Keskeneräiset dokumentit -näkymässä käsitellään vielä keskeneräisiä, arkistoitavia dokumentteja, joilta puuttuu tarvittavia tietoja tai joiden katseluoikeudet vaativat tarkistamista. Näkymässä voi myös lisätä dokumentteja arkistoon. Toiminto on erityisen kätevä useiden dokumenttien yhtäaikaiseen käsittelyyn ja se näkyy vain taloushallinnon ammattilaisille.
Voit esikatsella dokumentteja viemällä kursorin esikatselukuvakkeen päälle rivin oikeassa reunassa.
Infokuvakkeesta näet dokumentin katseluoikeudet.
Muokkaa katseluoikeuksia
Jos haluat muokata dokumenttien katseluoikeuksia, valitse yksi tai useampi dokumentti. Yläreunaan ilmestyy uusia painikkeita. Valitse Lisää katseluoikeuksia.
Lisää käyttäjäkohtaisia katseluoikeuksia -dialogissa voit muokata dokumenttien katseluoikeuksia. Huomioi, että muutokset kohdistuvat kaikkiin valittuihin dokumentteihin. Valitse Käyttäjä-valikosta henkilöt, joille haluat lisätä katseluoikeuden tai poista henkilö nimen vieressä olevasta rastista.
Valitse Poista aiemmat katseluoikeudet ja korvaa ne uusilla, jos haluat poistaa kaikki vanhat katseluoikeudet. Lopuksi valitse Lisää.
Muokkaa dokumenttien tietoja
Jos haluat muokata dokumenttien tietoja, valitse yksi tai useampi dokumentti. Yläreunaan ilmestyy uusia painikkeita. Valitse Muokkaa ominaisuuksia.
Muokkaa ominaisuuksia -dialogissa voit muokata dokumenttien tietoja, kuten kategoriaa ja dokumentin päivää. Huomioi, että muutokset kohdistuvat kaikkiin valittuihin dokumentteihin. Valitse Säilytä alkuperäinen tiedostonimi, jos et halua muokata tiedostonimiä. Valitse lopuksi Tallenna.
Arkistoi dokumentteja
Kun haluat arkistoida dokumentteja, valitse yksi tai useampi dokumentti. Lisää-painike muuttuu Arkistoi-painikkeeksi. Valitse Arkistoi.
Arkistoi dokumentit -dialogissa näet dokumenttien katseluoikeudet ja voit vielä muokata yksittäisten dokumenttien oikeuksia. Valitse Käyttäjä-valikosta henkilö, jolle haluat lisätä katseluoikeudet tai poista valittu henkilö nimen vieressä olevasta rastista. Roolipohjaisia katseluoikeuksia ei voi muokata.
Huomioi, että muutokset koskevat vain dokumenttia, jonka olet valinnut listalta. Jos haluat tehdä muutoksia useaan dokumenttiin kerralla, katso kappale Muokkaa katseluoikeuksia.
Jos haluat lähettää sähköpostilla ilmoituksen dokumentin arkistoinnista, valitse Lähetä viesti sähköpostilla arkistoinnin yhteydessä ja valitse Jatka. Jos et halua lähettää sähköpostiviestiä, poista valinta ja valitse Arkistoi.
Sähköpostiviesti lähetetään oletuksena henkilöille, joille on lisätty dokumentin katseluoikeus, mutta voit lisätä ja poistaa vastaanottajia vielä tässä vaiheessa. Valitse joku valmiista viestipohjista ja valitse lopuksi Arkistoi. Dokumentit arkistoidaan ja tapahtumasta lähetetään sähköpostiviesti valituille henkilöille.