Henkilöstösuunnitelmat – mitä ne sisältävät?

Lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat ovat velvoitteita, joita tietyn kokoisten yritysten tulee noudattaa. Tämän lisäksi henkilöstösuunnitelmat kannattaa nähdä henkilöstöjohtamisen näkökulmasta yritykselle lisäarvoa tuottavina suunnitelmina. Hyvin laadittu henkilöstösuunnitelma tukee etenkin lähiesihenkilöitä heidän työssään, selkeyttää toimintatapoja, antaa tietoa yrityksen sisällä ja varmistaa osaltaan tasapuolisuuden toteutumisen.

Henkilöstösuunnitelmat toimivat apuna muutosten suunnittelussa ja ennakoinnissa. Suunnitelmissa yritykset ottavat myös kantaa pidemmän ajanjakson tavoitteisiin, joten ne myös kertovat mitä yrityksen tulee tehdä ja mihin asioihin keskittyä. Henkilöstösuunnitelmien avulla yritys rakentaa henkilöstöjohtamisen käytänteitä ja toimintatapoja. Suunnitelmissa otetaan huomioon yrityskulttuuri, yrityksen nykytilanne ja tavoitteet, jotta suunnitelma tukee parhaalla mahdolliselle tavalla yritystä ja jotta niistä on aidosti hyötyä. Vaikutukset näkyvät myös henkilöstön työtyytyväisyydessä, sitoutuneisuudessa ja työnantajamielikuvassa.

Lakisääteiset velvoitteet koskien henkilöstösuunnitelmia

Yrityksen koko vaikuttaa siihen, millaiset lakisääteiset velvoitteet, asiakirjat ja suunnitelmat sitä koskee. Lainsäädännössä asetetaan velvollisuuksia, joita jokaisen työnantajan tulee noudattaa, sama koskee työnantajan velvollisuutta laatia ja ylläpitää selvityksiä ja ohjeistuksia. Tämän lisäksi lainsäädäntö velvoittaa suunnitelmallisten toimenpiteiden tekemiseen, tiedonantoon työntekijöille ja vuoropuheluun.

Keskeisimmät henkilöstösuunnitelmat ja mitä ne sisältävät

Alle 20 työntekijää	Säännöllisesti vähintään 20 työntekijää	Säännöllisesti vähintään 30 työntekijää
perehdyttämissuunnitelma	työyhteisön kehittämissuunnitelma	yhdenvertaisuussuunnitelma
työsuojelun toimintaohjelma		tasa-arvosuunnitelma
työterveyshuollon toimintasuunnitelma
koulutussuunnitelma

Perehdyttämissuunnitelma

Perehdyttäminen on toimintaa, jonka avulla uusi, pitkään poissaollut tai työtehtäviä vaihtava työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa, sen toimintatavat ja ihmiset. Työhön opastamisessa tulee huomioida kaikki ne toiminnot, jotka liittyvät työn tekemiseen.

Työsuojelun toimintaohjelma

Työsuojelun toimintaohjelman tulee kattaa työpaikan työolojen kehittämistarpeet ja työympäristöön liittyvien tekijöiden vaikutukset. Toimintaohjelma on pidettävä ajan tasalla seuraamalla ohjelman sisältöä ja tavoitteiden toteutumista säännöllisin väliajoin tai olosuhteiden olennaisesti muuttuessa.

Työterveyshuollon toimintasuunnitelma

Työnantajan on järjestettävä työterveyshuolto henkilöstölleen, halutessaan voi järjestää myös sairaanhoitopalveluja. Työpaikkaselvitykseen perustuva työterveyshuollon toimintasuunnitelma on osa työsuojelun toimintaohjelmaa. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma tarkistetaan vuosittain.

Koulutussuunnitelma

Koulutussuunnitelman laatiminen ei ole pakollista, mutta alle 20 henkilöä työllistävien yritysten tulee laatia se saadakseen koulutusvähennyksen. Koulutussuunnitelma on suunnitelma työntekijöiden ammatillisen osaamisen kehittämiseksi ja se laaditaan vuosittain.

Työyhteisön kehittämissuunnitelma

Työnantajan on laadittava yhteistyössä henkilöstön edustajan kanssa työyhteisön kehittämissuunnitelma, jonka mukaan suunnitelmallisesti ja pitkäjänteisesti kehitetään henkilöstön osaamista ja edistetään työhyvinvointia. Suunnitelma toimii jatkuvan vuoropuhelun työkaluna. Suunnitelmalle ei ole asetettu vuosittaista laatimisvelvoitetta, vaan suunnitelma tulee pitää aina ajan tasalla. Koulutusvähennyksen saamiseksi, yli 20 henkilöä työllistävien yritysten tulee laatia työyhteisön kehittämissuunnitelma. Voit lukea lisää työyhteisön kehittämissuunnitelmasta blogistamme.

Yhdenvertaisuussuunnitelma

Työnantajan on laadittava suunnitelma yhdenvertaisuuden edistämiseksi. Työnantajan on arvioitava yhdenvertaisuuden toteutumista työpaikalla ja työpaikan tarpeet huomioon ottaen kehitettävä työoloja sekä niitä toimintatapoja, joita noudatetaan henkilöstöä valittaessa ja henkilöstöä koskevia ratkaisuja tehtäessä. Suunnitelma voidaan tehdä osana tasa-arvosuunnitelmaa, työsuojelun toimintaohjelmaa tai ottaa osaksi työyhteisön kehittämissuunnitelmaa. Suunnitelma on päivitettävä tarvittaessa.

Tasa-arvosuunnitelma

Työnantajan on laadittava vähintään joka toinen vuosi erityisesti palkkausta ja muita palvelussuhteen ehtoja koskeva tasa-arvosuunnitelma, jonka mukaisesti toteutetaan tasa-arvoa edistävät toimet. Palkkakartoitus on kiinteä osa tasa-arvosuunnitelmaa, joka voidaan paikallisesti sopia tehtäväksi vain joka kolmas vuosi. Tasa-arvosuunnitelma voidaan tehdä osana yhdenvertaisuussuunnitelmaa, työsuojelun toimintaohjelmaa tai ottaa osaksi työyhteisön kehittämissuunnitelmaa.

Mistä lähteä liikkeelle henkilöstösuunnitelmia laadittaessa?

Lakisääteiset suunnitelmat ovat yritykselle pakollisia, mutta sen lisäksi ne tukevat laadukasta henkilöstöhallintoa. Kun suunnitelmat rakennetaan yrityksen tarpeet ja tavoitteet huomioiden, niistä tulee sellaisia, että ne aidosti palvelevat henkilöstöresurssien suunnittelussa ja mitoittamisessa sekä osaamisen kehittämisessä.

Suunnitelmien tekeminen on työnantajan velvollisuus ja vastuulla, mutta laaditaan ja ylläpidetään yhteistyössä henkilöstön edustajien kanssa. Suunnitelmien tekemisessä on tärkeä pitää mielessä, että niiden tarkoitus on nimenomaisesti huomioida kyseessä olevan yrityksen nykytilanne, tulevaisuuden tavoitteet sekä toimenpiteet asioiden edistämiseksi. Jokainen suunnitelma siis muokkautuu kyseessä olevan yrityksen näköiseksi, huomioiden kuitenkin lakisääteiset vaatimukset. Mikäli liikkeellelähtö suunnitelmien laatimisessa tai päivittämisessä tuntuu haastavalta, apu löytyy Talenomin HR-palveluista.