Vad är upphandling?

Upphandling, även känd som offentlig upphandling, är den process som den offentliga sektorn använder för att köpa varor och tjänster.

Upphandling vid inköp av tjänster och varor

Det är viktigt att skilja mellan begreppen inköp och upphandling. Inköp syftar till själva köpet av olika varor och tjänster, medan upphandling, eller offentlig upphandling, är den process som offentliga verksamheter använder för att sluta avtal och sedan genomföra inköp av varor och tjänster. Den offentliga sektorn, inklusive staten, regioner, kommuner och många kommunala och statliga bolag, använder upphandling för att göra inköp inom olika områden.

Offentlig upphandling kan omfatta en bred variation av varor och tjänster, från kontorsmaterial och livsmedel till transporttjänster och IT-system. Denna process erbjuder företag möjligheter att vinna kontrakt inom den offentliga sektorn, samtidigt som den säkerställer att den offentliga sektorns inköp främjar konkurrens och att skattemedel används effektivt.

Regler och principer för upphandling

Upphandlingsprocessen regleras av flera lagar, inklusive lagen om offentlig upphandling, lagen om upphandling inom försörjningssektorerna, lagen om upphandling av koncessioner och lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet. Gemensamt för dessa lagar är att de bygger på fem grundläggande principer:

Icke-diskriminering: Alla leverantörer ska behandlas lika och ha samma möjlighet att delta i upphandlingsprocessen.

Likabehandling: Samma villkor ska gälla för alla deltagande leverantörer, och ingen får ges en orättvis fördel.

Proportionalitet: Kraven och åtgärderna som används i upphandlingen måste vara proportionella till upphandlingens syfte.

Öppenhet och transparens: Upphandlingen ska vara öppen och transparent, och

information om den ska vara tillgänglig för alla intresserade parter.

Ömsesidigt erkännande: Upphandlingsresultat från ett EU-land ska erkännas i andra EU-länder.

Offentlig sektor vs privat sektor

När den offentliga sektorn genomför olika inköp, såsom offentlig upphandling, används skattemedel. Därför är det nödvändigt att det finns lagar och regler som reglerar detta för att säkerställa rättvis och effektiv användning av medel. I den privata sektorn kan företag oftast göra inköp baserat på sina egna beslut, och processen är oftast mer flexibel och snabbare än offentlig upphandling.

Offentlig upphandling tar vanligtvis längre tid, och beroende på upphandlingens värde gäller olika regler. Mindre upphandlingar brukar kallas direktupphandlingar, och de liknar mer den privata sektorns inköpsprocess. Trots detta måste även direktupphandlingar följa de fem grundläggande upphandlingsprinciperna.

Så går en offentlig upphandling till

Identifiering av behov: Den offentliga verksamheten identifierar ett behov och beslutar att genomföra en offentlig upphandling.

Analys och specifikation: Behoven analyseras och specificeras, ibland i samråd med företag och andra marknadsexperter.

Upphandlingsdokument: Kraven som framkommit under analysen sammanställs i ett upphandlingsdokument. Detta dokument innehåller all information som leverantörer behöver för att kunna lämna anbud.

Annonsering: Upphandlingen annonseras i en annonsdatabas, som vanligtvis är registrerad hos Konkurrensverket. Om upphandlingens värde överstiger en viss tröskel, måste den också annonseras i hela EU.

Anbudsprocess: Leverantörer lämnar anbud på upphandlingen.

Utvärdering och val: Anbuden utvärderas, och det mest fördelaktiga anbudet som uppfyller kraven väljs.

Det är viktigt för företagare att förstå upphandlingsprocessen och reglerna för att kunna dra nytta av affärsmöjligheter inom den offentliga sektorn. Upphandling är en väg till att säkra kontrakt och samarbeten med offentliga verksamheter, och det kan vara en viktig del av

affärsverksamheten för många företag. Om du är företagare och överväger att delta i upphandlingar, kan det vara fördelaktigt att konsultera experter inom området för att öka dina chanser att lyckas.