Palkan laskemisen voi aloittaa kahdella tavalla; joko työntekijän nimen vierestä ’Uusi laskelma’ painikkeesta tai yläpalkista ’Palkanmaksu’ -painikkeesta.
Työntekijätiedot
Alla on kuva näkymästä, joka avautuu palkanlaskennan alkaessa. Palkanmaksu on nelivaiheinen prosessi, jossa ensimmäinen vaihe on jo valmis, ellei henkilötietoja tarvitse muuttaa. Mikäli henkilötietoja halutaan muokata, voitte tässä vaiheessa klikata kohtaa ’1. Työntekijä’ ja tehdä tarvittavat muutokset.
Palkkakauden ja palkkapäivän valinta
Tilanteissa, joissa henkilötiedot ovat jo kunnossa, alkaa palkanlaskenta kohdasta ’2. Palkka- ja työpäivät jne.’. Tänne tulee valita palkanmaksupäivä ja palkkakausi. Mikäli palkanmaksupäivä jätetään tyhjäksi, siirtyy palkka palkansaajan tilille heti kun pankki siirtää rahan.
On hyvä huomioida, että myös tilanteissa, joissa valitaan tarkka päivämäärä, lähtee raha yrityksen tililtä jo palkanmaksupäivää edeltävänä päivänä (=eräpäivänä). Mikäli työntekijällä ja yrityksellä on sama pankki, rahat voivat siirtyä jo eräpäivänä palkansaajan tilille.
Kun haluttu palkkapäivä ja -kausi on valittu, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen painamalla ’Päivitä laskelma’ -painiketta. Laskelman päivittäminen tallentaa aina tehdyt muutokset.
Palkan kirjaaminen
Kohtaan 3. Palkka, kirjataan tiedot maksettavasta palkasta. Mikäli palkansaajan henkilötietoihin on lisätty oletuspalkkarivejä, näkyvät ne nyt tässä valmiina ehdotuksina. Oletuspalkkarivejä voidaan kuitenkin muokata ja uusia palkkalajeja lisätä vielä tässä vaiheessa. Kun tarvittavat palkkarivit ovat valmiina, päivitetään laskelma painikkeesta.
Kulukorvauksien, vähennyksien tai luontoisetujen lisääminen
Mikäli haluat maksaa palkkojen yhteydessä kulukorvauksia, käsitellä luontaisetuja tai erilaisia vähennyksiä, voit lisätä ne 4. kohdasta. Luontaisetujen lisäämisestä on lisäohjeita kappaleessa Lisäohjeita ja usein kysyttyä.
Palkan maksaminen
Palkanlaskentaprosessin vaiheet ovat nyt valmiina. Oikealla alareunassa näkyy työntekijän tilille siirtyvä nettopalkka ja vasemmalla alareunassa työnantajan kokonaiskulu palkasta. Työnantajan ja työntekijän laskelmilta näet tarkemmat erittelyt lasketusta palkasta. ’Maksa’ -painikkeesta siirrytään muodostamaan lasku palkan maksamista varten.
Palkkojen maksu näkymässä voit tarkastella muodostuneita laskuja.
’Lähetä maksuun’ -painikkeesta muodostat Maksut -palveluunne laskun maksettavasta palkasta. Laskun muodostumiseen voi mennä useampi minuutti. Hyväksymällä laskun palkkatieto- ja erillisilmoitukset lähtevät Tulorekisteriin.
Verohallinnon lasku muodostuu palkoista seuraavan kuukauden 6. päivä. Työeläkeyhtiö ja Työllisuusrahasto lähettävät laskut palkoista myöhemmin Tulorekisteriin lähetettyjen tietojen perusteella (edellyttäen, että ohjelmaan on tallennettu tiedot vakuutusyhtiöstä ja vakuutusnumerosta).