Factura: qué es, cómo se hace, modelos y ejemplos

En este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre cómo crear una factura desde cero, qué campos son obligatorios y qué tipos de facturas existen. Sabemos que es parte de tu día a día emitir facturas y es posible que este proceso te parezca familiar, pero recuerda que tus clientes pueden pedirte que se las envíes en distintos tipos como: factura proforma o electrónica, entre otros. Por eso, debes conocer muy bien los tipos de facturas que hay.

En este post encontrarás información detallada sobre los modelos más comunes de facturas para que no se te escape nada. Para ello, empezaremos con los básicos para sentar las bases: ¿qué es una factura? ¿Cuáles son los datos imprescindibles que deben aparecer en cada modelo? Quédate con nosotros y descúbrelo. ¡Empezamos!

¿Qué es una factura? Definición

Si recurrimos a la definición técnica del concepto, “una factura es un documento mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de esta operación”. Se puede afirmar que, en definitiva, la factura es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra de este.

En el Blog de Talenom: factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos

¿Qué datos debe incluir una factura de venta?

Empecemos por el principio. Cualquier factura debe contener unos datos mínimos para que sea válida ante Hacienda. Los elementos básicos que debe incluir una factura son los siguientes:

• Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas de cada serie es correlativa. Sólo pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, facturas rectificativas u operaciones de distinta naturaleza. Normalmente, se inicia una serie para cada año
• Fecha de expedición
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones
• Número de identificación fiscal (NIF de toda la vida), atribuido por la Administración española o por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura
• Domicilio del obligado a expedir factura y del destinatario de las operaciones
• Descripción de las operaciones o del proyecto, en la que se detallen todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, esto es, el importe total de la contraprestación, incluyendo el precio unitario sin impuesto de las operaciones, así como cualquier descuento o rebaja incluida (si aplica)
• El tipo impositivo de IVA y del recargo de equivalencia, así como el porcentaje de retención de IRPF (si aplica)
• La cuota tributaria que, en caso de repercutirse, deberá consignarse por separado
• Importe total a pagar
• Fecha en que se efectúan las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado siempre y cuando se trate de una fecha distinta a la de la expedición de la factura.

Tipos de facturas

• Factura ordinaria: este tipo de factura es la que se utiliza con más frecuencia. Esta documenta una operación comercial, ya sea de compraventa o de prestación de algún servicio. Como consecuente de la factura ordinaria puede producirse la factura rectificativa y la recapitulativa.
• Factura rectificativa: se usa cuando hay que corregir una factura anterior porque esta no cumple los requisitos establecidos por la Ley o si se produce una devolución de productos. También si hay descuentos o bonificaciones después de la operación. Esta factura debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar
• Factura recapitulativa: es aquella factura que se usa para agrupar distintas operaciones comerciales de un mismo cliente dentro de un mes natural. Es una factura ordinaria en la que se usan los conceptos para reflejar cada una de las operaciones comerciales.
• Factura proforma: se usa para documentar una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporciona al comprador a un determinado precio, con la finalidad de que el comprador disponga de la máxima información relativa a la futura compra que va a realizar. No tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, y tampoco te aconsejamos que las firmes o selles, a no ser que el cliente te lo solicite.
• Factura electrónica: es un equivalente funcional de la factura en papel y, desde enero de 2013, tienen el mismo tratamiento. La única diferencia es que esta se transmite por medios electrónicos y telemáticos.

Para cumplir con esta regla y que la factura electrónica tenga validez legal, este documento debe tener los campos obligatorios en toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Además, el pasado 15 de septiembre de 2022 se confirmó por la Ley “Crea y Crece” la obligatoriedad de esta factura para empresas españolas. Recuerda que con Talenom puedes emitirla en tan solo unos clicks.

Cómo hacer una factura paso a paso

1. Escoge un método de facturación. Para ello, te recomendamos que busques un software de facturación como Talenom para tenerlo todo digitalizado, enseguida notarás las ventajas de ahorro de tiempo que esto supone.
2. Usa plantillas de facturas. Con Talenom podrás contar con plantillas personalizables para que vayan sean 100% afines con la identidad de tu negocio. ¡Marca la diferencia!
3. Asegúrate que todo lo vas a reflejar en tu documento de factura (datos, importe total, datos del cliente, etc.) está confirmado por los profesionales implicados
4. Rellena tus facturas correctamente. Repasa los datos que has incluido en el documento, porque en el caso de error puede traer problemas para tu negocio.
5. Decide si trabajarás con factura en papel o electrónica.
6. Envía tu factura y conserva una copia
7. Comprueba que se cumplen los periodos de pago que has pactado.

Cómo crear una factura con Talenom software

Conclusiones

Ahora que ya sabes todo sobre las facturas, asegúrate de estar emitiéndolas correctamente y apóyate en un software de facturación para hacerte la vida más fácil. ¿Alguna duda? ¡Te esperamos en los comentarios!

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