Laskun tekeminen – miten asiakkaan laskutus tehdään?

Yksi keskeisistä tehtävistä yrittäjänä on laskujen tekeminen ja lähettäminen. On erittäin tärkeää huolehtia tästä prosessista heti yritystoiminnan alkumetreillä, sillä sen ansiosta yritys veloittaa asiakkaitaan sovitusta työstä. Vaikka laskutus yleensä sujuu helposti, on joitakin tärkeitä seikkoja, jotka on otettava huomioon. Laskun sisällön lisäksi on merkityksellistä, miten lasku toimitetaan asiakkaalle ja millä tavalla lasku luodaan. Laskutukseen liittyy myös lakisääteisiä vaatimuksia.

Asiakkaan laskuttaminen – mikä on lasku?

Laskun tekeminen on tärkeä osa myyntilaskutusta. Lasku on ostajalle toimitettu tosite, josta käy ilmi tiedot myydystä tuotteesta tai palvelusta hintoineen. Laskun perusteella asiakas suorittaa maksun myyjälle laskusta löytyvien maksuehtojen mukaisesti. Arvonlisäverolaki asettaa laskun sisällölle tietyt vaatimukset, jonka vuoksi on suositeltavaa käyttää valmiita laskupohjia tai laskutusohjelmaa.

Ensimmäisen laskun luominen ja lähettäminen

Ensimmäistä laskua luodessa on tärkeää valita käytettävä laskun luontitapa sekä laskun toimitustapa. Laskun tekemiseen tarvitaan yritysasiakkailla yrityksen perustiedot, kuten nimi, y-tunnus ja osoite, kuluttaja-asiakkailla nimi ja osoite, sekä myydyn tuotteen/palvelun tiedot hintoineen ja verokantoineen.

Käytettävä laskupohja tai laskutusohjelma huomioi yleensä myös muut pakolliset asiat, kuten arvonlisäverotietojen erittelyn sekä riittävät tiedot myyjäosapuolesta. Laskujen lähettäminen kannattaa hoitaa ripeästi, jotta rahat kotiutuvat yrityksen tilille mahdollisimman nopeasti. Lisäksi on tärkeää kiinnittää huomiota laskun maksuehtoon, joka tulisi olla vähintään 14 päivää laskun luonnin ja eräpäivän välillä kuluttajakaupassa.

On kuitenkin suositeltavaa tarjota maksuaika laskutuksen yhteydessä, joka on lyhyempi tai korkeintaan sama kuin vastaanotettujen ostolaskujen maksuaika, jotta kassan tilanne pysyy stabiilina.

Projektityössä laskutusta on suositeltavaa myös jakaa useammalle laskulle esim. niin, että asiakas maksaa ensimmäisen osan työn aloituksen yhteydessä ja toisen osan sen valmistuessa. Laskutukseen liittyvistä asioista tulee aina sopia asiakkaan kanssa.

Laskun tekeminen – mitä eri vaihtoehtoja on?

Laskun tekeminen on vaivattomampaa, mikäli hyödyntää valmiita laskupohjia tai maksullisia laskutusohjelmia. Mikäli sinulla ei ole laskutusohjelmaa käytössäsi, voit käyttää esimerkiksi Exceliä tai PDF-muotoisia laskupohjia. Näin voidaan varmistua, että lasku sisältää lakisääteiset ja riittävät tiedot. Lisäksi on saatavilla ilmaisia laskutusohjelmia sekä maksullisia vaihtoehtoja.

Ilmaiset laskutusohjelmat tarjoavat perusmuotoisen laskun luomisen helposti ja nopeasti. Maksulliset laskutusohjelmat puolestaan tarjoavat usein paremman muokattavuuden ja muita kattavampia ominaisuuksia, kuten toistuvaislaskutusta tai maksunvalvontaa.

llmaiset ja maksulliset laskutusohjelmat

Markkinoilla on useita ilmaisia laskutusohjelmia, jotka mahdollistavat laskun tekemisen helposti ja nopeasti. Näiden laskutusohjelmien avulla voit luoda perusmuotoisia laskuja asiakkaillesi.

Laskutusohjelmat huolehtivat siitä, että syötät kaikki tarvittavat tiedot. Tällöin voit olla varma, että lasku on oikein muotoiltu ja helppolukuinen asiakkaalle. Laskutusohjelmat tarjoavat usein erilaisia lisäpalveluita, kuten esimerkiksi laskujen toimittamista verkkolaskuina lisähinnasta.

