Yrittäjä, tunnistatko piilevän kehittämistoimintasi – ja tiedätkö miksi kannattaisi?

Väitän, että kehittämistoimintaa tehdään yrityksissä enemmän kuin tunnistetaankaan. Kun kehitystyötä ei tunnisteta, jäävät myös siihen liittyvät hyödyt hyödyntämättä. Pahimmillaan yritys menettää rahoitusmahdollisuuksia, verokannustimia tai mahdollisuuden käsitellä kehittämismenot tarkoituksenmukaisesti kirjanpidossa. Hyvä nyrkkisääntö on, että jos tavoitteena on luoda jotain uutta tai olennaisesti paranneltua, kyse voi olla kehittämistoiminnasta. Tällöin ennen toiminnan aloittamista on hyvä tarttua puhelimeen ja soittaa omalle kirjanpitäjälle tai talouspäällikölle ja keskustella asiasta tarkemmin. Mitä aikaisemmin olet yrittäjänä hereillä, sitä paremmin pystyt hyödyntämään kehittämistoimintaan liittyvät hyödyt.

Kehittämistoimintaa tehdään myös asiantuntijayrityksissä

Vaikka kehittämistoiminta mielletään usein teknologiateollisuuteen tai laboratorioihin, sitä tehdään paljon myös konsultointi- ja suunnitteluyrityksissä. Kehittämistoimintaa voivat olla esimerkiksi uuden palvelukonseptin luominen, digitaalisen työkalun kehittäminen, tekoälyn hyödyntäminen palvelutuotannossa, omien toimintamallien tuotteistaminen tai suunnittelu- ja konsultointiprosessien merkittävä uudistaminen

Suurin menoerä on usein työaika

Asiantuntijayrityksessä suurin kehittämisen kustannus ei ole laite tai ohjelmistokustannus, vaan henkilöstön ja mahdollisten ulkopuolisten konsulttien käyttämä työaika. Tästä syystä kehittämistoiminta on tärkeää tunnistaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, koska työajan todentaminen jälkikäteen voi olla äärimmäisen vaikeaa. Jos työaikaa ei seurata, kehittämismenojen määrä jää helposti epäselväksi ja niiden todentaminen jälkikäteen on vaikeaa.  

Kehityshankkeen talouden suunnittelu ja seuranta

Kehityshankkeelle kannattaa perustaa oma projektiseuranta heti alusta lähtien. Kun hankkeelle kohdistetut työtunnit, ostopalvelut ja muut kustannukset kirjataan järjestelmällisesti, kehitystyön laajuus ja kustannukset ovat helposti todennettavissa myöhemmin. Projektikohtainen seuranta ei palvele ainoastaan dokumentointia. Sen avulla kehittämiseen sitoutuneet resurssit ja saavutetut tulokset voidaan tehdä näkyviksi myös liiketoiminnan näkökulmasta. Kun hankkeelle laaditaan budjetti ja tavoitteet, voidaan myöhemmin arvioida, millaista tuottoa investointi on tuonut esimerkiksi kasvun, tehokkuuden, kannattavuuden tai uusien palveluiden muodossa.

Kehittämismenojen aktivointi:

Kehittämismenot voidaan tietyin edellytyksin merkitä taseeseen sen sijaan, että ne kirjattaisiin kokonaisuudessaan kuluksi. Tällöin kehitystyön arvo näkyy paremmin yrityksen varallisuudessa. Taseeseen kirjaamisen seurauksena tulos ei kuormitu kokonaan kehitysvaiheen aikana vaan investoinnin kustannukset saadaan jaettua useammalle vuodelle. Aktivointi ei sovellu kaikkeen kehitystyöhön, vaan edellytykset tulee arvioida tapauskohtaisesti.

Verotuksen T&K-kannustimet

Kehittämistoiminnan hyödyt eivät rajoitu pelkästään liiketoiminnan uudistamiseen. Yritys voi tietyin edellytyksin hyödyntää verotuksen tutkimus ja kehittämistoiminnan yhdistelmävähennystä, joka kannustaa investoimaan tutkimus- ja kehittämistoimintaan pienentämällä yrityksen verotettavaa tulosta. Mitä paremmin kehitystyö ja siihen liittyvät kustannukset on tunnistettu ja dokumentoitu, sitä helpompaa verokannustimien hyödyntäminen on. Siksi kehitystyön seuranta kannattaa järjestää osaksi yrityksen normaaleja toimintatapoja.

Kehittämisavustukset

Kehittämishanke voi avata mahdollisuuden myös ulkopuoliseen rahoitukseen. Kehittämishanketta tuetaan rahoituksen tai avustuksen muodossa muun muassa Business Finlandin, ELY-keskusten sekä erilaisten alueellisten kehittämistukien toimesta. Avustuksista löytyy omat vaihtoehtonsa niin isoimmille kuin pienemmillekin hankkeille. Dokumentointi ei palvele pelkästään kirjanpitoa tai verotusta vaan sama tieto on usein avustus- ja rahoitushakemuksen perusta. Jos kehittämishanke tunnistetaan vasta käynnistämisvaiheessa osa avustuksista voi olla jo menetetty. Monien avustusten osalta hakemus on tehtävä ennen hankkeen varsinaista käynnistämistä, minkä vuoksi kehityshankkeiden tunnistaminen ajoissa on erityisen tärkeää.

Työssäni kohtaan valitettavan usein tilanteita, joissa kehittämismenoihin havahdutaan vasta tilinpäätösvaiheessa. Tällöin työajan ja kustannusten dokumentointi voi olla puutteellista, jolloin osa mahdollisuuksista jää hyödyntämättä. Siksi kehityshanke kannattaa tunnistaa jo suunnitteluvaiheessa. Varhainen keskustelu kirjanpitäjän tai talouspäällikön kanssa auttaa varmistamaan, että kehitystyöstä saadaan kaikki mahdollinen hyöty irti niin kirjanpidossa, verotuksessa kuin rahoituksen näkökulmasta. Kehittämistoiminta on ennen kaikkea investointi yrityksen tulevaisuuteen. Kun kehitystyö tunnistetaan ja sitä johdetaan suunnitelmallisesti, yritys ei ainoastaan rakenna parempia palveluita ja toimintatapoja, vaan saa samalla käyttöönsä ne taloudelliset hyödyt, joita lainsäädäntö ja rahoitusjärjestelmät tarjoavat.