HR-viestintä organisaation arjen tukena

Monessa organisaatiossa sisäinen viestintä herää henkiin vasta muutostilanteessa: kun tulee YT-neuvotteluja, organisaatiomuutos tai muu kriisi. Silloin laaditaan tiedotteet, pidetään infotilaisuudet ja mietitään tarkkaan, mitä sanotaan.

Mutta toimiva tiedonkulku ei rakennu kriisitilanteissa. Se rakentuu joka päivä: perehdytyksissä, keskusteluissa, tiimipalavereissa ja siinä tavassa, jolla esihenkilö pitää tiiminsä ajan tasalla.

Kun arjen viestintä toimii, kriisikin hoidetaan paremmin. Kun se ei toimi, jokainen muutos tuntuu henkilöstöstä kuormittavalta, koska luottamuksen pohja on jäänyt rakentamatta ja muutokset tulevat yllättäen. Ja tällä on hinta, joka näkyy viivan alla.

Puutteellisen henkilöstöviestinnän hinta

Puutteellisen henkilöstöviestinnän kustannukset ovat helppo ohittaa, koska ne eivät synny yksittäisellä laskulla, vaan ne kertyvät hiljalleen. Epätietoisuus kuormittaa, vähentää työtehoa ja saattaa johtaa jopa lisääntyneisiin sairaspoissaoloihin ja irtisanoutumisiin. Viestinnän parantaminen on siis myös taloudellinen päätös, ei vain hyvinvointikysymys.

Tärkein arjen viestintä ei tapahdu intranetissä tai sähköpostissa, vaan työntekijöiden kohdatessa kollegansa tai esihenkilönsä.

Perehdytys ja keskustelut arjen viestinnän perustana

Uusi työntekijä muodostaa käsityksensä organisaation viestintäkulttuurista ensimmäisten viikkojen aikana. Perehdytyksessä ei riitä, että kerrotaan talon tavat ja järjestelmät. Yhtä tärkeää on kertoa, miten tieto kulkee: mistä kanavista sitä löytyy, keneltä kysytään ja miten oma mielipide voi tulla kuulluksi.

Puutteellinen viestintä perehdytyksessä jättää työntekijän ilman kokonaiskuvaa, mikä altistaa epävarmuudelle ja ulkopuolisuuden tunteelle.

Kehityskeskustelut ja muut esihenkilön kanssa kaksin käytävät keskustelut ovat yksi tärkeimmistä kaksisuuntaisen viestinnän välineistä. Niissä ei vain arvioida suoriutumista, vaan niillä annetaan työntekijälle tilaa kertoa miten hän voi, mitä hän tarvitsee ja toivoo.

Keskusteluiden ongelma monesti on, että niitä käydään kaavamaisesti ja niiden antia ei hyödynnetä systemaattisesti. Silloin ne menettävät merkityksensä ja henkilöstölle jää tunne, että palautteen antaminen on turhaa. Työntekijä jättää tällöin kertomatta omat kehitysideansa ja oivalluksensa, jotka voisivat hyödyttää koko organisaatiota.

Esihenkilö ja rakenteet ratkaisevat

Tärkein yksittäinen henkilöstöviestinnän kanava on siis esihenkilö. Ei intranet, ei johdon tiedote, vaan se mitä esihenkilö sanoo tiimipalaverin aluksi, miten hän reagoi kysymyksiin ja palautteisiin ja millä äänensävyllä hän kertoo organisaation kuulumisia. Tämä tarkoittaa sitä, että viestintäkulttuurin laatu ratkeaa pitkälti sillä, millaisia esihenkilöitä organisaatiolla on ja minkälaista tukea he saavat roolinsa hoitamiseen.

Viestintäongelmien syy on harvoin tahto, vaan rakenteen puuttuminen. Perehdys on hajanainen tai jätetty esihenkilön vastuulle ilman yhteistä mallia. Keskustelut käydään, mutta niiden anti ei johda mihinkään eikä tieto kulje eteenpäin. Palavereilla ei ole selkeää rakennetta, joten ne rönsyilevät tai jäävät pitämättä. Esihenkilöt ovat yksin; heillä ei ole malleja eikä tukea viestiä vaikeista asioista tai pitää tiiminsä ajan tasalla arjen muutoksista. Puutteellinen viestintä jättää tyhjiön, joka helposti täyttyy huhuilla. Usein puuttuu selkeä omistaja: kuka oikeastaan vastaa organisaation viestintäkäytännöistä ja niiden toimivuudesta? Tuloksena on organisaatio, jossa viestintä toimii sattumanvaraisesti esihenkilötaitojen mukaan.

Kun arjen viestintä toimii, työnteko selkeytyy: ihmiset tietävät mitä tehdään, miksi ja millä aikataululla. Luottamus vahvistuu ja muutosvastarinta vähenee, mikä näkyy sekä työhyvinvoinnissa että arjen sujuvuudessa.

Toimiva arjen viestintä ei vaadi suuria investointeja. Se vaatii selkeitä rakenteita:

• toimivan perehdytyksen
• säännölliset kehityskeskustelut
• toimivat palaverikäytännöt
• esihenkilöt, joilla on osaaminen ja tuki hoitaa viestintäroolinsa.