Este Acuerdo de Nivel de Servicios (SLA) forma parte de la Propuesta de Servicios acordada y se aplica a nuestros servicios, ofertas, confirmaciones de pedidos y contratos de servicios.
Talenom podrá modificar este SLA sin necesidad de preaviso. No obstante, los cambios realizados nunca afectarán a los derechos y privilegios que usted tenga actualmente o a la calidad de los servicios prestados. Nuestro compromiso es garantizar que las modificaciones no impacten negativamente en la calidad o términos de los servicios. Si cree que los cambios perjudicarán sus derechos o la calidad de los servicios, debe informarnos por escrito. Cooperaremos de buena fe con usted para encontrar una solución.
INFORMACIÓN GENERAL
Usted tendrá acceso a nuestros Servicios conforme a las condiciones indicadas a continuación.
Canales de comunicación:
Creemos que una comunicación clara es esencial para prestar los servicios. Por ello, para evitar cualquier pérdida de información, tenga en cuenta lo siguiente:
• Nuestro método de comunicación principal es el correo electrónico. Podremos pedirle que, en beneficio de la empresa, resuma y confirme las conversaciones telefónicas por correo electrónico.
• Nos reservamos el derecho a cambiar nuestro método de comunicación principal y usar otros medios, por ejemplo, software y plataformas internos o externos.
• No aceptamos mensajes a través de WhatsApp.
Tiempo de respuesta y horario laboral:
Talenom se compromete a contestar a los clientes en cuarenta y ocho (48) horas hábiles. El horario de atención al cliente es de lunes a viernes, de 9 a. m. a 2 p. m. No se consideran días laborales los días festivos en la ciudad de Madrid, así como en la localidad donde se presten los servicios. Los días festivos se regirán por el calendario oficial de días festivos de la Comunidad Autónoma de Madrid y de la localidad de prestación de servicios, según corresponda. Cualquier modificación en los días festivos será comunicada con la debida antelación por Talenom.
Asesoramiento:
Si su paquete de servicios incluye servicios de asesoramiento, estos se limitarán a las consultas ordinarias o dudas razonables que tengan relación con sus actividades empresariales. En caso de que el Cliente añada otras actividades a su negocio, todas las consultas vinculadas con ellas se considerarán un servicio extra. Conforme a los Servicios contratados, las consultas ordinarias serán atendidas por contables o técnicos laborales sin que intervengan abogados u otros especialistas.
Entrega del material:
El método de entrega de material a Talenom será por vía electrónica. Es importante que utilice el método de comunicación indicado por Talenom para enviar la información. Para ello es posible que deba utilizar las plantillas que elabore Talenom, enviar correos electrónicos a las direcciones indicadas o usar un software específico, conforme establezca la Propuesta de Servicios y recomiende el personal de Talenom.
Presentación de información a las autoridades:
Salvo estipulación en contrario de la Propuesta de Servicios, los servicios incluyen la presentación de información a las autoridades por vía electrónica. Si los profesionales de Talenom deben acudir personalmente a las oficinas de los organismos públicos, esto generará un coste extra que se añadirá a la próxima factura. Este cargo adicional se cobrará en función del tiempo de desplazamiento del personal entre las oficinas de Talenom y los organismos públicos.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA FISCAL Y CONTABLE
Requisitos de contenido:
Los requisitos de calidad y formato del material contable están definidos en la legislación. El Cliente será el responsable de garantizar la legalidad del material que entregue a Talenom y de enviar todo el material vinculado con la contabilidad de su empresa.
Conservación de los documentos originales: El Cliente reconoce y acepta que, aunque Talenom guarde copias escaneadas de los documentos en su sistema por comodidad y referencia, el Cliente tendrá la obligación legal de conservar y guardar los documentos originales en un lugar seguro. La conservación de las copias escaneadas en los sistemas de Talenom, no exime al Cliente de la obligación legal de guardar y proteger los documentos originales en cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.
