Cómo realizar el cierre del año de un autónomo

Estamos en pleno Enero y muchos estaréis pensando en hacer de una vez por todas el cierre del año de autónomo. Y es que el cierre contable es un ejercicio que todo autónomo debe hacer cuando termina su ejercicio, que normalmente coincide con el año natural. Tenemos 3 meses para presentar los resultados pero no conviene dejarlo para el último momento.

El cierre del año contable no es más que la presentación de nuestras cuentas. El objetivo es mostrar si nuestra empresa ha presentado pérdidas o beneficios en ese ejercicio. Por ello se deben reflejar todos los movimientos contables de la empresa, con total fidelidad a la realidad. Parece sencillo pero lo cierto es que en el día a día de nuestro negocio se producen errores, duplicidades y omisiones que debemos resolver en el momento del cierre si no queremos tener problemas con Hacienda. En Talenom os damos todas las claves para hacer el cierre de año correctamente. La cosa pinta bien, ¿verdad?.

Te aconsejamos que adquieras una actitud positiva ante esta tarea, pues no solo sirve para cumplir la Ley, si no que nos va a dar una visión global de nuestro negocio que debería ayudarnos a tomar mejores decisiones en este año que acaba de empezar.

¿Qué datos debe reflejar el cierre contable?

Estos son los aspectos de tu contabilidad que deben reflejarse en el cierre del año:

• Tesorería.
• Préstamos y deudas. Aquellas que no se saldan en un solo año, si no en varios.
• Inmovilizado y amortizaciones. Todo lo que posee la empresa y que utiliza en su actividad a largo plazo, como por ejemplo maquinaria o vehículos.
• Existencias, también podríamos decir inventario. Todo aquello que se compra para volver a venderlo, ya sea transformado o no.
• Deudores y acreedores. Lo que debemos y se nos debe.
• Impuestos.
• Gastos en personal. Importe de las nóminas y de la deuda con trabajadores, si la hay.

Ahora que sabemos qué contiene el cierre del año contable, vamos a ver cómo hacerlo para no dejarnos nada por el camino.

Tesorería

La tesorería es la cuenta bancaria más la caja de la empresa. Así vemos cómo está la empresa a nivel de liquidez. Debemos reflejar todos los movimientos que se hayan producidos desde el 1 Enero hasta el 31 de Diciembre. Esto debemos hacerlo en todas las cuentas que tengamos en nuestra empresa y debemos reflejar el estado de las cuentas a 31 de Diciembre. Lo mismo con los movimientos de caja. Reflejaremos todas las entradas y salidas de efectivo. En la práctica esto supone que si retiramos dinero del cajero en una de las cuentas de la empresa, debemos justificar dónde ha ido, así como si cobramos una factura en efectivo o existe un ingreso de efectivo en la cuenta de la empresa.

En Talenom: ¿Qué es el IBAN?

Es normal que en esta tarea te encuentres con movimientos que no puedes identificar. Si es así debes apuntarlo en lo que se denomina la cuenta 555 (Partidas pendientes de aplicación). Recuerda que puedes conciliar tus movimientos con sus comprobantes en Talenom. Según vayas avanzando en el cierre seguramente encontraras su origen y desaparecerán de esta cuenta que no es otra cosa que el cajón de sastre de la contabilidad.

¡Spoiler! En la mayoría de casos suele tratarse de ingresos a cuenta sin concepto. Si al finalizar sigues si hallar el origen, puedes reflejarlo en la cuenta de Ingresos Excepcionales, siempre que sean cantidades pequeñas. Seguro que este detalle salva a más de uno y de una 😉

Deudores y acreedores

Se trata de una de las partes más importantes y crítica ya que los errores se aquí se pagan caros. Debemos contabilizar todas las facturas emitidas y recibidas de nuestros clientes y proveedores. Cuidado con facturas rectificativas (antes abonos) y facturas anuladas, porque puede descuadrarnos la cuenta en un pispás. Hacienda cruzará nuestros datos con los que también emiten clientes y proveedores. Si las facturas no coinciden recibiremos, con mucha probabilidad, llegará la indeseada visita de un inspector que nos requerirá todas las facturas. ¡Tranquilo! si controlas tu contabilidad y la llevas en orden en Talenom, difícilmente tendrán dónde pillarte.

