Hantera utlägg med en knapptryckning

Att vara soloentreprenör innebär att hantera många olika aspekter av verksamheten, inklusive inköp för företagets räkning. Ibland befinner du dig i en situation där du inte kan handla på faktura och inte har företagskortet nära till hands. I sådana fall kan det hända att du behöver betala företagets utgifter med dina privata pengar – detta kallas för att göra ett utlägg.

Vad är ett utlägg?

Ett utlägg innebär att du som företagare betalar för företagets utgifter med dina egna pengar. Detta kan inkludera mindre inköp som fika till kundmöten, möbler, eller elektronik till kontoret. Trots att du har betalat med privata medel, räknas köpet som ett företagsköp och måste bokföras som sådant. Därför är det viktigt att bevara kvittot i den form du mottog det. En inscannad kopia eller ett foto av originalkvittot har tidigare inte varit tillräckligt. För inköp som överstiger 4000 kr krävs en fullständig faktura.

Hur bokförs utlägg?

När ett utlägg bokförs, registreras det så att företaget står för kostnaden och får en skuld till dig som har gjort utlägget. Kostnadskompensationen brukar enklast kunna betalas ut i samband med lönen, beroende på vilket bokföringssystem du använder. Idag finns det många digitala tjänster som underlättar denna hantering.

Den nya kvittolagen

Som nämnt ovan var  företag tvungna att spara alla fysiska papperskvitton och fakturor som bevis på inköp, även om de hade fotograferats eller skannats. Enligt riksdagen kostade detta krav företagare runt 4 miljarder kronor årligen. Men nu har en viktig förändring trätt i kraft – ett förslag om att avskaffa detta krav har blivit antaget. De nya reglerna träder i kraft den 1 juli 2024.

Den nya lagen innebär att papperskvitton endast behöver sparas tills en digital kopia finns. Enkelt uttryckt: fotografera ditt papperskvitto, ladda upp det och släng sedan det fysiska kvittot. Detta skapar förutsättningar för effektivare bokföring och betydande kostnadsbesparingar för företag. Genom att enkelt integrera digitala kopior av kvitton kan företag automatisera sin bokföringsprocess och minska risken för fel.

Effektivitet med digitala verktyg

Med den nya lagen på plats är det enklare än någonsin att använda digitala verktyg för att hantera din bokföring. Talenom Online erbjuder en mängd funktioner som gör processen smidig och enkel:

• Fotografera kvitton och skicka in dem direkt via appen: Du kan enkelt fota dina kvitton och ladda upp dem direkt. Detta gör att du snabbt och smidigt kan bli av med papperskvitton och ha allt samlat digitalt.
• Registrera köp du betalat själv: Har du gjort ett utlägg? Inga problem. Du kan enkelt registrera dessa inköp i appen och hålla koll på dem tills du blir kompenserad.
• Skicka och följ upp fakturor: Hantera dina fakturor enkelt. Skicka dem direkt från appen och följ upp kundbetalningar utan ansträngning. Du kan även skicka ut automatiska påminnelser om fakturor förblir obetalda.
• Betala räkningar med ett klick: Ta emot och betala fakturor med bara ett klick, vilket sparar tid och minskar administrationen.
• Skicka in bokföringsunderlag: Oavsett om du är på språng eller sitter vid datorn, kan du enkelt skicka in alla dina bokföringsunderlag. Fotografera pappersunderlag med appen och ladda upp dem direkt.

Med Talenom Online och den nya kvittolagen kan du som soloentreprenör hantera din bokföring enklare än någonsin. Slipp krånglet med papperskvitton och ta kontroll över din ekonomi med digitala verktyg. 

Kontakta oss idag för att se hur vi kan hjälpa dig och ditt företag att förenkla din bokföring och spara tid och pengar.