Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Vuoden 2022 uudistus yhteistoimintalaissa toi HR:n pöydälle uuden pähkinän purtavaksi – vuoropuhelun ja työyhteisön kehittämisen suunnittelun. Alkuvuoden tohinoissa uuden suunnitelman laatiminen voi kuulostaa vähintäänkin hampaita kiristävältä aikahirviöltä. Siksi onkin hyvä hieman tarkistella, mitä uudistus oikeastaan tarkoittaa?

Pyrkimys parantaa vuorovaikutusta työyhteisössä

Lakiuudistuksella pyritään kaikessa yksinkertaisuudessaan parantamaan työnantajan ja henkilöstön välistä vuorovaikutusta, sekä luomaan paremmat mahdollisuudet työyhteisön ja yrityksen kehittämiselle. Lähtökohtaisesti neljännesvuosittain järjestettävä vuoropuhelu työnantajan ja henkilöstön edustajan välillä takaa mahdollisuuden avoimelle keskustelulle yrityksen tai yhteisön vallitsevasta tilanteesta, tulevaisuuden näkymistä sekä työyhteisöön liittyvistä kysymyksistä. Vaikka laki antaa raamit vuoropuhelun sisällölle ja laadulle, voidaan käytännön toteuttamistavat ratkaista yritystasolla.

Osana lakiuudistusta vähintään 20 työntekijää työllistävän yrityksen tai yhteisön tulee laatia vuoropuhelun työkaluksi työyhteisön kehittämissuunnitelma, joka korvaa sitä edeltäneen henkilöstö- ja koulutussuunnitelman. Sisällöltään työyhteisön kehittämissuunnitelma on kuitenkin vapaampi kuin edeltäjänsä ja sen laatimiseen voidaan pitkälti hyödyntää organisaatiossa jo olemassa olevia henkilöstösuunnitelmia. Laki määrittelee kuitenkin seuraavat asiat kirjattavaksi:

• Nykytila ja ennakoitavissa olevat kehityskulut, joilla voi olla vaikutusta henkilöstön osaamistarpeisiin tai työhyvinvointiin;
• Päämäärät ja toimenpiteet, joilla kehitetään ja ylläpidetään henkilöstön osaamista sekä edistetään henkilöstön hyvinvointia;
• Toimenpiteiden vastuunjako ja aikataulu;
• Seurantamenettelyt;
• Ulkopuolisen työvoiman käytön periaatteet

Huomio seuraavat asiat

Suunnitelmassa pyritään siis pitkälti tarkistelemaan henkilöstön rakennetta ja osaamistarpeita sekä osaamisen kehittämistä, työhyvinvoinnin edistämistä ja työvoiman käyttötapoja. Vuorovaikutusteeman ytimessä on henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien parantaminen heidän työtään ja työolosuhteitaan koskevassa päätöksenteossa, sekä avoimemman toimintakulttuurin edistäminen. Painoarvoa suunnitelmaa laatiessa on syytä myös antaa seuraaville tekijöille:

• teknologisen kehityksen, investointien ja muiden yrityksen tai yhteisön toiminnassa tapahtuvien muutosten vaikutuksiin työyhteisössä;
• eri elämäntilanteissa olevien työntekijöiden erityistarpeisiin ja erityisesti tarpeisiin ylläpitää työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden työkykyä sekä työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta;
• työyhteisön johtamiseen.

Oman organisaation tarkastelu

Vaikka uuden suunnittelu ja vuoropuhelun käyttöönotto voidaan kokea alkusilmäyksellä aikarasitteena, on se myös erinomainen mahdollisuus tarkastella oman organisaation vallitsevia toimintatapoja ja työyhteisön nykytilannetta. Parhaimmassa tapauksessa suunnitelman laatimisprosessissa käsiteltävät kysymykset voivat auttaa tunnistamaan tulevaisuudessa edessä olevia osaamiskapeikkoja ja toisaalta myös löytämään työyhteisön sisällä mahdollisesti piilevää potentiaalia. Työnantajan kannattaa siis tarttua härkää sarvista ja ryhtyä laatimaan uutta suunnitelmaa avoimella otteella, sillä uusi sen tulee olla laadittuna vuoden 2022 loppuun mennessä. Kun pohjatyö on tehty perusteellisesti, taittuu lopulta suunnitelmankin laatiminen sujuvasti.

Ole rohkeasti yhteydessä, jos kaipaat apua suunnitelman sisällön, dokumentoinnin tai molempien kanssa. Voimme yhteistuumin laatia suunnitelman, joka palvelee teitä jatkossa jatkuvan vuoropuhelun apuvälineenä.