Huoneistotietojärjestelmä tulee – oletko valmis?

Huoneistotietojärjestelmä on otettu valtakunnallisesti käyttöön vuonna 2019, jonka jälkeen jokainen uusi taloyhtiö on perustettu jo huoneistotietojärjestelmään. Vuonna 2019 kerättiin viranomaisrekistereistä tiedot taloyhtiöistä niiltä osin kuin tietoja on ollut käytettävissä. Taloyhtiöiden osakeluetteloiden ylläpito siirtyy näin maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi jo vuoden siirtymäajan jälkeen 1.1.2024.

Taloyhtiöiden on siirrettävä osakeluetteloiden ylläpito hallituksen päätöksellä ja osakkaille on ilmoitettava, kun siirto on tehty. Osakkailla on osakeluettelon siirtämisestä kymmenen vuotta aikaa muuttaa osakekirja sähköiseksi. Huoneistotietojärjestelmään on tarkoitus siirtää yhtiöiden osakeluetteloiden ylläpidon lisäksi tiedot panttauksista, lainoista ja rakennustiedoista.

Huoneistotietojärjestelmän tarkoitus on olla reaaliaikainen tietokanta pankeille, isännöitsijöille ja kiinteistövälittäjille. Huoneistotietojärjestelmää kehitetään edelleen ja jatkokehitys on jo hyvässä vauhdissa.

Taloyhtiöiden osakeluettelot tulee siirtää järjestelmään – Miten se tapahtuu?

Vuoden 2019 jälkeen valmistuneiden taloyhtiöiden osakeluettelot ovat jo huoneistotietojärjestelmässä. Lisäksi vuoden 2019 jälkeen on jo siirretty taloyhtiöitä, mutta suuremmilta osin siirrot ovat vielä tekemättä.

Koskeeko siirto sinua ja sinun taloyhtiötäsi?

Osakeluettelot voidaan siirtää joka isännöintijärjestelmästä automaattisin siirroin tai Maanmittauslaitoksen sähköisen siirtopalvelun avulla.

Taloyhtiö, jonka isännöinti on ammatti-isännöitsijällä ja käytössä on isännöintijärjestelmä, tapahtuu siirrot todennäköisimmin automaattisiirtoina syksyllä 2023, kun ohjelmisto rajapinnat on saatu valmiiksi. Suurimmalla todennäköisyydellä myös yhtiöiden rekisteritiedot ovat ajan tasalla. Keskustelu huoneistotietojärjestelmästä on hyvä käydä oman isännöitsijän kanssa.

Taloyhtiö, jolla ei ole ammatti-isännöintiä tulisi tarkistaa, että siirto tapahtuu, koska se tulee tehdä manuaalisesti maanmittauslaitoksen sähköisessä siirtopalvelussa. Riippuen yhtiön iästä voi olla, että yhtiön asioissa tarvitsee tehdä yhtiöjärjestyksen muutos ja se vaatii ainakin yhden yhtiökokouksen, joten juuri nyt on aika tarkastaa, kuinka taloyhtiön osakeluettelon siirto järjestyy ja onko taloyhtiössä syytä tehdä yhtiöjärjestyksen muutos ennen osakeluettelon siirtoa. Koska siirto tulee tehdä hallituksen päätöksellä, tulisi myös tarkistaa, että yhtiön rekisteri merkinnät ovat ajan tasalla eli hallitus on rekisteröity PRH rekisteriin, jotta hallitus olisi toimivaltainen tekemään päätöstä siirrosta. Siirron voi tehdä hallituksen puheenjohtaja, isännöitsijä tai heidän valtuuttamansa taho.

Osakekirja sähköiseksi

Osakkeenomistajilla on siirron jälkeen kymmenen vuotta aikaa muuttaa paperinen osakekirja sähköiseen. Osakekirjan omistuksen vaihtuessa uudella omistajalla on kolme kuukautta aikaa tehdä muutos. Maanmittauslaitos valvoo osakemerkintöjen oikeellisuutta viran puolesta ja se tuo turvallisuutta osakeluetteloiden ylläpitoon. Jatkossa ei ole myöskään pelkoa, että osakekirja katoaa, kun ovat sähköisiä.

Osakkeenomistaja hakee sähköistä omistajamerkintää sekä paperisen osakekirjan mitätöimistä kymmenen vuoden kuluessa siirrosta. Nyt on myös hyvä aika tarkistaa oman osakekirjan sijainti ja tarkistaa omalta isännöitsijältä toimenpideohjeet, miten omistajamerkintä tehdään, jos osakekirja on kateissa. Tietyissä tilanteissa on mahdollista tehdä väliaikaistodistus, jolla omistusmerkintä voidaan tehdä.

Talenomin kiinteistöasiantuntijat ovat asiakkaiden apuna osakeluettelon siirtoon liittyvissä toimissa. Tarkistamme ja tarvittaessa laadimme yhtiöjärjestyspäivityksen, tarvittavat pöytäkirjat sekä teemme tarvittavat rekisteröinnit.