Tilitoimiston vaihtaminen

Tilitoimiston vaihtaminen voi olla merkittävä päätös yritykselle. Se voi tuoda mukanaan monia hyötyjä, mutta se vaatii myös huolellista suunnittelua ja toteutusta. Tässä artikkelissa tarkastelemme tilitoimiston vaihdon syitä, vaiheita ja huomioitavia asioita.

Vaihtamiseen liittyvät myytit

Tilitoimiston vaihtamiseen liittyy erilaisia uskomuksia, joista harva pitää paikkansa. Tilitoimiston vaihtaminen saattaa helposti tuntua työläältä ja hankalalta urakalta, mutta se ei välttämättä ole niin monimutkaista kuin saattaa kuvitella. Tyypillisesti tilitoimiston vaihtoprosessiin saa apua uudelta tilitoimistolta, mikä tekee vaihdosta helpompaa ja yritykselle vaivatonta. Vaihtoprosessi ei ole useiden kuukausien työ vaan irtisanomisajasta riippuen siirto voidaan toteuttaa jopa kuukaudessa. Usein ajatellaan, että tilitoimistoa voi vaihtaa ainoastaan tilikauden vaihtuessa eli edellinen tilitoimisto tekisi kuukausikirjapidot tilikauden loppuun asti sekä tilinpäätöksen ja uusi toimija aloittaisi uuden tilikauden alusta. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa vaan tilitoimistoa voi vaihtaa missä kohtaa vuotta tahansa.

Miksi vaihtaa tilitoimistoa?

Tilitoimiston vaihto voi tulla eteen yrittäjästä riippumattomista syistä, kuten nykyisen tilitoimiston lopettaessa toimintansa tai kirjanpitäjän eläköityessä. Vaihtoehtoisesti vaihtamisen syy voi johtua yrityksestä itsestään. Tällaisia tilanteita ovat muun muassa alla olevat.

1. Yrityksen tarpeet ovat voineet muuttua ja tilitoimiston tulisi kyetä vastaamaan näihin uusiin vaatimuksiin.
2. Taloushallinnon järjestelmän tulisi palvella paremmin tai sen pitäisi toimia yhdessä muiden yrityksen käyttämien järjestelmien kanssa.
3. Prosessien tai raportoinnin kehittäminen, joihin nykyinen tilitoimisto ei pysty vastaamaan.
4. Kommunikaatio ei ole riittävällä tasolla, selkokielistä tai yhteydenpidossa on muita haasteita.
5. Palvelun laatu ei vastaa yrityksen tarpeita tai palvelussa tapahtuu virhetilanteita.
6. Palvelun hinnoittelu on epäselvä tai vaihtelee ilman selkeitä perusteluita.

Nämä kaikki ovat yleisiä syitä tilitoimiston vaihtamiseen tai vaihtoehtojen selvittämiseen. Tilitoimiston vaihtaminen voi olla mahdollisuus parantaa yrityksen taloushallintoa ja löytää kumppani, joka vastaa paremmin yrityksesi tarpeita.

Miten tilitoimistoa vaihdetaan?

Tilitoimiston vaihto hoituu sujuvasti ja suoraviivaisesti oikeanlaisella valmistelulla yrityksen koosta riippumatta.

Tilitoimiston vaihdon syyt

Ennen prosessin aloittamista sinun pitää tunnistaa syyt, miksi haluat vaihtaa tilitoimistoa. Onko kyse palvelun laadusta, hinnoittelusta, tai palvelun puutteista? Määrittämällä syyt vaihtoon, voit paremmin arvioida, mitä uudelta tilitoimistoltasi odotat.

Tutustu vaihtoehtoihin

Tutustu potentiaalisiin tilitoimistoihin. Vertaile palveluita, hinnoittelua, asiakasarvioita ja erityisesti sitä, miten ne vastaavat yrityksesi tarpeisiin. Hyvä keino löytää sopivia ehdokkaita on kysyä suosituksia liiketoimintakumppaneilta tai yrittäjäverkostoltasi.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Kun olet löytänyt muutaman potentiaalisen tilitoimiston, ota heihin yhteyttä ja pyydä heiltä tarjous. Tarkista, sisältyykö tarjoukseen kaikki tarvitsemasi palvelut ja onko hinta kilpailukykyinen. Älä pelkästään keskity hintaan, vaan myös palvelun laatuun ja tilitoimiston asiantuntemukseen.

Valtuutukset

Kun olet tehnyt päätöksen ja valinnut uuden tilitoimiston, järjestä vanhan ja uuden tilitoimiston välinen tiedonsiirto. Voit valtuuttaa uuden tilitoimiston hoitamaan vaihtoprosessin puolestasi. Samalla tulee hoitaa irtisanominen vanhaan tilitoimistoon ja huomioida irtisanomisajat, jotka voivat vaihdella tilitoimistoittain.

Järjestelmämuutokset

Taloushallinnon ohjelmiston vaihtuessa uusi tilitoimisto huolehtii tarvittavien taloushallinnon tietojen siirtämisestä vanhasta järjestelmästä uuteen. Monesti tilitoimiston vaihdoksissa tulee toteutettavaksi myös erilaisia järjestelmäintegraatioita esimerkiksi myyntilaskujen tai palkkatietojen siirtämiseksi. Näiden toteutuksesta ja aikatauluista tulee sopia järjestelmätoimittajien kanssa, jotta käyttöönotto sujuu halutussa aikataulussa.

Tilitoimiston vaihtaminen ei tarvitse olla monimutkaista tai aikaa vievää. Voit vapauttaa aikaasi valtuuttamalla tilitoimistosi hoitamaan vaihdoksen. Muista, että hyvä tilitoimisto on kumppani, joka auttaa yritystäsi erilaisissa tilanteissa ja tukee omalla osaamisellaan toimintaasi.