Guide: Konferens, event och representation

Vad är skillnaden mellan konferens, event och representation?

• Konferens – samla och sprid kunskap
  En konferens är ett tillfälle där deltagare samlas för att utbyta erfarenheter och kunskap. Det kan vara interna möten eller större evenemang. Syftet är ofta kompetensutveckling, samarbete och nätverkande.
• Event – skapa upplevelser och kontakter
  Event inkluderar till exempel kundträffar, produktlanseringar och seminarier. Dessa tillfällen stärker varumärket och skapar nya affärsmöjligheter.
• Representation – bygg affärsrelationer
  Representation handlar om kostnader för måltider, aktiviteter eller gåvor i syfte att skapa och vårda affärsrelationer. Det kräver särskild dokumentation för att vara avdragsgillt.

Regler och riktlinjer att ha koll på

• Skatteregler – vad får du dra av?
  Representation kan ge rätt till avdrag om det finns ett tydligt affärssyfte. Sedan 2017 är dock själva måltidskostnaden inte avdragsgill. Däremot får du lyfta moms på ett underlag upp till 300 kr exkl. moms per person (gäller 2025 enligt Skatteverket). Det motsvarar högst 36 kr i avdragsgill moms vid 12 %.
  Överstiger kostnaden 300 kr per person får du bara dra av moms på just 300 kr – överskjutande del är inte avdragsgill. Alkohol kan ingå i totalbeloppet, men påverkar inte avdragsrätten.
  Observera att andra regler gäller för intern representation. Kontrollera alltid Skatteverkets aktuella riktlinjer.
• Bokföring – ha ordning på utgifterna
  Alla kostnader måste bokföras korrekt. Se till att det finns tydlig dokumentation, inklusive datum, syfte och deltagare.
• Moms – när får du göra avdrag?
  Du kan dra av moms på kostnader som är kopplade till verksamheten, till exempel lokalhyra och vissa måltider. Underlaget måste vara korrekt – alltså kvitton eller fakturor.
• Digital dokumentation – nya regler från 1 juli 2024
  Från och med 1 juli 2024 behöver du inte längre spara pappersoriginal om du har digitaliserat kvitton och fakturor korrekt. Det är viktigt att de digitala kopiorna är tydliga, läsbara och sparas säkert.
• Planera och budgetera
  Gör en detaljerad budget för varje konferens, event eller representationsaktivitet. Utse en ansvarig person som ser till att utgifterna hålls inom ramarna och att all dokumentation finns på plats.

Vill du hantera dina affärsaktiviteter korrekt och effektivt?

Ladda ner vår guide! Du får praktiska råd och aktuell information som hjälper ditt företag att lyckas med konferenser, event och representation – och följa alla regler.

Ladda ner guiden nu och ta vara på affärsmöjligheterna!