Aika ja fokus kateissa? – Etätyöskentelyn ja asiantuntijatyön haasteet

Kuka ja mikä on asiantuntija? Ja miksi hänellä tuntuu olevan aina kiire?

Yleisen määritelmän mukaan asiantuntija on henkilö, jolla on korkeatasoista tietoa tai taitoa jostakin asiasta. Asiantuntijuuteen voi ymmärtää sisältyvän myös vaatimus sen jatkuvasta kehittymisestä, työn itsenäisyydestä ja ongelmanratkaisukyvystä.

Asiantuntijatyöhön kuuluu olennaisena piirteenä vaihtuvat, limittäiset, yhtäaikaiset, isommat ja pienemmät projektit. Asiantuntijat työskentelevät enemmissä määrin etänä ja itsenäisesti. Ajankäytön hallinta on olennaisen tärkeää, jotta projektit voidaan saattaa loppuun saakka määritetyssä ajassa. Projektityössä korostuvat yleensä projektin kestoon määritelty aika (aikaa tuntuu olevan aina liian vähän), tavoite (tavoite voi olla puutteellisesti määritelty) sekä käytettävissä olevat resurssit (resursseja toivotaan yleensä lisää). Nämä tavoitteet luovat asiantuntijatyölle painetta, jolloin projektiin käytetyt työpäivät voivat venyä sekä työn ja vapaa-ajan raja voi hämärtyä. Kiire tai kiireen tunne on koko ajan läsnä asiantuntijatyössä.

Wikipedia kuvaa lisäksi, että asiantuntija on henkilö, jolla on kanssaihmisiään selvästi perusteellisemmat ja laajemmat tiedot joltakin alalta. Asiantuntija pystyy usein tunnistamaan ongelmia ja ratkaisemaan niitä tehokkaasti.

Ongelmanratkaisukyky on siis asiantuntijuuden välttämätön edellytys.

Osaako asiantuntija sitten ratkaista omia, varsinkin ajankäyttöön liittyviä ongelmia?

Tätä kannattaa pohtia enemmänkin.

Pandemia on pakottanut ja teknologia on mahdollistanut työnteon lähes missä ja milloin vain. Työn ja vapaa-ajan raja on hämärtynyt varsinkin etätyössä, asiantuntijatyössä sekä näiden yhdistelmässä. Etätyön joustavuus, kontrolloimattomuus, monimuotoisuus ja itsenäisyys haastavat asiantuntijat ja heidän esihenkilönsä.

Asiantuntijatyö on yleensä kuormittavaa, mutta tutkitusti se on myös mielekästä tekijöille. Työn imulla tarkoitetaan myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa työssä. Sitä kokeva työntekijä alkaa aamuisin yleensä mielellään töihin, kokee työnsä mielekkääksi ja nauttii siitä. Työn imuun liittyy aina kolme hyvinvoinnin ulottuvuutta: tarmokkuus, omistautuminen ja uppoutuminen. Korkea työn imu ja uppoutuminen töihin kuitenkin edellyttävät riittävää työstä irtautumista ja muihin asioihin keskittymistä vapaa-ajalla. Työn imussa työtä ei voi tehdä terveyden tai muun elämän kustannuksella, vaan työ ja muu elämä rikastuttavat toisiaan.

Asiantuntijatyössä tilastoidaan työn korkeasta imusta huolimatta usein psyykkisiä kuormituksia: nukahtamisvaikeuksia, keskittymiskyvyn puutetta ja jopa uupumista. Psyykkisiä kuormitustekijöitä voidaan kuitenkin ehkäistä ajankäytön hallinnalla ja konkreettisilla keinoilla hallinnan saavuttamiseen. Asiantuntijalla ja hänen esihenkilöllään täytyy olla hallussa nämä keinot ratkaista ajankäytön haasteet.

Miten aikaa voitaisiin hallita paremmin asiantuntijatyössä?

Ajankäytön ongelmien ratkaisu alkaa aina organisaatio- ja työyhteisötasolta. Yksittäinen asiantuntija ei ole itsenäisyydestään huolimatta omien aikataulujensa autonominen hallitsija.

