Lisää ennustettavuutta suoriteperusteisella kirjanpidolla

Tuotot ja kulut saattavat vaihdella joissakin yrityksissä kuukausien välillä paljonkin johtuen esimerkiksi töiden projekti- ja urakkaluonteesta. Tällaisia yrityksiä ovat usein esimerkiksi arkkitehti- ja insinööritoimistot.

Viisaiden päätösten tueksi tarvitaan tarkka kuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Tuottojen ja kulujen kuukausittainen vaihtelu voi vääristää tätä. Tällaisessa tilanteessa suoriteperusteinen kirjanpito voi olla ratkaisu antamaan tarkan kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tuotot ja kulut on jaksotettu niille kuukausille, jolloin työ tai palvelu on tehty.

Tässä blogitekstissä käymme läpi, mitä suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa ja miten se eroaa lasku- ja maksuperusteista kirjanpidosta sekä mitä hyötyä suoriteperusteisen kirjanpidon käytöstä on erityisesti projekti- ja urakkaluonteisessa työssä. Blogin tavoitteena antaa vinkkejä siihen, miten kirjanpito antaa myös projektityötä tekevien yritysten tuloksesta oikeellisen kuvan.

Erot suorite-, lasku- ja maksuperusteen välillä

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa kirjataan niille kuukausille, jolloin työ tai palvelu on tehty. Tällöin laskun päivämäärä tai maksupäivä ei ole merkitsevä. Suoriteperusteinen kirjanpito tarjoaa tarkan kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja auttaa projektien hallinnassa. Jotta nähdään, onko toiminta kannattavaa juuri tarkasteltavalla hetkellä, sekä tuotot että kulut tulee kohdistaa samaan hetkeen.

Laskuperusteissa kirjanpidossa tuloja ja kuluja kirjataan silloin, kun ne ansaitaan tai velvoite niihin syntyy, riippumatta siitä, onko raha jo saatu tai maksettu. Maksuperusteinen kirjanpito taas tarkoittaa sitä, että tuloja tai kuluja kirjataan vasta, kun ne on saatu tai maksettu. Keskeinen ero suoriteperusteisen ja laskuperusteisen kirjanpidon välillä on se, että suoriteperusteinen kirjanpito perustuu tulojen ja kulujen syntymishetkeen, kun taas laskuperusteinen kirjanpito voi viivästyä rahavirtojen suhteen ja maksuperusteinen kirjanpito näyttää tuloja ja kuluja vasta, kun raha on vaihtanut omistajaa.

Mitä hyötyä suoriteperusteisesta kirjanpidosta on etenkin projektiluontaisessa työssä?

Esimerkiksi suuren rakennusprojektin suunnittelussa, suunnittelutoimisto voi kirjata projektin alkuvaiheessa suunnittelutyön kustannukset ja suunnitelmien valmistumisen myötä myös projektiin liittyvät tulot. Tämä auttaa ymmärtämään, kuinka paljon rahaa projektiin on investoitu ja mahdollistaa tarkemman kustannusten hallinnan. Samalla säilyy reaaliaikainen tieto siitä, kuinka paljon tuloja projekti tuottaa, ja se helpottaa sopeuttamaan resurssit ja budjetin sen mukaan. Riittävän kassavirran varmistaminen ja talouden suunnittelu onnistuu, kun tieto projektin taloudellisesta etenemisestä on reaaliaikainen. Tämä helpottaa myös projektin etenemisen tiedottamista asiakkaille.

Oikea kohdistaminen on suoriteperusteisen kirjanpidon etu

Kohdistaminen laskun päivämäärän perusteella voi tuoda yllätyksiä verotukseen

Kun laskutetaan pitkältä ajalta urakkaa tai useita urakoita yhdellä kertaa, laskutettavat summat ovat suuria. Tällöin kuukaudet eivät ole vertailukelpoisia, ja veroja on hankala arvioida. Myös arvonlisäverojen määrät saattavat vaihdella siten, että joinakin kuukausina tulee iso maksettava summa ja joinakin kuukausina saattaa tulla palautettavaa arvonlisäveroa. Tällaisissa tapauksissa taloudellisen tulevaisuuden arviointi tai siihen varautuminen on hankalaa. Yrityksellä täytyisi myös olla monen kuukauden puskuri rahavaroissa tulevia kuluja kattaakseen.

Suoriteperusteinen kirjanpito mahdollistaa tulojen ja kulujen kohdistamisen eri ajanjaksoille, mikä on tärkeää tuloksen ja kannattavuuden seurannassa. Esimerkiksi pitkäaikaisen projektin kustannukset ja tulot voidaan jakaa usealle tilikaudelle niiden todellisen ajoituksen mukaisesti.

Keskeneräiset projektit tuottavat päänvaivaa kirjanpitoon – näin siitä selvitään

Kun tehdään töitä isojen projektien parissa, keskeneräisten töiden kirjausten kanssa kannattaa olla tarkkana. Jos ne kirjataan vain tilinpäätökseen, kirjaus voi heilauttaa tulosta merkittävästi suuremmaksi tai pienemmäksi verrattuna tilikauden aikaiseen tilanteeseen. Sen seurauksena voi tulla yllätyksenä suuri tulovero mätkyinä, tai huonommassa tilanteessa tulos painuu pakkaselle. Jotta toiminnasta saadaan realistinen kuva ja säästytään ikäviltä yllätyksiltä, kuukaudet on hyvä saada keskenään vertailukelpoisiksi. Tämä onnistuu, kun keskeneräiset työt huomioidaan kuukausikirjanpidossa.

Vaihtelevien palkkakustannusten kohdentaminen eri projekteille

Vaihtelevat palkkakustannukset vaativat erityistä huomiota ja tarkkuutta kirjanpitoprosessissa. Esimerkiksi suunnittelun ja konsultoinnin toimialalla asiantuntijatyön henkilöstökulut ovat yleisesti ottaen suurin kuluerä. Tällöin esimerkiksi lomapalkkavelkojen kuukausittainen jaksottaminen auttaa siinä, että kesällä ei ole lomakaudesta johtuvaa isoa kulupiikkiä tuottojen ollessa vähäisempiä.

Mikäli palkkakustannukset vaihtelevat projektien välillä, suoriteperusteinen kirjanpito mahdollistaa kustannusten tarkemman kohdistamisen eri projekteille. Näin voidaan seurata, kuinka paljon kustannuksia kunkin projektin suoritus aiheuttaa, mikä on tärkeää kannattavuuden seurannassa.

Yhteenveto

Suoriteperusteilla kirjanpidolla on monia etuja etenkin projektiluontoisia töitä tekeville yrityksille, kuten arkkitehti- ja suunnittelutoimistoille. Kirjanpidollisena päänvaivana voivat usein olla pitkäksi venyneet projektit tai vaihtelevat palkkakustannukset, jolloin tulot ja menot vaihtelevat kuukausittain suurestikin. Käyttämällä suoriteperusteista kirjanpitoa yrityksen toiminnan suunnittelu ja ennustettavuus paranevat, kun sekä kannattavuuden että talouden seuranta on reaaliaikaista.

Me Talenomilla osaamme arvioida, milloin suoriteperusteinen kirjanpito on yritykselle se kannattavin vaihtoehto. Taloushallinnon asiantuntijamme huolehtii, että talous on ajan tasalla myös projektiluonteisia töitä tekevillä yrityksillä.

Tarvitsetko apua yrityksesi kirjanpitoasioissa?