Budjetti – Uhka vai mahdollisuus?

Mikä on budjetti?

Budjetti on euromääriksi muutettu toimintasuunnitelma, johon kiteytyy yhtiön tavoitteet tulevalle ajanjaksolle. Budjetti laaditaan kuukausitasolle ja laadinnan perusteena käytetään toteutuneita yrityksen talouslukuja. Budjettia ei koskaan pidä tehdä siitä syystä, että se pitää tehdä vaan budjetin tavoitteena on antaa näkymää ja vertailupohjaa yrityksen johdolle tavoitteiden toteutumisesta. On tietysti selvää, että jokaisella yrityksellä on tavoitteet ja sitä kautta tarve laatia budjetti. Budjetoinnin tärkein vaihe on budjetointiprosessi – tätä ei tarvitse mieltää liian raskaaksi ”prosessiksi”. Budjetointiprosessi lähtee liikkeelle siitä, että yritys kirkastaa tulevat tavoitteensa. Tämän jälkeen tavoitteita ja mututuntumaa lähdetään jatkojalostamaan konkreettisiksi euroiksi.

Esimerkiksi: Yritys tavoittelee kannattavuuden parantamista. Budjetointiprosessin yhteydessä mietitään tavoiteltu kannattavuustaso ja tarvittavat toimet sen saavuttamiseksi. Tavoitetta ei kannata asettaa liian pieneksi, sillä helposti saavutettava tavoite ei välttämättä haasta kehitykseen. Toisaalta tavoite ei voi olla yliampuva, koska realiteetit sen saavuttamiseksi voivat olla liian suuret. Budjetointiprosessin yhteydessä käytävät keskustelut voivat jo itsessään saada aikaan uusia ajatuksia ja tapoja toiminnan kehittämiseen. Budjetointityylejä ja -tapoja on monenlaisia. Tyypillisimmin yritykset laativat budjetin seuraavaksi toimintavuodeksi ja budjetti sisältää tulos- ja kassabudjetin. Suuremmat yritykset saattavat laatia budjettia rullaavasti ja se tarkoittaa sitä, että budjettia on aina valmiina esimerkiksi seuraavat 12 kuukautta. Budjettia voidaan pilkkoa myös osabudjeteiksi helpottamaan eri toimintojen budjetointia. Tyypillisimmin osabudjetteja laaditaan myynnistä, palkoista ja investoinneista. Valitaan toteutustavaksi ja -tyyliksi mikä tahansa, lopputuotteena syntyy tulos- ja kassabudjetti. Tulosbudjetti laaditaan tuloslaskelman muodossa ja se näyttää kuukausikohtaisen kannattavuuden. Tulosbudjettia on helpoin lähteä rakentamaan toteutuneiden kuukausikohtaisten lukujen päälle. Kassabudjetin avulla saadaan näkymä yrityksen rahojen riittävyyteen ja pystytään ennakoimaan rahoituksen asemaa.

Budjetin seuranta 

Budjetin valmistuttua yhtiössä tulee edelleen kiinnostua asioista budjetin taustalla. Jotta budjetti ei jää nurkkaan pölyttymään ja odottelemaan seuraavaa budjetointikertaa, sitä tulee seurata kuukausittain. Kuukausiseurannassa tulee vertailla toteutuneita lukuja budjetoituihin lukuihin. Budjetoidut luvut voivat ylittyä tai alittua toteumaan nähden ja näistä poikkeamista johdon tulisi kiinnostua sekä miettiä syitä näiden taustoille. Johdon tulisi myös päättää konkreettisista toimista, joilla tavoitteet saadaan täytettyä. Budjetti toimii siis johdon apuvälineenä ja sen tulisi olla osa kuukausittaista rutiinia. Konkreettisten toimintatapojen muuttaminen ja kriittinen tarkastelu ovat avainasemassa. Yrityksen asettamat tavoitteet tulee viestiä selkeästi henkilöstölle sekä kertoa säännöllisesti tavoitteiden etenemisestä ja vielä vaadittavista toimenpiteistä tavoitteiden saavuttamiseksi. Näihin kirjoittamiimme asioihin viitaten, suosittelemme tavoitteiden kirkastamista, budjetointia ja toimeen tarttumista. Jos yritykseesi ei ole vielä koskaan laadittu budjettia, nyt on hyvä hetki opetella. Budjetti hyödyttää kaikkia yrityksiä kokoon katsomatta.