Onko sinullakin kiire?

Koetko itsesi kiireiseksi? Oletko koskaan pohtinut, onko kyseessä oikeasti, siis aikuisten oikeasti kiire vai onko kiireen tunne harhauttanut sinut uskomaan, että nyt on tosi kyseessä?

Kiireen määritelmä

Meillä kaikilla on varmasti hetkiä elämässä, jolloin kiire on todellista. Välillä eletään tiukkaa ruuhkavuosiarkea uratavoitteiden, yrityksen pyörittämisen, haasteiden, menestyksen, perhe-elämän ja vapaa-ajan ristitulessa, jossa elämä voi olla todella kiireistä (siis aikuisten oikeasti). Kiireen määritelmänä pidetään jännitteistä tilaa, jossa aikaa on liian vähän tekemiseen nähden. Kiireen tuntu määritellään edellisen tavoin jännitteisenä tilana, mutta todellisuudessa aikaa on riittävästi tekemiseen nähden, jos vain priorisoi ja suunnittelee tekemisensä oikein. Tilanteessa, jossa tunnet itsesi kiireiseksi, pysähdy hetkeksi ja mieti tarkoin, onko kyse kiireestä vai kiireen tunteesta.

Ydintehtävät

Sekä kiireessä että kiireen tunteessa voi nojautua samoihin apukeinoihin. On hyvä aloittaa sillä, että kirkastaa itselleen mitkä ovat minun tärkeimmät tehtäväni, niin sanotut ydintehtävät. Tekemällä ydintehtävät, karsimalla kaiken muun, teet riittävästi. Kiireen keskellä priorisoidessa kannattaa muistaa asioiden tärkeys, ei vain kiireellisyys. Muista, että kukaan ei voi keskittyä sataan asiaan kerrallaan.

Priorisoi

Priolistasi kärjestä pitää löytyä ydintehtäväsi. Valitse jokaiselle päivällä 1–3 tärkeintä tehtävää, jotka haluat saada maaliin. Keskity niihin ja varmista, että saat ne tehtyä. Armollisuus itseään kohtaan ja perfektionismista eroon pyristeleminen on myös priorisointia. Oman rajallisuuden tunnistaminen on ehkä raastavaa, mutta sen myöntäminen monesti on oiva apukeino priorisoinnissa.

Ennakoi ja suunnittele

Mieti seuraavaksi, miten voit ennakoida ja suunnitella työtäsi. Tekemällä työn näkyväksi ennakointi ja suunnittelu helpottuu. Aukaise prosessit, määrittele tehtävät, kirjaa tavoite välitsekkauksineen ja pilko isot, hyhmäiset kokonaisuudet pienemmäksi, selkeiksi palasiksi. Aikataulutus on huomattavasti helpompaa, kun tiedät, mitä aikataulutat. Aikataulutuksessa yleinen virhe on liika optimistisuus omaa ajankäyttöään kohtaan. Deadlinet ovat liian tiukkoja, joka johtaa työn kasautumiseen.  Älä myöskään kiirehdi aikataulun suunnittelun kanssa liiaksi. Jos et puhelun aikana osaa heti sanoa varmaksi, milloin ehdit aiheeseen palata, älä anna mitään hiha-arviona tehtyä aikarajaa vaan sano ystävällisesti, että palaat aikatauluun, kun olet ehtinyt rauhassa tarkastella työtilannettasi.

Työn jatkuva keskeytyminen johtaa usein kiireen tunteeseen. Keskeytyneen tehtävän kimppuun palaaminen vie jokaisen keskeytyksen jälkeen enemmän ja enemmän aikaa. Onko sinulla mahdollisuus karsia keskeytyksiä, joihin voit itse vaikuttaa? Aina on hetkiä, jolloin on oltava tavoitettavissa ja aina on hetkiä, jolloin ei keskeytyksiltä saa rauhaa. On kuitenkin muutamia keinoja, joilla voi vähentää keskeytyksiä.

Yleisesti ottaen sähköpostille ei tavoitella vastausta minuuttien sisällä, monesti ei tuntienkaan. Silti me monet pidämme jatkuvasti silmällä näytön alareunalla väijyvää keltaista suljettua kirjekuorta, joka toisille myös kuuluu pienenä kilahduksena. Kurkistetaan asiaa toiselta puolelta.

Sinulla on tärkeää ja akuutisti vastausta vailla olevaa asiaa henkilölle X. Laitatko siinä tilanteessa sähköpostia, vai yritätkö kuitenkin tavoitella häntä puhelimitse saadaksesi välittömästi vastauksen? Jos taas asiasi ei ole niin päivän päälle, silloin todennäköisesti päädyt sähköpostiin. Todennäköisesti sähköpostiisi ei kilahtele viestejä, joihin vastaaminen ei ehtisi odottaa tuntia. Voisitko kytkeä merkkiäänet ja -kuvakkeet pois ja katsoa sähköpostisi vaikkapa kahden tunnin välein jatkuvan vilkuilun sijasta? Jos työtehtäväsi vaatii keskittymistä, voisiko puhelimen laittaa äänettömälle, laittaa vastaajaan viestin, että palaat asiaan kahden tunnin kuluttua, ja tehdä keskittymistä vaativa tehtävä kahdessa tunnissa pois alta sen sijaan, että työsi keskeytyy lukuisia kertoja ja vielä kuuden tunninkaan päästä se ei ole valmis?

Yhteenveto

Priorisoi siis ydintehtävät huolellisesti. Käytä aikaa huolelliseen suunnitteluun, se vie aikaa mutta säästää sitä päivien edetessä, kun asiat tulevat valmiiksi. Keskity tekemiseen ja tee asia mahdollisimman loppuun asti samalta istumalta. Muuten multitasking muuttuu somemaailman kuuluisuuteen, eli multipaskingiin.

Ja kyllä, välillä meillä on kiire, siis aikuisten oikeasti kiire. Kuitenkin ajoittain me itse luomme itsellemme kiireen tunteen. Tärkeää osata erottaa nämä toisistaan.

Anna minulle jatkossa tyyneyttä hyväksyä todellinen kiire, johon voin vastata suunnittelemalla päiväni paremmin. Anna minulle rohkeutta huomata, että olen joskus aiheuttanut kiireentunteen itse epäselvän ja yltiöoptimistisen kalenteroinnin vuoksi. Ja anna vielä lopuksi viisautta erottaa nämä kaksi toisistaan.