Sistema RED Online: qué es y quién debe usarlo

En este post vamos a explicarte a fondo qué es el sistema RED online, dónde se utiliza, cómo funciona y quién está obligado a usarlo. Además, te contaremos cómo se puede dar de alta un autónomo o empresa. ¡A por ello!

¿Qué es el Sistema RED online?

El sistema Red es un servicio de la Tesorería General de la Seguridad, que facilita los trámites entre empresas, agrupaciones y profesionales con la TGSS a través de internet.

Según afirma el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, “mediante este procedimiento, los usuarios pueden entrar en contacto directo con la TGSS, accediendo así a los datos de empresa y trabajadores, y remitirle, por vía telemática, los documentos de cotización y afiliación y los partes médicos de baja, sin necesidad de desplazamiento físico a las oficinas y sin límite horario, y evitando el uso de papel”.

Funcionamiento del sistema RED

Su uso es muy práctico, ya que se gestiona de forma online. El usuario y la SS están en comunicación telemática mediante el certificado digital. Este documento es el que garantiza la seguridad en las comunicaciones.

4 ámbitos de utilización del sistema

A continuación te detallamos los cuatro ámbitos en los que se puede usar este sistema según la Seguridad Social:

1. Cotización

El ámbito de actuación del Sistema RED en cotización permite la presentación por medios telemáticos de documentos de los trabajadores (serie TC2), tramitación de saldos acreedores e ingresos a cuenta mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico, entre otras funcionalidades.

2. INSS

Esta otra funcionalidad que permite la remisión al Instituto Nacional de la Seguridad Social y/o a las Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social de los partes de alta y baja médica tanto los derivados de contingencias comunes como de contingencias profesionales.

3. Afiliación

El sistema posibilita la alta y baja de trabajadores. Es más, ofrece herramientas para gestionar datos introducidos, informes sobre el mercado laboral, situación de la empresa o del afilliado, trámites CCC (Códigos de Cuenta de Cotización), etc.

4. Gestión de autorizaciones

También es posible realizar gestiones de una autorización respecto a sus CCCs, NAFs (Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal), así como a sus usuarios secundarios, esta opción está disponible en “Sistema RED Online”, en el apartado “Gestión de autorizaciones”.

Cómo darte de alta en el sistema RED

Para que puedas operar en el Sistema RED es necesario disponer del Certificado Digital. ¿No sabes cómo obtenerlo? En el enlace te lo explicamos paso a paso .

¿Ya lo tienes? ¡Perfecto! Entonces ahora ya podrás solicitar autorización para poder operar con el Sistema RED. Para ello puedes acudir a la Unidad de Atención al Usuario habilitada en cada una de las oficinas provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social. Aunque te confirmamos (por experiencia) que lo más cómodo es que lo hagas a través de la Sede Electrónica que encontrarás en este enlace.

Ten en cuenta que existen dos tipos de autorización que te detallamos a continuación:

• Opción 1: si nuestro NIF se corresponde con el NIF de la autorización, deberemos pedir autorización para actuar en nombre propio; sirviendo la autorización para gestionar Códigos de Cuenta de Cotización (CCCs) o números de afiliación a la Seguridad Social (NAFs).
• Opción 2: En el caso de que el NIF no corresponda, se pedirá una autorización para actuar en nombre de otros y se distinguirá entre profesionales colegiados o terceros.

Documentación para presentar

Junto al importante formulario FR101, que es una solicitud de autorización para el Sistema RED, deberemos añadir lo siguiente: una fotocopia del DNI y documentación que acredite la representación de la persona física o jurídica; más el certificado profesional colegiado –en caso de que se trate de un profesional colegiado–.

Ya estamos un poquito más cerca, porque el siguiente paso consiste en solicitar la asignación de CCC/NAF (Códigos de Cuenta de Cotización y Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal). Este trámite puedes completarlo de manera telemática o en la Tesorería General de la Seguridad Social –ya sabes que hay una en cada provincia–.

Si te acercas a una de las sedes de la TGSS, deberás entregar algunos documentos: el FR104 en el caso de que el NIF del autorizado y los CCC o NAF a asignar tengan el mismo NIF. El FR10 en el caso de que el NIF del autorizado no coincida con el CCC a asignar. O el FR103 en caso de que el NIF del autorizado no coincida con el NAF.

En caso de que queramos pedir la asignación CCC/NAF de forma online, siempre nos quedará la opción de acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social y reclamarlo de forma telemática.

Quién está obligado a usar el sistema RED

Las empresas que se encuentren en el Régimen General están obligadas a usar el sistema RED online ( indistintamente del número de trabajadores que estén a su cargo).  Además, los trabajadores que estén en el RETA (excepto autónomos agrarios), deben presentar cualquier documentación con este sistema en caso de que deban transmitir datos relativos a trabajadores.

Soy autónomo: ¿sobre qué me pueden notificar después de darnos de alta en el Sistema RED Online?

De forma telemática se puede reclamar:

• Actos del procedimiento de apremio por cuotas y conceptos de recaudación conjunta y otros recursos.
• Actos del procedimiento administrativo de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social.
• Reclamaciones de deuda.
• Providencias de apremio.
• Comunicación del inicio de procedimiento de deducción.

Si eres autónomo, lo recomendable es tener un ordenador con acceso a la Sede Electrónica para revisar de forma periódica las distintas notificaciones que pueden entrar al buzón para no dejarnos nada que luego pueda acarrearnos algún problema.

Si tienes dudas sobre cómo poder ver los distintos avisos y boletines, ¡consúltanos! Recuerda que nuestro servicio de gestoría cubre todas las dudas que tengas acerca de tu negocio.

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