Tuloslaskelmalla voittoa, tili tyhjänä?

Kaikilla yrittäjäksi ryhtyvillä on yritystoimintaan liittyen taloudellisia tavoitteita. Minimitavoite lienee se, ettei yritys ajaudu konkurssiin. Moni toivoo saavansa toiminnastaan kohtuullisen palkan ja osa tavoittelee jopa vaurastumista. Hyviä tavoitteita kaikki. Tavoitteen toteutumista on hyvä seurata ja tilitoimistojen tärkeimpiä tehtäviä onkin kertoa yrittäjälle tuloslaskelman ja taseen avulla, miten yrityksellä menee. Ns. näppituntuman varaan ei yrityksen taloutta kannata jättää. Olen usein kuitenkin kuullut yrittäjän epäilevän kirjanpidon lukujen luotettavuutta: tuloslaskelma voi näyttää muhkeaa voittoa, mutta pankkitili huutaa tyhjyyttään. Mihin se voitto oikein katosi? Tai tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä kuukausiraportin luvut romahtavat tai pomppaavat kummallisesti. Ei ihme, jos luottamus raportteihin on koetuksella.

Tuloslaskelman tavoite on kertoa mahdollisimman tarkasti, kuinka kannattavaa yritystoiminta on, eli laskea tulojen ja kulujen erotusta. Jotta laskennassa olisi mitään tolkkua, on kirjanpitäjän päätettävä, mille ajanjaksolle mikäkin tulo ja kulu kuuluvat. Onhan nimittäin tavallista, että joku kulu syntyy vaikkapa tammikuussa, mutta lasku maksetaan vasta helmikuussa. Kirjanpitäjät puhuvat tällöin tulojen ja kulujen jaksottamisesta suoriteperusteisesti, eli sen mukaan milloin tulo tai kulu on syntynyt. Kirjanpitolaki edellyttää, että tällainen oikea tulos on laskettava tilinpäätökseen, mutta asiakasta ajatteleva tilitoimisto tekee tämän tietenkin kuukausittain. Näin voidaan välttyä ikäviltä jälkikäteen tehtäviltä korjausliikkeiltä.

Osa yksittäisistä tuloista ja kuluista jaksottuvat lähes itsestään oikealle kaudelle maksuajankohdan johdosta, mutta yrityksestä ja toimialasta riippuen voi olla tarpeen tehdä useitakin jaksotuksia kannattavuuden selvittämiseksi. Ostojen ja myyntien ohella esimerkiksi investointien jakaminen kausille, verot, vuokrat, vakuutukset ja henkilöstökulut edellyttävät yleensä hieman vaivannäköä kirjanpitäjältä, jotta tuloslaskelmasta saadaan lukemisen arvoinen. Tuloslaskelma voi olla äärimmäisen harhaanjohtava dokumentti ilman näitä toimenpiteitä.

Case henkilöstömenot

Tarkastellaanpa lukuisien esimerkkien joukosta henkilöstömenojen jaksottamista hieman lähemmin. Palkkakuluhan syntyy tietenkin silloin, kun työntekijä tekee töitä. Samoin palkkaan liittyvät sivukulut kuten eläkemaksu ja lomapalkka. Palkat kuitenkin saatetaan maksaa eri kaudella kuin ne on ansaittu. Etenkin lomapalkan kohdalla tilanne on lähes aina näin. Siksi huolellinen kirjanpitäjä kirjaa ansaitun lomapalkan sivukuluineen ansaintakuukaudelle eikä esim. heinäkuulle, jolloin lomapalkka kenties maksetaan, mutta työntekijä vain onkii laiturin nokassa.

Ja entäs eläkevakuutusmaksut? Nehän maksetaan usein vakuutusyhtiölle arvioituun ennakkopalkkasummaan perustuen ja silloin kuin lasku sattuu tulemaan. Eläkekulu syntyy kuitenkin silloin, kun työntekijä tekee töitä ja ansaitsee palkkaa. Palkan ansaintakaudelle tulisi myös eläkekulu kirjata ja tietenkin todelliseen palkkaan eikä arvattuun ennakkopalkkasummaan perustuen. Alla oleva esimerkki havainnollistaa, mikä voisi olla vaikutus tuloslaskelman voittoon asianmukaisesti jaksotetun ja maksuajankohtiin perustuvan raportin välillä tammikuun alusta toukokuun loppuun mennessä.

Tuloslaskelman henkilöstökulut  1.1. – 31.5.

Tällainen 15.000€ ero liikevoittoriville syntyy helposti esim. siten, että lomapalkka on jätetty jaksottamatta ja palkkoihin liittyvät vakuutukset on kirjattu laskujen maksuajankohdan mukaan eikä ansaintakuukaudelle. Nyt jaksottamattomassa esimerkissä voi hyvin käydä niin, että positiivista tulosta näyttänyt tilikausi muuttuu tilinpäätöksen jaksotusten yhteydessä tappiolliseksi.

Tuloslaskelmalla voittoa, tili tyhjänä – kannattavuus ja maksuvalmius

Edellä oleva esimerkki on yksi lukuisista tempuista, joilla kirjanpidossa pyritään selvittämään todellinen kannattavuus. Mutta palatkaamme alkuperäiseen kysymykseen: miksi tuloslaskelmalla on voittoa, mutta pankkitilin saldo on tyhjä? No tietenkin siksi, että tuloslaskelma ei yritäkään kertoa pankkitilin saldon muutoksista vaan kannattavuudesta, joka on eri asia. Talouden seuraamista ei ole syytä rajoittaa pelkästään kannattavuuteen. Sen sijaan päästään jo pitkälle, jos pitää huolen kannattavuuden lisäksi myös yrityksen maksukyvystä ja omavaraisuusasteesta. Näillekin löytyy omat raporttinsa. Mutta ne ovatkin jo toisen tarinan aiheita.