Asiantuntija voi kuitenkin itsekin edistää omaa työajanhallintaa seuraavilla keinoilla.

1. PRIORISOINTI

• Asiantuntijan työn priorisoinnin tulisi syntyä esimiehen tuella, yhteisen päätöksen tuloksena. Priorisointi perustuu organisaation tärkeysjärjestykseen.
• Työn rajojen määrittäminen ja priorisointi edellyttävät ymmärrystä siitä, mitä kaikkea tehtävänkuvaan kuuluu ja mitä kaikkea on suunnitteilla.
• Priorisointia voi tehdä monien tekijöiden pohjalta. Kiireellisyys ei aina merkitse sitä, että asia on tärkeä.
• On mahdollista keskittyä vain muutamaan kokonaisuuteen kerrallaan.
• Konkreettisten tehtävien kirjaaminen helpottaa toimeen tarttumista.
• On hyväksyttävä, että priorisointi on myös luopumista ja kyseenalaistamista.

2. TYÖN NÄKYVÄKSI TEKEMINEN

• Työn vaiheistaminen tekee sen etenemisestä näkyvää. Se edistää ajanhallintaa ja ennustettavuutta.
• Selkeiden osatehtävien määrittäminen vähentää kuormitusta, koska kokonaisuutta ei tarvitse jatkuvasti jäsentää mielessä.
• Omaa ajankäyttöä tarkastelemalla saa kokonaiskuvan työstä.
• Omaa työtä arvioimalla havaitsee onnistumiset, takapakit ja etenemisen sekä tunnistaa oman tapansa työskennellä.

3. KESKEYTYSTEN HALLINTA

• Laadukas ajattelutyö edellyttää aikaa ja tilaa keskittyä.
• Nopea tehtävästä toiseen siirtyminen heikentää ongelmanratkaisukykyä ja luovuutta.
• On yhtä tärkeää hallita mielen sisäisiä kuin ulkoisiakin keskeytyksiä.
• Erityisesti sisäisten häiriöiden hallitseminen vaatii harjoittelua.
• Erilaiset tekniikat (kuten Pomodoro-menetelmä*) auttavat hallitsemaan keskeytyksiä.

*Pomodoro-menetelmä avuksi

Menetelmässä on kyse siitä, että työskennellään esim. 25 minuutin jaksoissa ja pidetään sen jälkeen lyhyt tauko. Ennen työjaksoja listataan tehtävät, jotka on tarkoitus saada aikaiseksi, ja kuhunkin niistä keskitytään yhden työjakson ajan. Pomodoron idea on kääntää vauhdilla etenevien viisareiden aiheuttama paniikki tehokkaaksi työajaksi.

Töitä on usein liikaa suhteessa tekijöihin. On ongel­mallista jättää kuitenkaan vastuu ajanhallinnasta pelkästään asiantuntijalle, koska  käytännössä se tarkoit­taa, että joko laadusta tai määrästä tingitään ja lopulta työntekijä tekee päätöksen, kuinka toimii. Esihenkilöiden ja yrityksen johdon tulee olla mukana ajanhallinnan suunnittelussa.

Voisiko tänään olla se päivä, jolloin asiantuntija alkaisi tekemään työnsä näkyväksi ja hahmottelisi projektien kokonaisuudet selkeiksi osatavoitteiksi? Tai voisiko koko työyhteisö yhdessä miettiä, miten työn keskeytyksiä voitaisiin hallita? Pienillä toimilla voi olla suuri vaikutus ajankäyttöön ja työn kuormittavuuteen. Muutoksen matkan aloittaminen vaatii aina ensimmäisen askeleen ottamista.

Aika on meidän yhteistä valuuttaa. Vastuu ajan käytöstä on aina jaettua vastuuta. Kun käytämme ajankäytön haasteiden ratkaisemiseen aikaa, meille tulee vapautumaan aikaa.

Lähde: Opas ”Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinnasta asiantuntijatyössä

Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -hanke (2014 – 2016)