Tehot irti HR-järjestelmästä

HR-järjestelmän hankinta on investointi, joka maksaa itsensä takaisin tehokkaampana arkena, edesauttaa tiedolla johtamista ja lisää työssä viihtymistä. Sensitiiviset dokumentit, excelit ja eri lähteistä yhdistellyt tiedostot ovat historiaa. Uusi aika parempi aika alkaa – meillä on uusi HR-järjestelmä!

Todellisuudessa sama järjestelmä voi olla unelmien täyttymys toisessa yrityksessä, tehoton kuluerä toisessa. Pahimmillaan hankinta epäonnistuu ja järjestelmä sopii huonosti omalle toimialalle, modernisoi prosesseja vain osittain, ja lopulta asiat menevät enemmän solmuun kuin ilman järjestelmää, kun rinnalla kulkee vanha ja uusi malli. Tämän jälkeen HR-järjestelmähankinnan hyödyt valuvat järjestelmän käytössä opastamiseen ja operatiivinen toiminta haukkaa resursseista liian suuren palan suhteessa strategiseen.

Miten menestyä HR-järjestelmämuutoksessa?

Olennaisinta on ymmärtää HR-järjestelmähankinnan olevan ensisijaisesti muutos työtavoissa ja prosesseissa. Tästä näkökulmasta katsottuna uuden järjestelmän käyttöönotto on osaprojekti. Ennen järjestelmien katselmointeja sisäisen tarpeen on tärkeää olla kristallinkirkas. Uskon usean järjestelmähankinnan epäonnistuneen siksi, että sisäinen tarvekartoitus jää puolitiehen ja oletetaan esimerkiksi esihenkilöiden arjen toteutuvan tietyllä tavalla – varmistamatta oletuksia oikeiksi.

Varmista innostavien järjestelmäesittelyiden synnyttämät mielikuvat realismiksi ottamalla seuraavat asiat työlistalle:

1. Kartoita yrityksen sisäiset tarpeet & priorisoi ne
2. Osallista IT-ammattilaiset teknisten seikkojen huomioimiseksi
3. Katselmoi järjestelmävaihtoehdot tarpeiden näkökulmasta
4. Suhteuta tarpeet ja investointi
5. Testaa miten sisäisessä kartoituksessa heränneet tarpeet toteutuvat
6. Varmista, että HR:n järjestelmäkokonaisuus on yhteensopiva
7. Valitse asiantunteva kumppani
8. Johda muutosta
9. Aloita järjestelmän käyttö

Yhteenveto HR-järjestelmästä

HR-järjestelmämuutoksen lonkerot ulottuvat syvälle organisaatioon. Projektin varhaisesta vaiheesta lähtien toteutettuun laadukkaaseen muutosjohtamiseen nojaten, organisaatio selviää projektista pienemmällä stressillä. HR-järjestelmämuutos on hieno mahdollisuus: tilaisuus tutkailla nykyisen toiminnan ulkopuolelta sitä, voisiko asiat tehdä kokonaan toisin. Tästä näkökulmasta on mielestäni parasta aloittaa.

Annetaan prosessien johtaa järjestelmää, ei päinvastoin.