Albarán: qué es, para qué sirve y tipos de albaranes

En este artículo te hablamos en detalle sobre el albarán, ¿Qué es? ¿Cuándo se debe emplear? ¿Qué diferencias se contemplan respecto a la factura? ¿Qué tipos de albaranes hay? ¿Debo conservar estos documentos? No te preocupes, todas estas cuestiones las resolvemos en un pis pas, ¡sigue leyendo!

Si perteneces al mundo de los negocios, ya sea en calidad de autónomo o PYME, seguro que alguna vez te han surgido dudas sobre cuándo o cómo utilizar los diferentes documentos mercantiles que existen en la actualidad: recibo, albarán, factura, etc. Es cierto que todos ellos ofrecen garantías a la hora de realizar una transacción, pero tienen muchas diferencias entre sí. ¿Sabes utilizarlos en las situaciones correctas?

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¿Qué es un albarán? Definición

Un albarán, también conocido como nota de entrega, es un documento mercantil que tiene como objetivo garantizar y probar que se ha entregado un pedido o se ha prestado un servicio. Con el albarán, dejamos constancia de que la transacción se ha realizado con éxito, y por lo tanto acreditamos que el comprador ha recibido su pedido o servicio sin inconvenientes.

Con el objetivo de que este documento tenga la validez que le corresponde, debe constar de algunos datos generales que deben incluirse en todos los tipos de albaranes.

• Lugar y fecha emisión
• Número de albarán
• Datos identificativos del emisor y receptor (nombre y apellido o razón social, dirección postal, CIF o NIF)
• Lugar y fecha de entrega
• Firma y/o sello del receptor
• Cantidad y descripción de los productos

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¿Para qué sirven los albaranes?

Como hemos explicado, el albarán nos sirve de confirmación y a su vez de comprobante, por lo que todos los implicados en la transacción pueden tener constancia de que la operación se ha realizado de manera correcta.

Este documento, por lo tanto, también se utiliza para expresar inconformidad por parte del comprador a la hora de recibir su producto o servicio. Es decir, mediante el albarán podemos dejar constancia de que la transacción se ha efectuado, pero no estamos conformes con su estado.

Existen varios implicados a los que les interesa emitir o recibir un albarán de entrega. Veamos los tres puntos de vista para que te puedas sentir identificado en cualquiera de las situaciones:

• El vendedor o proveedor es quien lo emite, y le sirve para tener constancia de que el pedido (o servicio prestado) se ha entregado correctamente. Además de esta manera, luego puede emitir la factura basada a esos albaranes.
• El comprador o cliente es quien lo recibe, y le sirve para acreditar que lo que le ha sido entregado coincide con lo solicitado. También es útil para poder verificar lo que constará en la factura posteriormente.
• Hay un posible tercer implicado: a la empresa logística le sirve para garantizar que ha entregado el producto y el cliente ha mostrado conformidad con el estado de entrega.

El comprador, que es quien recibe y revisa el producto o servicio, firma el albarán y se queda con el documento original. El proveedor, y/o la empresa de logística, disponen a su vez con una copia del original. De esta manera todas las partes pueden avalar que la operación se ha realizado correctamente.

Es un recurso muy útil, por ejemplo, en situaciones en las que una transacción se repite con frecuencia en un mismo periodo de tiempo. Suele funcionar de la siguiente manera: se entregan los albaranes correspondientes a las entregas de cada operación a lo largo del mes y, al final del periodo, el vendedor emite una sola factura para el conjunto de las operaciones.

Este mecanismo facilita muchísimo el proceso de facturación, ya que permite acumular varios albaranes con el objetivo de generar una sola factura por todos los pedidos o servicios realizados en un intervalo determinado de tiempo.

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¿Es necesario conservar los albaranes?

