintamalleja palkanlaskentaan luovat myös yrityksien HR-asiat, kansainvälistyminen sekä tietosuojalait ja -säädökset. Muun muassa henkilöstöjohtaminen, uravalmennukset, työnantajamielikuvat, henkilöstön hyvinvointi ja työturvallisuus, rekrytointi, GDPR, ulkomaille lähetetyt työntekijät ja ulkomaiset työntekijät Suomessa, vakuutuspalkat, verosopimukset, henkilöstötutkimukset ja koulutussuunnitelmat ovat nykypäivän trendikäsitteitä. Mutta ne eivät ole pelkästään käsitteitä, sillä ko. kokonaisuudet peittävät allensa ison joukon eri toimintoja, joiden avulla ja HR-asiantuntijoiden johdolla voidaan parantaa mm. työhyvinvointia ja sitä kautta myös yrityksen profiilia, toimintatapoja ja tulosta.

Tilitoimistot ovat kaiken tämän kehityksen aallonharjalla tiennäyttäjinä. Palkka- ja hr-asiantuntijoiden tahtotila on olla yrittäjän aito ja asiantunteva yhteistyökumppani murrosvaiheen matkalla opastaen ja kehittäen yrityksen toimintaa palkanlaskenta- ja henkilöstöasioissa. Kehitys ei pääty vielä tähän, sillä matka on vasta alussa. Ja me haluamme olla mukana siinä yhdessä yrittäjän kanssa.