Plazo para consultar dudas sobre pagos y saldos:
El Cliente deberá consultar a Talenom cualquier duda que tenga sobre pagos, asientos contables y saldos de clientes y proveedores, a más tardar, un mes antes del cierre del periodo reglamentario para legalizar los libros contables. De esta forma, no se verá afectado el plazo para presentar las declaraciones y liquidaciones de impuestos.
Gestión fiscal:
El Cliente presta su consentimiento para que Talenom gestione los impuestos en su nombre. Si necesita cualquier información o actuación por su parte, Talenom se pondrá en contacto con el Cliente. No obstante, pese a que entregue toda la información necesaria para que Talenom gestione sus impuestos, deberá asegurarse de que la gestión fiscal en su empresa sea la correcta.
Información de Talenom ONE:
Como cliente del Plan Talenom One, además de las responsabilidades que se indican en este SLA y en los Términos y Condiciones Generales, tendrá ciertas obligaciones específicas, entre otras:
- Verificar que los datos procesados por OCR correspondan a la información de los documentos originales.
- Asegurarse de que el trimestre se cierre en plazo para que podamos preparar su declaración fiscal con los datos que usted nos envíe (por todo el día 10 del mes en que se presenten los impuestos).
- Si el Cliente inicia su actividad con Talenom, solo pagará la tarifa de servicios a partir del mes de inicio. Con independencia del día del mes en que se inicie la actividad, la factura será por mes completo. Sin embargo, si antes de contratar los servicios de Talenom ya desarrollaba su actividad empresarial a través de otros profesionales contables, en el caso de que desee que Talenom le presente los impuestos de un mes en curso, se le cargará los honorarios correspondientes a un trimestre (3 meses o un periodo superior si fuera necesario presentar otras declaraciones aparte de las del trimestre de referencia).
Información de Talenom PRO:
Como cliente del Plan Talenom Pro, además de las responsabilidades que se indican en este SLA y en los Términos y Condiciones Generales, el Cliente deberá enviar todas las facturas emitidas y recibidas antes del día 10 del mes en que deba presentarse su declaración de impuestos.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA LABORAL Y GESTIÓN DE NÓMINAS
Como cliente de los servicios laborales y servicios de nóminas de Talenom, además de las responsabilidades que se indican en este SLA y en los Términos y Condiciones Generales, deberá garantizar que el material y datos de las nóminas que envíe sean correctos y que el pago de los salarios se realice correctamente. Asimismo, tendrá unas obligaciones específicas en lo que respecta a las siguientes cuestiones, entre otras:
- Responsabilidades como empleador en España: el Cliente será responsable de cumplir la legislación laboral y el convenio colectivo de aplicación.
- Exclusión de responsabilidad: Tenga en cuenta que Talenom no es responsable de los incumplimientos de las obligaciones que le comunique Talenom y que no formen parte de sus servicios mensuales recurrentes ni estén incluidas en otras propuestas de servicios. El Cliente es el único responsable de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones formales que le correspondan como empleador en España.
- Inicio de la relación con Talenom como nuevo cliente: Los clientes que provengan de otros proveedores de servicios deberán entregar a Talenom la información y los documentos solicitados, como máximo, el día 15 del mes en curso. En caso contrario, los servicios de gestión de nóminas comenzarán el mes siguiente.
Tenga en cuenta que en los servicios de Talenom no está incluido el cierre de ciclo de las últimas nóminas que haya gestionado el proveedor anterior. Este proveedor de servicios será el responsable de cerrar el ciclo de nóminas en curso y por tanto deberá:
a. Confirmar las cotizaciones a la Seguridad Social del mes anterior.
b. Enviar el fichero CRA (Conceptos Retributivos Abonados) a la Seguridad Social, correspondiente a las últimas nóminas gestionadas. - Envío de nóminas: Las nóminas se enviarán entre los días 25 y 26 de cada mes, junto con el informe Excel de salarios y gastos. A menos que se acuerde en la Propuesta de Servicios, Talenom no enviará las nóminas en fechas distintas.