Joskus ilmaisissa laskutusohjelmissa on käyttörajoitteita lasku- tai asiakasmäärissä. Mikäli yritystoimintasi kasvaa, saatat joutua harkitsemaan siirtymistä maksulliseen versioon. Maksulliset laskutusohjelmat tarjoavat usein entistäkin helpomman laskujen luontityökalun sekä paremman muokattavuuden verrattuna ilmaisiin versioihin. Lisäksi maksulliset ohjelmat voivat tarjota muita kattavampia ominaisuuksia, kuten toistuvaislaskutusta tai maksuvalvontaa, jotka helpottavat niin laskutusta kuin saatavien seurantaa.

Laskun lähettäminen – vaihtoehdot

Laskun lähettäminen asiakkaalle voidaan toteuttaa yleisesti ottaen kolmella eri tavalla: Verkkolaskuna, sähköpostilaskuna tai paperilaskuna. Nykypäivänä suuntaus on siirtynyt kohti sähköisiä palveluita, jotka tarjoavat luotettavampia, edullisempia ja ekologisempia vaihtoehtoja.

Erityisesti myyntilaskutuksessa sähköinen laskutus on yleisesti käytetty menetelmä. Verkkolasku tai e-lasku tarkoittaa laskun lähettämistä sähköisessä muodossa asiakkaalle, jolloin asiakas vastaanottaa laskun täysin digitaalisessa muodossa. Verkkolaskujen lähettämistä varten tarvitaan oma verkkolaskuosoite, joka voidaan hankkia käyttämällä laskutusohjelmia. Näissä ohjelmissa voit luoda laskut helposti ja nopeasti, ja ne varmistavat, että lasku sisältää kaikki tarvittavat tiedot ja on oikein muotoiltu sekä helppolukuinen asiakkaalle.

Toinen vaihtoehto laskun toimittamiseen on sähköpostilasku, jossa lasku lähetetään suoraan asiakkaan sähköpostiin. Sähköpostilaskutus on erityisen käytetty menetelmä laskutettaessa yksityisihmisiä eli kuluttaja-asiakkaita. 

Vaikka paperilaskutus on vähentynyt huomattavasti, se on edelleen käytössä. Paperilasku on tuloste, joka lähetetään yleensä kirjeenä asiakkaan postilaatikkoon. Useimmat laskutusohjelmat tarjoavat myös mahdollisuuden lähettää laskuja postitse, jolloin sinun ei tarvitse itse hoitaa postitusta. Huomaa kuitenkin, että paperilaskujen lähettämisestä voi aiheutua postimaksuja.

Yhteenvetona voidaan todeta, että laskutusohjelmien avulla voit optimoida laskutusprosessin ja valita parhaiten sopivan laskutustavan asiakkaillesi. Verkkolaskutus ja sähköpostilaskutus ovat suositeltavia vaihtoehtoja myyntilaskutuksessa ja asiakkaan laskutuksessa, sillä ne tarjoavat kätevyyttä, nopeutta ja kustannussäästöjä. Paperilaskutusta käytetään edelleen joissain tilanteissa, mutta sen suosio on vähentynyt. Tärkeintä on valita laskutusmenetelmä, joka parhaiten vastaa yrityksesi tarpeita ja asiakkaiden odotuksia.

Yhteenveto

Laskun tulee sisältää kaikki tarvittavat tiedot ja olla oikein muotoiltu sekä helppolukuinen asiakkaalle. Laskutusohjelmat tarjoavat kätevän tavan luoda perusmuotoisia laskuja nopeasti ja helposti. Lisäksi maksulliset laskutusohjelmat tarjoavat usein paremman laskujen luontityökalun ja muita kattavampia ominaisuuksia, kuten toistuvaislaskutusta ja maksunvalvontaa. Laskun toimittamisessa on suositeltavaa siirtyä kohti sähköisiä palveluita, kuten verkkolaskutusta ja sähköpostilaskutusta, sillä ne ovat paperisia laskuja luotettavampia, edullisempia ja ekologisempia vaihtoehtoja.

Suosittelemme valitsemaan helppokäyttöisen ja luotettavan laskutusohjelman, joka yritystoiminnan kasvaessa kasvaa toiminnan mukana, etkä joudu vaihtamaan ja opettelemaan uutta ohjelmaa myöhemmin. Talenomin palveluista löydät edistyksellisen laskutusohjelman, joka on käytettävissä niin netissä kuin myös mobiilisovelluksessa. Talenomin laskutusohjelma on käytettävissä ilmaiseksi eikä se rajaa asiakas- tai laskumääriä. Toimitat laskut suoraan sähköposti-, verkko- tai paperilaskuna asiakkaillesi.

Lähteet: Verohallinto