Valmistele työntekijäsi kesään

Ennätyskylmästä ja lumisesta maisemasta huolimatta, kesä lähestyy taas. Koronatilanne on kiristänyt monen yrityksen vyötä ja saanut miettimään luovia ratkaisuja liiketoiminnan ylläpitämiseksi. Kokosimme tähän tekstiin muutaman vinkin henkilöstöasioiden valmistelusta kesää varten.

Kesätyöntekijät

Suomi on neljän vuodenajan maa ja elämä sen mukaista. Kesällä moni on lomilla ja yrityksillä on tarve palkata kesätyöntekijöitä lomatuuraajiksi tai paikkaamaan kasvanutta kysyntää. Koronatilanne on kuitenkin monen kohdalla aiheuttanut muutoksia henkilöstöasioissa viime vuoden puolella, kuten lomautuksia, joilla voi olla vaikutusta tulevankin kesän päätöksiin.

Kesätyöntekijän palkkaamisessa on tärkeä muistaa kaikki työsuhteen kannalta olennaiset asiat:

• Kirjallisen työsopimuksen teko, jossa sovitaan tehtävistä, ajasta, palkasta, lomakorvauksista. Hyviä pohjia löytyy esimerkiksi ammattiliittojen verkkosivuilta. Määräaikaisuuden kesto ja perusta on tärkeää ilmoittaa sopimuksessa, jotta siitä ei tule myöhemmin riitaa.
• Henkilötietojen perustamisesta ja ilmoittamisesta palkkahallintoon
• Mahdollisten henkilöstöetujen määrittelystä kesätyöläisten kohdalla

Kesälomien suunnittelu ja myöntäminen

Vakituisessa työsuhteessa tavallisesti myönnetään kesälomat toukokuun ja syyskuun välisellä ajalla. Täyden lomaoikeuden edelliseltä vuodelta ansainneella työntekijällä lomapäiviä on kertynyt 30, joista 24 annetaan kesälomana. Yleisimmän käytännön mukaisesti loma pitää antaa yhtäjaksoisesti, mutta työn sesonkilaatuisuuden ja alan TES:sin ohjaisten mukaisesti, loma voidaan myöntää useammassa jaksossa, kuitenkin siten että yhden jakson pituus tulee olla vähintään 12 arkipäivää.

Kannattaa siis suunnitella loma esimerkiksi heilurijaksoissa, joissa kesälomakausi on jaettu 24 arkipäivän mittaisiin pätkiin ja kukin työntekijä voi toivoa itselleen sopivaa heiluria. Työnantajalla on velvollisuus kuulla työntekijän toive loman ajankohdasta ja mahdollisuuksien puitteissa noudattaa sitä sekä tasapuolisuutta lomia jaettaessa.

Kesätyöntekijän tarpeeseen ja palkkaamiseen vaikuttavat kuitenkin suuresti nykyiset ja menneet lomautukset

• Jos työntekijä on ollut lomautettuna pitkän ajan vuoden 2020 aikana, hänelle ei välttämättä ole kertynyt lomapäiviä tavalliseen tapaan. Lomautuksen aikana lomaoikeutta kertyy vain ensimmäiseltä 30 päivältä kutakin lomautusjaksoa kohti.
• Mikäli yrityksellä on voimassaolevia lomautuksia, ei samaan tai vastaavaan tehtävään saa palkata uutta työntekijää. Työ tulee jakaa yrityksessä jo työskentelevien henkilöiden kesken, kunnes kaikille pystytään tarjoamaan sopimuksessa luvattu työmäärä.
• Niin kutsuttujen 0-tuntisopimuslaisten, eli tarvittaessa töihin kutsuttavien työntekijöiden kohdalla tarvetta työn tarjoamiselle ei ole. Heitä ei ole myöskään tarpeen lomauttaa, mikäli töitä ei ole.
• Työ tulee jakaa ensin vakiotyöajan omaavien tekijöiden kesken, vaikka he olisivat lomautettuja.