- Método de envío de las nóminas: Las nóminas se enviarán por correo electrónico a la dirección del correo del Cliente.
A menos que se acuerde expresamente en la Propuesta de Servicios, Talenom no subirá las nóminas a ningún software o ficheros específicos de la empresa o de la persona trabajadora.
Esta práctica podrá variar si implementamos mejoras en el procedimiento. En estos casos, Talenom, según su criterio exclusivo, podrá optar por subir las nóminas a software o plataformas propios o externos para una gestión más eficiente.
Si el Cliente solicita que se haga cualquier cambio en las nóminas ya confeccionadas por motivos que no sean fallos o errores por parte de Talenom, esto dará derecho a añadir un cargo extra a la próxima factura. - Plazo para notificar los datos para altas de nuevas personas trabajadoras: Deberá notificar a Talenom los datos de las nuevas personas trabajadoras con una antelación mínima de dos (2) días hábiles a la fecha de inicio del contrato laboral (con la excepción de las personas trabajadoras extranjeras). Si el Cliente no cumple el preaviso de 2 días, Talenom no garantiza que pueda dar de alta a la persona trabajadora o enviar el contrato de trabajo en el plazo previsto.
- Información necesaria para altas de nuevas personas trabajadoras: Para redactar el contrato de trabajo y dar de alta a la persona trabajadora en la Seguridad Social, deberá incluir en la ficha de datos de alta de persona trabajadora, facilitada por TALENOM, todos los datos necesarios que solicite el personal de Talenom. El formato o la herramienta usados para facilitar los datos de nueva persona trabajadora podrán ser modificados por Talenom.
- Comunicación de variaciones salariales: Los componentes salariales variables como comisiones, bonus, así como las horas extras y horas complementarias, dietas y kilometraje, suplidos de teletrabajo, anticipos de sueldo, gastos de desplazamiento, cambios en los salarios u otros factores que afecten al cálculo de las nóminas se comunicarán a Talenom con una antelación mínima de tres (3) días hábiles. En caso contrario, podrá retrasarse la entrega de las nóminas mensuales.
- Carga de documentos: A menos que se acuerde expresamente en la Propuesta de Servicios, Talenom no subirá el alta laboral, ni el contrato de trabajo de las personas trabajadoras a software o ficheros externos.
- Normas especiales para personas trabajadoras extranjeras: Si el Cliente contrata a una persona trabajadora extranjera que no disponga de un número de afiliación a la Seguridad Social (NAF), deberá notificárnoslo con una antelación mínima de una (1) semana.
- Contacto indirecto con la persona trabajadora: Para evitar posibles conflictos de intereses, Talenom no tendrá contacto directo con la plantilla laboral del Cliente. Todas las consultas relativas a normativa laboral o nóminas se enviarán a los técnicos laborales de Talenom a través de la persona de contacto designada por medio de los métodos de comunicación que indique Talenom.
- Asignación del/la asesor/a laboral disponible: Talenom no asignará un único asesor laboral al Cliente. Le prestará asistencia el técnico o técnica laboral que esté disponible en ese momento.
- «Finiquito/liquidación»: Este documento corresponde a la liquidación final por cese del empleo y como es independiente de la nómina tendrá una facturación adicional. Por tanto, no forma parte de la gestión habitual de nóminas y se facturará como una nómina adicional.
- Atrasos de convenio: Los cálculos relativos a atrasos de convenio producidos por las renovaciones del convenio colectivo ocurridas durante la relación con su proveedor de servicios anterior no están incluidos en los servicios mensuales recurrentes y podrán generar un cargo adicional.
- Remesas bancarias: La generación y el envío de remesas bancarias asociadas con las nóminas no son parte del servicio estándar y estarán sujetos a cargos extra.
