Programa de facturación: 10 funcionalidades imprescindibles

Hoy vamos a hablar de las 10 funcionalidades que sí o sí debe tener un buen programa de facturación. ¡Vamos a ello!

Emprender es una decisión difícil de tomar, pero cuando lo haces, debes ser precavido y ofrecerle lo mejor al proyecto que estás a punto de iniciar. Uno de los errores más comunes a la hora de comenzar un proyecto profesional es no disponer de una partida de inversión para afrontar la gestión de tu negocio. Es decir, es importante plantearte desde el minuto uno cómo vas a llevar el papeleo de tu negocio.

Hoy en día, existen muchos programas de facturación que te van a ayudar muchísimo a administrar tu empresa y te evitará muchos dolores de cabeza. Pero ¿sabes qué debes buscar en un buen software de facturación para tu negocio? ¡Sigue leyendo para enterarte de todo y tomar una buena decisión de entrada!

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10 funcionalidades que no pueden faltar en un buen programa de facturación

1. Digitalizar y escanear facturas y tickets en segundos

Esta funcionalidad es básica para decantarte por un programa de facturación concreto. De hecho, poder digitalizar las facturas, debería conllevar pocos segundos a la hora del escaneo y una vez cargado en la app, lo ideal es que pase una revisión exhaustiva para supervisar que los datos extraídos de la factura o tickets son 100% correctos.

Muchos de los autónomos y autónomas no trabajáis a todas horas con un ordenador, por lo que, encontrar esta funcionalidad en una herramienta multicanal, accesible desde ordenador y smartphone es un MUST.

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De esta manera podrás digitalizar tus tickets y facturas diarias desde cualquier lugar, sin la necesidad de entrar toda la información manualmente, hará que tener tu papeleo al día y organizado no sea una dificultad para ti.

2. Personalizar facturas: plantillas, colores, tipologías y logo

Poder crear facturas y otros documentos mercantiles desde un programa de facturación es algo que se ofrece de serie, pero si te permite personalizarlos para adaptarlos a la imagen corporativa de tu negocio es algo muy TOP.

En un buen programa de facturación podrás encontrar diferentes plantillas con diversas estructuras entre las que escoger. Además, si existe la posibilidad de incluir tu logo, e incluso de poder elegir entre varias tipologías de fuente y colores en las plantillas preestablecidas, conseguiremos que el formato y diseño de nuestra factura sea acorde con el estilo e imagen de nuestro negocio. Una funcionalidad muy valorada y buscada en los softwares de facturación.

3. Guardar productos, servicios, clientes y proveedores frecuentes

Un programa de facturación completo debe incluir un CRM en el que puedas registrar tantos productos o servicios como ofrezcas o bien guardar aquellos contactos tanto de clientes como proveedores con los que trabajas habitualmente, e incluso empleados.

De esta manera las facturas incluirán también campos intuitivos e inteligentes que recuperen información ya reconocida o informada previamente en el programa. Esto te hará ahorrar mucho tiempo en estas gestiones ya que podrás completar tu factura en prácticamente segundos.

4. Crear facturas recurrentes y series de número automatizadas

Que puedas crear series de numeración en los diferentes documentos mercantiles que emitas te hará ganar mucho tiempo cuando vayas a crear nuevas facturas. Es útil para tener un control de las diferentes facturas creadas en el caso de tener varios negocios o incluso diferentes líneas de facturación. También se utiliza para diferenciar los documentos tras nuevos años fiscales. Nota: ten en cuenta que Hacienda únicamente te permitirá hacer este cambio cuando se inicie un nuevo periodo.

En Talenom: cómo hacer una factura

5. Vincular bancos y seguimiento de pagos

Que tu software de facturación permita incorporar tantos bancos como necesites para poderlos sincronizar con tu facturación es muy valorable. Si tenemos nuestras ventas y gastos al día, pero no podemos tener una visión de la cuenta bancaria asociada a nuestro negocio, no podremos obtener un seguimiento de las facturas pagadas ni tampoco facilita la conciliación bancaria. Por lo que, en conclusión, busca una herramienta con la que puedas tener tu facturación integrada con tus bancos.

6. Generar y emitir facturas electrónicas en formato .XML

¿Sabías que la Administración Pública únicamente acepta facturas en este formato? Desde el 2005 es la única manera de poder facturar a la Administración y además también es un formato aceptado e incluso algunas veces requerido por muchas empresas. Es interesante que el programa de facturación que escojas tenga la posibilidad de crear y generar este tipo de documentos. Introduces los datos en tu factura como de manera habitual, y a la hora de descargar, puedes hacerlo en .XML. Una opción muy práctica para poder cargar directamente en el portal de la Administración con los datos requeridos.

7. Enviar facturas y otros documentos mercantiles desde la herramienta

Es imprescindible que puedas enviar a tus clientes la factura que has generado desde la plataforma. De lo contrario podrías exportarla para enviarla mediante otro canal, aunque es algo que te haría perder tiempo y no sería la vía más práctica. Es un punto muy importante antes de decantarte por una herramienta de facturación u otra ya que lo ideal es que lo puedas hacer todo desde la herramienta y no tengas que recurrir a otros programas para acabar el proceso de envío.

8. Convertir documentos mercantiles entre ellos: borrador, albarán, factura

Algo muy práctico y muy buscado en un programa de facturación es que te permita crear diferentes tipos de documentos mercantiles para que, en un futuro, los puedas recuperar y transformarlos en factura. El tiempo invertido en crear ese borrador, presupuesto o albarán te servirá para crear tu factura final con tu cliente, de manera que podrás ser más ágil y emplear ese tiempo en otras tareas de importancia para tu negocio.

Descarta aquellos programas de facturación que no permitan hacer esta conversión ya que te harán perder tiempo (y dinero).

9. Controlar y estimar el acumulado de impuestos trimestrales (IRPF / IVA)

Estas herramientas normalmente ofrecen una serie de reportes que te permiten comprobar el detalle mensual, trimestral o anual de tus cuentas, pero algo que echamos en falta en algunas ocasiones es que no todas incluyen la estimación de impuestos acumulados.

Cualquier software de facturación te permite introducir diariamente tus gastos y ventas, por lo que un buen programa debería ser capaz de extraer a su vez los importes correspondientes al IRPF e IVA, y mostrarte el total de los impuestos acumulados para que tengas claro el importe a asumir a la hora de la liquidación. Si no quieres llevarte sorpresas a final de trimestre, te recomendamos que escojas una herramienta de facturación que lleve incorporada esta funcionalidad de previsión de impuestos.

10. Importar el histórico de tu negocio de otras aplicaciones

El acumulado de facturas y papeleo de tu negocio es muy importante, por ello que un programa tenga la posibilidad de poder recuperar tu facturación desde otra aplicación o herramienta, es algo a valorar de inicio. No pierdas información de tu actividad anterior, recupera toda tu facturación anterior e impórtala en el nuevo software. ¡Funcionalidad imprescindible!

Conclusiones

Y hasta aquí las 10 funcionalidades que debería tener cualquier programa de facturación que se precie, como el nuestro. ¿Te has quedado con alguna duda? ¿Crees que nos hemos dejado alguna funcionalidad? Te esperamos en los comentarios.

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