Revisa lo que debes a tus acreedores (proveedores) y lo que te deben los clientes en las facturas, porque si aun no lo has pagado/cobrado puede que no te coincidan las cuentas. Estos importes deben ir a la cuenta de deudas a corto plazo en caso de que seamos los deudores, o a la cuenta de derechos de cobro en caso de que sea un cliente quien nos debe el importe de una factura.

Deudas a largo plazo (préstamos)

Si estamos pagando un préstamo lo normal es que tardemos varios años en pagarlo. Esto en contabilidad requiere que reflejemos en cuentas distintas. Lo que hemos pagado en el año del ejercicio y lo que seguimos debiendo. Lo que se sigue debiendo irá a la cuenta de préstamos a largo plazo, sin contar lo que pagaremos el siguiente ejercicio, que va a cuenta de deudas a corto plazo.

Inmovilizado

El inmovilizado lo conforman todos aquellos elementos que utilizamos en nuestra actividad y que nos ayudan a generar un beneficio. En ocasiones cuesta distinguirlos de los gastos porque el criterio se presta a opinión. Por ejemplo si compramos una máquina que interviene en la fabricación de nuestro producto, se trata de un inmovilizado, ya que es una inversión y no un gasto. Sin embargo lo que gastemos en publicidad, a pesar de ser una inversión en muchos aspectos, a nivel de contabilidad es un gasto.

El inmovilizado es algo que se usa y permanece en la empresa a lo largo de varios años. Es importante saber que cada año pierde cierto valor. Este valor que pierde sí se considera un gasto y lo deberemos trasladar a la cuenta de gastos. Esto es a lo que se denomina amortización. La amortización no es algo subjetivo ni va en función de si este año hemos dado mala vida a ese elemento en concreto, si no que está estipulado. Para conocer qué porcentaje podemos amortizar cada año podemos consultar la tabla de amortizaciones.

Existencias, inventario, stock…

Se trata del conjunto de bienes que la empresa tiene para ser vendido o para ser incorporado a un producto que se va a vender. Lo vemos con un ejemplo. Si nos dedicamos a la compra venta de coches y a 31 de Diciembre tenemos 7 coches que aun no hemos vendido, esos 7 coches forman parte de las existencias. Si por lo contrario nos dedicamos a vender naranjas por Internet y para ello usamos cajas rotuladas con nuestro nombre, en existencias debemos contabilizar tanto los kilos de naranjas que tenemos almacenadas, como las cajas que tenemos para mandarlas.

Personal

Si tienes empleados debes reflejar el importe de sus nóminas durante todo el ejercicio en la cuenta de gastos de personal del cierre del año. Este apartado es sencillo, pero recuerda comprobar que coincide con lo declarado en tus declaraciones de retenciones trimestrales.

Seguros o licencias

Seguros, licencias o cualquier otro gasto cuya vigencia abarca más allá del año del ejercicio. Por ejemplo, si nuestra póliza de Responsabilidad Civil va de septiembre de 2017 a septiembre de 2018, solo debemos contabilizar el gasto correspondiente a los 3 meses de 2017.

Impuestos

El IVA, que se liquida trimestralmente, nos habrá generado un ingreso (cuenta de Hacienda pública deudora) o un gasto (cuenta de Hacienda pública acreedora). Solo deberemos asegurarnos de que el resultado coincide con lo que estamos contabilizando en el año completo. Lo mismo sucede con las retenciones. Debemos comprobar que coinciden con las declaraciones trimestrales. Ten en cuenta que las retenciones y el IVA del cuarto trimestre todavía no ha quedado resuelto ya que se presenta en Enero.

Conclusiones

¿Te ha dado tiempo de asentar todos los truquillos para cerrar el año de autónomo? ¡seguro que si! Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con nosotros para que nuestro equipo de gestores pueda ayudarte. Con Talenom, todo es (mucho) más fácil. ¿Has probado ya nuestro programa de contabilidad?