Fakturering innebär att ett betalningskrav skickas, antingen fysiskt eller elektroniskt, till en kund i samband med försäljning av en vara eller tjänst.
Så fungerar fakturering
När ett företag säljer en vara eller tjänst till ett annat företag krävs det att en faktura upprättas. I affärer mellan företag och privatpersoner används oftast kvitton.
Fakturering sker oftast genom ett affärssystem, vilket inte bara underlättar faktureringsprocessen utan det kan även integreras med bokföringen – något som gör det hela mer tidseffektivt. Faktureringsprocessen regleras av mervärdesskattelagen samt bokföringslagen och omfattar försäljning både inom Sverige, till EU-länder och vid export.
Vad ska en faktura innehåll?
Det är viktigt att fakturan är korrekt och tydlig för att underlätta för kunden och uppfylla lagliga krav. Enligt Skatteverket måste en faktura innehålla följande obligatoriska uppgifter:
Datum då fakturan är utställd
Ett unikt fakturanummer
Säljarens och köparens adress
Säljarens VAT-nummer
Köparens VAT-nummer (obligatoriskt vid EU-handel)
Transaktionens art och omfattning
Datum då leverans eller tillhandahållande skett eller a conto-betalning gjorts om det är annat än fakturadatum
Specifikation (vad fakturan omfattar)
Pris
Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag
Tillämpad momssats
Momsbelopp
För aktiebolag är även uppgifter som kommun där bolaget har sitt säte, bolagets organisationsnummer samt bolagets namn obligatoriska. Utöver dessa uppgifter kan det vara fördelaktigt att inkludera betalningsvillkor, information om dröjsmålsränta, säljarens bankgironummer, samt referenser till beställningar och offerter.
Fakturera i samband med leverans
För att säkerställa att företaget får in pengarna i tid för försäljningen är det viktigt att faktureringen sker snabbt efter att varan eller tjänsten har levererats. Betalningsvillkoren avtalas mellan företaget och kunden, med huvudregeln att små- och medelstora företag bör få betalt inom 30 dagar. Att hålla faktureringen effektiv underlättar företagets likviditet och möjliggör smidiga betalningar till leverantörer och andra ekonomiska åtaganden.