El albarán no es un documento obligatorio, aunque a efectos legales y comerciales sí tiene algunas implicaciones. Contemplamos dos posibilidades por las cuales deberemos conservar o no los albaranes de manera obligatoria:

• Será necesario conservar los albaranes si en la factura final se hace referencia a uno o varios albaranes, pero únicamente los menciona y no se incluye la información completa que aparece en ellos. ¡Importante! En este caso deberás conservarlos unidos a tus facturas durante un periodo de 6 años, según el Código de Comercio.
• No será necesario conservar los albaranes cuando en la factura se hace referencia a la información que aparece detallada en el albarán y no solo la nombra. En este caso, sí podrías deshacerte de los albaranes relacionados ya que en tu factura consta el desglose del conjunto de albaranes previamente emitidos.

Es cierto que, aunque no estemos obligados a conservar los albaranes en algunas ocasiones, se recomienda guardarlos un tiempo de cara a posibles reclamaciones. Pueden ser útiles para demostrar la conformidad expresa en el momento de la entrega. Además, en caso de morosidad, te permite poder exigir el pago de la factura.

Tipos de albaranes

Los albaranes se diferencian en dos tipos dependiendo si se incluye o no el precio del producto o servicio en el documento. Por tanto, llegamos a la conclusión de que un albarán, a diferencia de la factura, no tiene obligación de mostrar el precio unitario ni total de un producto o servicio.

• Albarán valorado: se incluye precio unitario, total, posibles descuentos a aplicar y también se especifica el IVA.
• Albarán sin valorar: no se incluyen valores monetarios en el documento por lo que únicamente aparecen datos descriptivos.

En cualquier caso, como los albaranes no tienen validez legal por sí solos, tendrán que ir acompañados siempre de la factura, en la que sí o sí aparecerán desglosadas las cantidades e importes. Depende de cada uno incluir o no información más detallada en el albarán.

Igual que encontramos dos tipos de albaranes, también podemos encontrar diferentes tipologías de facturas: factura proforma, factura rectificativa, factura recapitulativa, entre otras.

No confundas la factura con el albarán

Probablemente aún sigues teniendo dudas sobre cuándo emitir un albarán o una factura. Es cierto que son documentos con similitudes, pero realmente no tienen nada que ver a efectos legales. Te planteamos algunas cuestiones comunes para que acabes de diferenciar bien estos dos conceptos:

¿Un albarán firmado sirve como justificante de pago?

¡Ojo! Debes tener en cuenta que el albarán únicamente justifica que se ha llevado a cabo la transacción, pero en ningún caso confirma que el pago del producto o servicio prestado se haya efectuado. Para eso sí que entra en juego la factura, por lo que, como bien estarás suponiendo, la factura y el albarán no son documentos sustituibles entre ellos si no complementarios. Cada documento tiene unas particularidades y ofrece sus propias garantías.

¿Qué va antes, la factura o el albarán?

Seguramente será una de tus dudas llegados a este punto. Te aclaramos que la factura se genera, siempre y cuando se recurra a la utilización de los albaranes, después de haberse emitido el albarán de entrega.

¿Es obligatorio que aparezca el precio en un albarán?

Como hemos visto anteriormente, la inclusión del precio unitario y total es uno de los datos opcionales en un albarán. Es una diferencia obvia frente a la factura, que tiene como obligación mostrar, además de muchos otros datos indispensables, los importes unitarios y final del producto o servicio a prestar.

¿Con un albarán puedo deducirme impuestos?

Ten en cuenta que, como introducir el precio en los albaranes es opcional, con este tipo de documento no podrás deducir ningún impuesto ya que no es un documento con validez para justificar un gasto ante Hacienda. Por ello debe ir siempre acompañada de la factura a la que hace referencia para que adopte validez fiscal.

Conclusiones

Ahora ya sabes lo importante que es conocer los diferentes documentos mercantiles y poder utilizarlos de manera óptima en las situaciones que más se adapten a nuestras necesidades y a las de nuestro negocio.

Recurrir a las notas de entrega o albaranes resulta muy práctico cuando llevamos a cabo operaciones comerciales. Se considera a su vez muy útil, ya que ofrece seguridad y garantías a todos los implicados en la transacción. ¿Sabías que en el sector logístico recurren muchísimo a este documento? Les proporciona rapidez a la hora de las entregas a la vez que ofrecen mayor control del stock.

¿Te ha quedado alguna duda sobre qué es un albarán, cuándo o por qué usarlo? ¡Te leemos en los comentarios!