Koska lomautus voidaan tehdä joko kokoaikaisena, eli täyslomautuksena, tai työaikaa lyhentämällä, eli osa-aikalomautuksella, on mahdollista, että lomautettu henkilö on töissä. Tärkeää on kuitenkin huomioida, että kun ylitetään lomautusilmoituksessa määritelty työn määrä työnantajan aloitteesta, lomautus katsotaan päättyneeksi välittömästi sillä hetkellä. Kokoaikalomautetun kohdalla tämä tarkoittaa ensimmäistä työvuoroa.

Monet työehtosopimukset mahdollistavat kuitenkin väliaikaisen työn tarjoamisen lomautetuille henkilöille. Se tarkoittaa, että ennakkoilmoituksella ja yhteisellä sopimuksella myös kokoaikalomautuksella oleva henkilö voidaan kutsua töihin lomautusjaksoa katkaisematta. Tarkemmat menettelyn aikarajat kannattaa tarkastaa oman alan noudatettavasta työehtosopimuksesta. Lomautusjakson katkaisemisella on huomattavia käytännön vaikutuksia: henkilölle tulee antaa uusi lomautusilmoitus aikarajoja noudattaen ja lomaoikeuden kertyminen alkaa alusta eli uudet 30 päivää kerryttävät henkilön lomasaldoa.

Väliaikaisesta työstä voidaan tehdä erillinen sopimus korvauksen osalta, mikäli työnkuva on erilainen kuin rooli, josta henkilö on lomautettuna. Tuntipalkkalaisella palkka maksetaan tavalliseen tapaan tuntien mukaan, kuukausipalkkalaisella työehtosopimuksesta riippuen osakuukauden palkkana tai jonkin keskiansio-laskentamallin mukaisesti. Väliaikaisen työn palkkausmenettelyistä liittyvissä kysymyksissä kannattaa olla yhteydessä omaan palkkahallinnon yhteyshenkilöön tai ammattiliittoon.

Kesää suunnitellessa kannattaa siis punnita, voiko muuttuneen työvoiman tarpeen kattaa vakiotyöntekijöillä muuttamalla lomautuksen osa-aikaiseksi, tarjoamalla väliaikaista työtä vai palkkaamalla kesätyöntekijöitä. Kannattaa keskustella myös lomautettujen työntekijöiden kanssa, koska lomautuksen aikana heillä on oikeus vastaanottaa toisen tahon tarjoamaa työtä, eivätkä siten ole välttämättä käytettävissä.

Kun lomapalkkojen maksaminen tulee ajankohtaiseksi, muistathan hoitaa seuraavat asiat palkkahallinnossa

• Ilmoita tarkat lomapäivät: aloituspäivä sekä lopetuspäivä. Huomioi mahdolliset ylimääräiset pyhäpäivät kun sovitte 24 arkipäivän lomajaksoa. Talenomilla tämä onnistuu Palkat-osion lomailmoituksella.
• Tarkista, miten oman alasi työehtosopimuksen ja työsopimustenne mukaisesti maksetaan lomarahat: puolet ennen, puolet jälkeen, kokonaan ennen vai kokonaan loman jälkeen. Mikäli kyseessä on kuukausipalkkalainen, voi olla että lomarahat on tarpeen maksaa jo kuukausi ennen loman alkamista, jos tilipäivä osuu lomajakson alkuun.
• Muista ilmoittaa, mikäli lomaa siirretään työntekijän sairastumisen tai yhteisen sopimuksen mukaisesti.
• Sopikaa työsuhde-eduista loman ajalta, kuten autoista ja asunnoista, sillä loman aikana käytössä olevista eduista tulee tehdä normaalit vähennykset.
• Sopikaa toistuvien vaihtuvien ja kiinteiden bonusten maksaminen loma-ajalta, mikäli niiden maksamisesta ei ole jo sovittu.

Ja viimeisenä, muista myös itse lomailla!